Slik sikkerhetskopierer du QuickBooks-datafilen

En kritisk viktig oppgave som enten du eller en kollega må fullføre, er en sikkerhetskopi av QuickBooks-datafilen. Få elementer som er lagret på datamaskinens harddisk fortjener så mye omsorg som QuickBooks-datafilen gjør. Helt bokstavelig talt beskriver QuickBooks- datafilen virksomhetens økonomiske forhold.

Du vil absolutt ikke miste datafilen. Å miste datafilen kan bety at du ikke vet hvor mye penger du har, du vet ikke om du tjener eller taper penger, og du vil ikke enkelt eller nøyaktig kunne utarbeide de årlige selvangivelsene.

Grunnleggende om sikkerhetskopiering

Heldigvis er det ganske enkelt å sikkerhetskopiere QuickBooks-datafilen. Du trenger bare å fullføre ni trinn:

1. Velg kommandoen Fil→Opprett kopi.

QuickBooks viser den første dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi (se følgende figur), som gir tre alternativer: muligheten til å lagre en sikkerhetskopi av QuickBooks-filen din, muligheten til å opprette en bærbar firmafil, og muligheten til å opprette en regnskapsførers fil. kopiere.

Den første dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi

2. Du vil lagre en sikkerhetskopi, så velg alternativet Backup Copy; klikk deretter på Neste for å fortsette.

Du kan opprette enten en fullstendig sikkerhetskopifil eller en bærbar firmafil når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar firmafil er mindre enn en sikkerhetskopifil, så det er mer praktisk å flytte rundt. Du kan for eksempel lettere sende e-post til en bærbar firmafil. Problemet med bærbare selskapsfiler er dette: QuickBooks må jobbe hardt for å skrape den bærbare selskapsfilen til en liten størrelse. QuickBooks må også gjøre mer arbeid for å fjerne filen senere, når du vil jobbe med den.

Etter at du har klikket på Neste, vises den andre dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi.

Den andre dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi

Du kan gå direkte til dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi ved å velge kommandoen Fil → Lag sikkerhetskopi.

3. Angi om du vil lagre QuickBooks-sikkerhetskopifilen på bedriftens datamaskin eller i QuickBooks' eksterne datasenter.

Velg Lokal sikkerhetskopi for å indikere at du vil lagre sikkerhetskopien av filen på datamaskinens harddisk eller en flyttbar lagringsenhet, for eksempel en USB-flash-stasjon.

4. Klikk på Alternativer-knappen for å velge en sikkerhetskopiplassering.

QuickBooks viser dialogboksen Backup Options, som vist.

Dialogboksen Sikkerhetskopieringsalternativer

5. Angi mappen eller stasjonsplasseringen som firmafilen skal sikkerhetskopieres til.

Skriv inn et stinavn direkte i tekstboksen for å fortelle QuickBooks hvor de skal lagre sikkerhetskopiene.

Hvis du ikke vet hvordan du skriver inn et banenavn, klikker du på Bla gjennom-knappen. Når QuickBooks viser dialogboksen Søk etter mappe, bruker du mappelisten til å velge stasjonen eller mappen du vil bruke for QuickBooks-sikkerhetskopier.

6. (Valgfritt) Velg alternativene for sikkerhetskopiering.

Du kan også bruke dialogboksen Sikkerhetskopieringsalternativer for å spesifisere når QuickBooks skal minne deg om å sikkerhetskopiere og hvordan QuickBooks skal sikkerhetskopieres:

• Legge til tidsstempler: For å legge til dato og klokkeslett for sikkerhetskopieringen til sikkerhetskopifilens navn, velg avmerkingsboksen med tittelen Legg til dato og klokkeslett for sikkerhetskopieringen til filnavnet (anbefalt).
• Begrense sikkerhetskopier: For å fortelle QuickBooks å bli kvitt gamle sikkerhetskopier, merk av i avmerkingsboksen med tittelen Begrens antall sikkerhetskopier i denne mappen til X og spesifiser deretter hvor mange sikkerhetskopier du vil beholde ved å bruke tekstboksen ved siden av.
• Stille inn sikkerhetskopieringspåminnelser: Merk av i avmerkingsboksen Remind Me to Back Up When I Close My Company File Every X Times for å spesifisere at du vil bli påminnet om å sikkerhetskopiere QuickBooks-filen når du lukker QuickBooks. Intervallalternativene dine inkluderer hver gang, annenhver gang, hver tredje gang og så videre.
• Aktivering av dataverifisering: Bruk bekreftelsesknappene for å fortelle QuickBooks at den bør sjekke for dataintegritet når den sikkerhetskopierer dataene dine. Velg alternativknappen Komplett verifikasjon (anbefalt) for QuickBooks beste og mest omfattende verifisering. Hvis du er en person som ikke har tid til de ekstra sekundene med å dobbeltsjekke at dataverifisering tar, velg alternativknappen Raskere bekreftelse. Enda bedre, kast forsiktighet helt for vinden - forsiktig er for babyer uansett - og velg Ingen bekreftelse-radioknappen.

7. Klikk OK når du er ferdig med å spesifisere sikkerhetskopieringsplasseringen og alternativene, og klikk deretter Neste.

QuickBooks viser en dialogboks (se følgende figur) som spør når du vil sikkerhetskopiere.

Dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi spør når du vil sikkerhetskopiere.

8. Angi når du vil sikkerhetskopiere.

Vanligvis vil du sikkerhetskopiere når du velger kommandoen Lagre kopi eller Sikkerhetskopiering. I dette tilfellet, når QuickBooks viser dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi som spør "når"-spørsmålet, klikker du på alternativknappen Lagre det nå. Alternativt kan du fortelle QuickBooks å planlegge regelmessige sikkerhetskopier av QuickBooks-datafilen i henhold til et smart opplegg ved å - når QuickBooks stiller "når"-spørsmålet - klikke på Lagre det nå og planlegge fremtidige sikkerhetskopier eller ved å klikke på Bare Planlegg fremtidige sikkerhetskopier radioknapp. Hvis du forteller QuickBooks at du vil planlegge sikkerhetskopier, viser QuickBooks et par dialogbokser som du bruker til å lage den nye sikkerhetskopieringsplanen ved å navngi tidsplanen og ved å angi dagene og tidspunktene når sikkerhetskopier skal planlegges.

9. Klikk Fullfør for å lukke dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi.

Når du har spesifisert hvordan sikkerhetskopieringen skal fungere, klikker du på Fullfør. QuickBooks sikkerhetskopierer (eller lager en kopi av) gjeldende QuickBooks-selskapsfil og lagrer den nye filkopien på sikkerhetskopistedet.

Hva med online backup?

Hvis du er observant, har du kanskje lagt merke til at dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopi inneholder en alternativknapp for elektronisk sikkerhetskopiering. Hvis du vil finne ut mer om sikkerhetskopiering av QuickBooks-selskapsdatafilen på nettet – som betyr å bruke Intuits datanettverk i stedet for datamaskinen eller en flyttbar plate for å lagre sikkerhetskopien – kan du velge den alternativknappen.

For hva det er verdt, anbefaler jeg sterkt at du vurderer å bruke online backup-metoden, av to grunner:

• Rimelige kostnader: Online sikkerhetskopiering er ekstremt rimelig (det kan til og med komme uten ekstra kostnad hvis du har QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus eller Enterprise), med priser basert på tidslinjen (et månedlig abonnement vil koste mer per måned enn et årlig abonnement) og om du bare sikkerhetskopierer QuickBooks eller alle filer på PC-en. Å sikkerhetskopiere alle filer med et årlig abonnement ser ut til å være den beste verdien.
• Mindre innsats: Online sikkerhetskopiering kan gjøre oppgaven med å sikkerhetskopiere mindre vanskelig og mer regelmessig så lenge du har en pålitelig Internett-tilkobling. Du trenger ikke å huske å sikkerhetskopiere og deretter huske å ta med deg backup-platen hjem.

To raske siste poeng: Ja, jeg bruker online QuickBooks backup-alternativet selv (og for å sikkerhetskopiere alle viktige filer). Nei, Intuit betaler meg ikke en slags hemmelig provisjon for å presentere produktet.

Du kan lagre sikkerhetskopifiler i en mappe som synkroniseres med en skybasert sikkerhetskopi, for eksempel Dropbox, Google Drive eller Microsofts OneDrive. Hver av disse tjenestene tilbyr en gratis sett-og-glem, skybasert sikkerhetskopi hvis du bruker den gratis lagringsplassen som tilbys av noen av dem. Denne typen tjenester er definitivt et alternativ for brukere som er på et budsjett eller har begrensede ressurser.

Noen backup-taktikker

Sikkerhetskopiering er for det meste et spørsmål om sunn fornuft. Når det er sagt, la meg imidlertid gi deg noen ideer om hvordan, når og kanskje hvorfor du bør sikkerhetskopiere:

• Gjør det enkelt. Jeg nevner dette i min anbefaling angående alternativet for online backup, men poenget fortjener å nevnes igjen. Det viktigste du kan gjøre angående sikkerhetskopiering av QuickBooks datafiler er dette: Gjør sikkerhetskopiering enkelt. Dette betyr sannsynligvis å vurdere online-alternativet, men hvis du går lokalt, vil du ha en flyttbar lagringsenhet med høy tetthet som du kan bruke med datamaskinen du bruker til å kjøre QuickBooks. Jeg bruker en liten USB-flash-stasjon. Velg hvilken enhet som fungerer best for deg, men du vil definitivt ha en lignende lagringsenhet som er enkel å bruke. I dette tilfellet betyr easy at det er mer sannsynlig at sikkerhetskopiering vil skje.
• Sikkerhetskopier regelmessig. Jeg anbefaler at du sikkerhetskopierer hver gang du legger inn transaksjoner i QuickBooks-datafilen. Selvfølgelig, hvis sikkerhetskopiering representerer mye arbeid, vil du ikke gjøre det. Men hvis du har en enkel måte å sikkerhetskopiere på og en praktisk lagringsenhet å sikkerhetskopiere til, kan du – og bør – sikkerhetskopiere regelmessig. Daglig er ikke for ofte.
• Lagre en sikkerhetskopi av QuickBooks-datafilen utenfor nettstedet. Et siste viktig poeng som er verdt å nevne: Mange av hendelsene som kan ødelegge eller ødelegge datafilen din er spesifikke for datamaskinen din, for eksempel en harddiskfeil, et virus, en brukerulykke og så videre. Noen av hendelsene som kan ødelegge eller ødelegge QuickBooks-datafilen din, er imidlertid stedsspesifikke. Brann, flom eller tyveri kan føre til at du mister QuickBooks-datafilen og sikkerhetskopien. Av denne grunn vil du lagre en kopi av sikkerhetskopien utenfor nettstedet. På slutten av uken kan det for eksempel være lurt å putte flash-stasjonen i skjortelommen eller vesken og ta den med hjem. Pass på at hvis noe ødelegger eller ødelegger QuickBooks-datafilen, så ødelegger ikke det samme QuickBooks-datafilen også.