Mazumtirdzniecības krājumu inventarizācijas lapai nav jābūt sarežģītai, lai tā būtu noderīga. Mazam veikalam, pop-up veikalam, noliktavas telpai vai nodaļas inventarizācijai labi strukturēta Excel darblapa var nodrošināt personālam vienotu vietu, kur reģistrēt, cik vienības sistēma norāda kā pieejamas, cik vienības tika fiziski saskaitītas un kurās vietās ir nepieciešama neatbilstību izpēte.
Mērķis nav pārvērst Excel par pilnvērtīgu krājumu pārvaldības platformu. Mērķis ir izveidot uzticamu inventarizācijas dokumentu, kuru ir viegli lietot reālos veikala apstākļos, kuru ir viegli pārskatīt pēc tam un kas ir pietiekami vienkāršs, lai personāls to neizlaistu garām. Labs rezultāts ļauj ātri atbildēt uz četriem jautājumiem: Kāda prece tika saskaitīta? Kur tā tika saskaitīta? Kāds bija paredzētais pretī atrasto vienību skaits? Kāda rīcība nepieciešama jebkurai neatbilstībai?
Lielākajai daļai veikala inventarizāciju sāciet ar vienu rindu katram SKU-vietas kombinācijai. Ja tas pats SKU tiek glabāts pārdošanas zālē un noliktavas telpā, izmantojiet atsevišķas rindas, ja vien jūsu process apzināti neapvieno šīs vietas. Tas padara neatbilstības vieglāk izsekojamas.
| Kolonna | Mērķis | Ieteicamais ieraksts |
|---|---|---|
| SKU | Unikāls preces identifikators | Teksts, ieskaitot nulles sākumā, ja jūsu SKU tos izmanto |
| Preces nosaukums | Cilvēkam saprotams produkta apraksts | Īss, bet konkrēts apraksts |
| Kategorija | Grupē līdzīgus produktus | Apģērbi, Apavi, Pārtikas preces, Aksesuāri utt. |
| Atrašanās vieta | Rāda, kur prece tiek skaitīta | Plaukts, plaukta līmenis, noliktavas zona, izliktuve vai kastīte |
| Mērvienība | Precizē skaitīšanas vienību | Gabals, iepakojums, kārba, pāris, pudele utt. |
| Paredzētais daudzums | Sistēmas daudzums, kas sagūstīts salīdzināšanai | Skaitlis no krājumu vai POS sistēmas noteiktajā pārtraukuma brīdī |
| Saskaitītais daudzums | Fiziski atrastais daudzums | Vesels skaitlis preču skaitīšanai pa vienai |
| Starpība | Rāda trūkumu vai pārpalikumu | Aprēķināts lauks |
| Vienības cena | Izvēles finansiālais konteksts | Izmantot tikai tad, ja personālam ir atļauts to redzēt |
| Novirzes vērtība | Izvēles neatbilstības vērtība | Aprēķināts lauks |
| Piezīmes | Dokumentē izņēmumus | Piemēri: bojāts, nepareizi novietots, nepieciešama atkārtota skaitīšana |
Saglabājiet darbvietu pietiekami mazu, lai personāls to saprastu bez apmācības par desmitiem cilņu. Praktisks izkārtojums ir:
Ja inventarizācija ir liela, sadaliet darbu pēc fiziskajām zonām, nevis veidojiet daudzus nesaistītus izklājlapu variantus. Viena kontrolēta darbviete parasti ir vieglāk saskaņojama nekā vairākas kopijas ar dažādām formulām vai kolonnu secību.
Ievadiet virsrakstus un paraugu rindas, atlasiet diapazonu un izmantojiet Sākums > Formatēt kā tabulu vai Ievietot > Tabula. Microsoft dokumentē, ka Excel tabulas grupē un analizē datus, saglabā virsrakstus kopā ar datiem un atbalsta iebūvētu filtrēšanu. Inventarizācijas lapai tas atvieglo filtrēšanu pēc kategorijas, atrašanās vietas vai precēm ar neatbilstībām. Skatiet Microsoft norādījumus par Tabulu izveidi un formatēšanu.
Nosauciet tabulu ar skaidru nosaukumu, piemēram, InventoryCount. Izvairieties no viltīgiem nosaukumiem, kurus saprot tikai darbvietas izveidotājs.
Ja jūsu tabulas virsraksti ir Paredzētais daudzums un Saskaitītais daudzums, Starpības kolonna var izmantot strukturālas atsauces formulu, piemēram:
=[@[Saskaitītais daudzums]]-[@[Paredzētais daudzums]]
Ar šo konvenciju negatīvs rezultāts nozīmē, ka tika atrasts mazāk vienību nekā paredzēts, nulle nozīmē, ka skaitīšana sakrita, un pozitīvs rezultāts nozīmē, ka tika atrasts vairāk vienību.
Ja iekļaujat Vienības cenu, izvēles Novirzes vērtības formula ir:
=[@Starpība]*[@[Vienības cena]]
Saglabājiet šīs formulas redzamas personai, kas uztur darbvietu. Ja rezultāts izskatās nepareizs, pārskatītājam jāspēj pārbaudīt formulu, nevis uzskatīt izklājlapu par “melno kasti”.
Fiziskām preču skaitīšanām, kurām jābūt veseliem skaitļiem, izmantojiet Excel datu validāciju Saskaitītā daudzuma kolonnā. Microsoft pašreizējie norādījumi ļauj ierobežot šūnas uz veseliem skaitļiem, decimālskaitļiem, sarakstiem, datumiem, laikiem, teksta garumu vai pielāgotiem noteikumiem. Dodieties uz Dati > Datu validācija un izvēlieties jūsu skaitīšanai atbilstošo noteikumu. Skatiet Datu validācijas piemērošanu šūnām.
Nekopējiet vesela skaitļa noteikumu, ja jūsu uzņēmums likumīgi skaita daļējas daudzumus, piemēram, preces, kas pārdotas pēc svara vai garuma. Validācijas noteikumam jāatspoguļo vienība, kuru jūs faktiski kontrolējat.
Nosacītā formatēšana ir visnoderīgākā, kad tā vērš uzmanību uz problēmu. Piemēram, piemērojiet noteikumu Starpības kolonnai, lai nenulles vērtības vizuāli atšķirtos. Microsoft norāda, ka nosacītā formatēšana var novērtēt šūnu vērtības vai formulas un to var piemērot diapazoniem un Excel tabulām. Skatiet Nosacītās formatēšanas izmantošanu informācijas izcelšanai Excel.
Izvairieties no “varavīksnes” statusa krāsām. Ja katrs nosacījums ir izcelts, personāls zaudē svarīgo vizuālo norādi: kuras rindas nepieciešams izpētīt vai pārskaitīt.
Ja saraksts stiepjas simtiem rindu, iesaldējiet virsrakstu apgabalu. Excel Skats > Iesaldēt rūtis saglabā atlasītās rindas vai kolonnas redzamas, ritinot. Microsoft paskaidro, ka Iesaldēt rūtis bloķē rindas virs un kolonnas pa kreisi no atlasītās šūnas. Skatiet Rūšu iesaldēšana, lai bloķētu rindas un kolonnas.
Vienkāršai krājumu lapai virsrakstu rindas iesaldēšana parasti ir pietiekama. Papildu kolonnas iesaldējiet tikai tad, ja SKU vai Atrašanās vietai jāpaliek redzamai, pārskatot laukus tālāk pa labi.
Nekoriģējiet vienkārši pirmo skaitījumu, ja jūsu uzņēmumam ir nepieciešama audita pēda. Pievienojiet izvēles kolonnas, piemēram, Skaitījums 1, Skaitījums 2 un Gala skaitījums, vai saglabājiet pirmo skaitījumu atsevišķā bloķētā kopijā, pirms ievadāt pārbaudīto rezultātu.
Noderīgs noteikums ir pārskaitīt, balstoties uz risku, nevis tikai uz to, vai novirze vienībās ir liela. Desmit trūkstoši lēti aksesuāri un viena trūkstoša augstvērtīga prece var prasīt ļoti atšķirīgu uzmanību. Ja sekojat līdzi Vienības cenai, Novirzes vērtība var palīdzēt prioritizēt pārskatīšanu, taču tai nevajadzētu aizstāt operatīvo spriedumu.
Daži veikali dod priekšroku papīram plauktos un Excel saskaņošanai. Ja tas ir jūsu process, izstrādājiet lapu drukāšanai pirms skaitīšanas dienas. Izmantojiet ainavas orientāciju, ja jums ir daudz kolonnu, noņemiet laukus, kas skaitītājiem nav nepieciešami, un priekšskatiet izvadi, lai daudzumi un SKU etiķetes paliktu salasāmas.
Excel var izdrukāt atlasīto darblapas apgabalu, un darbvirsmas Excel var atkārtot norādītās rindas katras drukātās lapas augšpusē. Microsoft dokumentē Lapas izkārtojums > Drukāšanas virsraksti virsrakstu rindu atkārtošanai. Skatiet Konkrētu rindu vai kolonnu atkārtošana katrā drukātajā lapā un Darblapas vai darbvietas drukāšana.
Ja skaitītāji rakstīs daudzumus ar roku, atstājiet pietiekamu rindas augstumu un skaidri norobežotu Saskaitītā daudzuma kolonnu. Izdrukai, kas izskatās eleganti ekrānā, bet personālam neatstāj vietu rakstīšanai, nav laba inventarizācijas lapa.
Ja produkts atrodas uz plaukta, plaukta gala, atgriešanas grozā un noliktavas plauktā, viena apvienota rinda var slēpt, kur radās novirze. Izmantojiet atsevišķas atrašanās vietas rindas, ja atrašanās vietas līmeņa kontrole ir svarīga.
Ja Paredzētais daudzums turpina mainīties, kamēr cilvēki skaita, Starpības kolonna vairs neatspoguļo vienu skaidru laika brīdi. Definējiet pārtraukuma vai kustības procedūru pirms skaitīšanas sākšanas.
Starpībai un Novirzes vērtībai parasti jābūt aprēķinātām, nevis manuāli ievadītām. Apsveriet formulu kolonnu aizsargāšanu pēc darbvietas testēšanas, vienlaikus atstājot skaitījumu ievades un piezīmju šūnas rediģējamas.
Apraksti var tikt dublēti vai mainīti. Saglabājiet SKU vai citu stabilu preces identifikatoru kā atslēgas lauku un izmantojiet aprakstu, lai palīdzētu cilvēkiem atpazīt produktu.
Tukšs lauks var nozīmēt “nav saskaitīts”, bet nulle var nozīmēt “saskaitīts un nekas nav atrasts”. Tie ir dažādi operatīvi stāvokļi. Izlemiet, kuru konvenciju jūsu komanda izmantos, un dokumentējiet to Instrukciju lapā.
| Situācija | Excel inventarizācijas lapas piemērotība |
|---|---|
| Mazs veikals ar periodiskām manuālām skaitīšanām | Labā piemērotība, ja darbviete ir kontrolēta un pārskatīta |
| Cikliskās skaitīšanas pa plauktiem vai noliktavas zonām | Labā piemērotība strukturētiem skaitīšanas sarakstiem un noviržu pārskatīšanai |
| Vairāki veikali vienlaikus rediģē tos pašus krājumus | Iespējams, bet procesa kontrole kļūst svarīgāka |
| Reāllaika krājumu kustība, saņemšana, pārvietošana un pārdošanas integrācija | Izmantojiet krājumu/POS sistēmu kā ierakstu sistēmu |
| Svītrkodu vadītas noliktavas darbplūsmas vai augsts darījumu apjoms | Parasti piemērotāka ir speciāla krājumu vai noliktavas programmatūra |
Excel šeit vislabāk darbojas kā kontrolēts skaitīšanas un saskaņošanas rīks. Tas kļūst par sliktu aizstājēju, kad jums nepieciešama reāllaika darījumu kontrole, automātiska papildināšana, serializēti krājumi, sarežģītas atļaujas vai vairākas atrašanās vietas, kas vienlaikus reģistrē krājumu kustības.
Pirms saglabājat darbvietu kā savu standarta mazumtirdzniecības krājumu inventarizācijas lapu, pārbaudiet to ar mazu reāla pasaules paraugu. Izmantojiet desmit līdz divdesmit SKU no dažādām kategorijām un vietām. Ievadiet sakrītošu skaitījumu, trūkumu, pārpalikumu, nulles skaitījumu un atkārtotu skaitījumu. Pēc tam pārliecinieties, ka:
Ja šīs pārbaudes izdodas, veidne veic savu galveno uzdevumu: padara fizisko skaitīšanu konsekventu un padara izņēmumus vieglāk izpētāmus. Pievienojiet funkcijas tikai tad, kad tās atrisina konkrētu atkārtotu problēmu. Mazumtirdzniecības inventarizācijas lapa, kas ir vienkārša, kontrolēta un pareizi lietota, parasti ir vērtīgāka nekā sarežģīta darbviete, kuru personāls nevar uzticami sekot.
Izmantojiet šo vienkāršo uzdevumu deleģēšanas matricas veidni programmā Word, lai piešķirtu īpašniekus, lēmumu pieņemšanas ierobežojumus, termiņus un kontrolpunktus, nepārāk sarežģījot nelielas komandas darbu.
Izmantojiet šo vienkāršo drukājamo dienas aprūpes centra apmeklējuma lapu mājas bērnu aprūpei ar bērnu vārdiem, ierašanās/aizbraukšanas laikiem, parakstiem un atbilstības padomiem.
Izmantojiet šo drukājamo vienas lapas mārketinga stratēģijas veidni, lai definētu savu vietējo auditoriju, piedāvājumu, kanālus, budžetu, iknedēļas darbības un izmērāmus mērķus.
Neļaujiet programmai Excel konvertēt tādas vērtības kā 1/2, 11–53 vai JAN1 datumos. Uzziniet uzticamus risinājumus rakstīšanai, ielīmēšanai, CSV importēšanai un jau konvertētajām šūnām.
Izveidojiet noformētu nekustamā īpašuma sludinājumu PowerPoint prezentācijā bez maksas ar praktisku slaidu plānu, fotoattēlu, zīmola veidošanas, pieejamības, atbilstības un eksportēšanas padomiem.
Novērsiet Outlook problēmu, kad e-pasts tiek saņemts, bet nevar nosūtīt. Pārbaudiet izsūtni, bezsaistes režīmu, pieteikšanos, SMTP iestatījumus, profilus un Microsoft 365 izmaiņas.
Izveidojiet vienkāršu divnedēļu algas aprēķina izsekošanas tabulu Excel mazai komandai, iekļaujot stundas, algu, atskaitījumus, pārskatīšanas karodziņus, kopsavilkumus un dokumentu glabāšanas norādījumus.
Izveidojiet vai pielāgojiet drukājamu pasākumu plānošanas kontrolsarakstu un budžeta veidni programmā Microsoft Word, iekļaujot praktiskas sadaļas, kompromisus un padomus par Word un Excel salīdzināšanu.
Izveidojiet vienkāršu jauno darbinieku ievadapmācības prezentāciju ar praktisku 12 slaidu struktūru, kas aptver lomas gaidas, rīkus, drošību, politikas, drošības pasākumus un pirmās nedēļas darbības.
Tīri eksportējiet Salesforce kontaktus uz Excel: izveidojiet pareizo atskaiti, eksportējiet tikai detaļas CSV formātā, importējiet ar Power Query, saglabājiet ID un vadošās nulles, droši noņemiet dublikātus un pārbaudiet rezultātu.
