Programma Excel ir izstrādāta, lai atpazītu datuma tipa ierakstus, kas ir noderīgi, līdz produkta kods, daļskaitlis, detaļas numurs vai identifikators tiek nemanāmi interpretēts kā datums. Kvalitātes mērķis ir vienkāršs: ievadītajai vērtībai ir jāpaliek tieši tādai, kādu paredzējāt, un tai joprojām ir jāpaliek pēc darbgrāmatas saglabāšanas, atkārtotas atvēršanas, kārtošanas, filtrēšanas vai importēšanas.
Lielākajai daļai manuāli ievadītu datu visuzticamākais risinājums ir formatēt mērķa šūnas kā tekstu pirms vērtību ievadīšanas vai ielīmēšanas . Microsoft īpaši iesaka šo pieeju ierakstiem, kas satur slīpsvītras vai defises. Reti sastopamām vienreizējām vērtībām ātrāka ir apostrofa lietošana. CSV vai citiem importētiem datiem izmantojiet importēšanas vadīklas vai Power Query, lai skartā kolonna tiktu apstrādāta kā teksts, nevis ļautu Excel minēt.
Mainīts attēlojums ne vienmēr nozīmē vienu un to pašu. Ja ierakstāt 12/2 un šūna kļūst par 2-Dec vai citu datuma formātu, programma Excel ir interpretējusi ierakstu kā datumu. Precīzs attēlojums ir atkarīgs no jūsu reģionālajiem iestatījumiem. Microsoft dokumentē šo darbību un norāda, ka ierakstus, kuru pamatā ir slīpsvītras un defises, var automātiski formatēt kā datumus. Skatiet Microsoft norādījumus par automātisko skaitļu maiņas apturēšanu uz datumu .
Noderīga pārbaude ir noklikšķināt uz šūnas un pārbaudīt formulas joslu vai īslaicīgi mainīt šūnas statusu uz “Vispārīgi”. Programma Excel saglabā patiesos datumus kā sērijas vērtības, tāpēc, kad ieraksts ir pārveidots par datumu, vienkārši pārslēdzot šūnu uz “Teksts”, sākotnēji ierakstītās rakstzīmes netiek atjaunotas. Microsoft skaidro, ka programma Excel savā datumu aprēķināšanas un formatēšanas dokumentācijā saglabā datumus kā secīgus sērijas numurus .
| Tests | Labs rezultāts | Mainiet metodes, ja... |
|---|---|---|
| Ievadiet datuma veida kodu | Šūna saglabā precīzas rakstzīmes, piemēram, 11–53 vai 1/47 | Programma Excel tā vietā parāda kalendāra datumu |
| Kopējiet un ielīmējiet vairākas vērtības | Visi identifikatori saglabā savu sākotnējo tekstu | Tikai dažas rindas saglabājas nemainīgas |
| Saglabāt un atvērt atkārtoti | Vērtības paliek nemainīgas | CSV vai importēšanas darbība tos atkal konvertē |
| Izmantojiet meklēšanas formulas | Teksta identifikatori atbilst citiem teksta identifikatoriem | Viena puse ir skaitliski/datuma dati, bet otra puse ir teksts |
Šis ir labākais noklusējuma iestatījums, ja visa kolonna satur identifikatorus, nevis daudzumus, ko plānojat aprēķināt. Piemēri ietver detaļu numurus, lietu ID, modeļu kodus, daļskaitļus, kuriem jāpaliek literāliem, un kodus, piemēram, 11–53.
Programmā Excel darbam ar Windows atlasiet šūnas, nospiediet taustiņu kombināciju Ctrl+1 , dialoglodziņā Šūnu formatēšana izvēlieties Teksts un atlasiet Labi. Mac datorā Microsoft dokumentē skaitļu formāta iestatījumus, izmantojot taustiņu kombināciju Control+1 vai Command+1. Programmā Excel tīmeklim atlasiet diapazonu un izmantojiet Sākums > Skaitļu formāts > Teksts .
Pēc tam vēlreiz ievadiet vērtības. Labs rezultāts nav tikai tas, ka šūnas izskatās pareizi: noklikšķiniet uz dažām reprezentatīvām šūnām un pārliecinieties, vai formulu joslā joprojām ir tieši tas teksts, kas paredzēts. Ja gatavojat atkārtoti lietojamu darblapu, pirms faila izplatīšanas formatējiet visu ievades kolonnu kā Teksts.
Šai metodei ir kompromiss. Teksta vērtības nav skaitliskas vērtības, tāpēc aritmētiskās funkcijas tās var neuzskatīt par skaitļiem. Tas parasti ir vēlams ID un kodiem, bet ne mērījumiem vai reāliem datumiem. Ja kolonnā ir gan identifikatori, gan skaitļi, kuriem jāpiedalās aprēķinos, apsveriet iespēju tos atdalīt dažādās kolonnās, nevis piespiest vienu formātu kalpot diviem mērķiem.
Ja nepieciešams ievadīt tikai dažas datuma tipa vērtības, pirms vērtības ierakstiet apostrofu, piemēram, '11-53 vai '1/47 . Excel saglabā ierakstu kā tekstu un nerāda apostrofu šūnā. Microsoft iesaka apostrofa pieeju neregulāriem ierakstiem un norāda, ka tādas meklēšanas funkcijas kā MATCH vai VLOOKUP neuzskata apostrofu par redzamās vērtības daļu.
Šī ir laba metode, ja ātrums ir svarīgāks par konsekvenci visā kolonnā. Tas kļūst neērti, ja ir iesaistītas simtiem rindu, ja dati tiek saņemti no citas sistēmas vai ja citi lietotāji var aizmirst prefiksu. Šādos gadījumos iepriekš formatējiet mērķa diapazonu vai kontrolējiet importēšanas procesu.
Ja jūsu mērķis ir ievadīt matemātisku daļskaitli, nevis saglabāt teksta identifikatoru, Microsoft iesaka pirms daļskaitļa ierakstīt nulli un atstarpi, piemēram, 0 1/2 vai 0 3/4 . Pēc tam Excel rezultātu apstrādā kā daļskaitli, nevis datumu. Vadošā nulle nepaliek parādītajā šūnā.
Izmantojiet šo metodi tikai tad, ja patiešām vēlaties aprēķināt skaitlisku daļskaitli. Ja 1/2 ir produkta kods vai etiķete un tai jāpaliek tieši tādai pašai kā tekstam, izmantojiet teksta formatējumu vai apostrofu.
CSV faili bieži rada problēmas, jo tie nesaglabā Excel šūnu formātus. Kad Excel atver vai importē failu, tā var secināt datu tipus no teksta. Atkārtojamiem importēšanas veidiem izmantojiet Dati > Iegūt datus > No faila > No teksta/CSV , pēc tam izvēlieties Pārveidot datus un iestatiet attiecīgās kolonnas datu tipu uz Teksts pakalpojumā Power Query. Microsoft dokumentē šo darbplūsmu savā teksta un CSV importēšanas vadlīnijās un paskaidro, kā definēt kolonnu kā Teksts pakalpojumā Power Query datu tipa dokumentācijā .
Programmai Excel pakalpojumam Microsoft 365 un Excel 2024 Microsoft nodrošina arī automātiskās datu konvertēšanas vadīklas. Atbalstītajās Windows versijās tās atrodas sadaļā Fails > Opcijas > Dati . Viena opcija var apturēt Excel nepārtrauktu burtu un ciparu, piemēram, JAN1, konvertēšanu par datumu. Cita opcija var brīdināt, kad CSV vai līdzīgs fails drīzumā tiks automātiski konvertēts. Skatiet Microsoft datu importēšanas un analīzes opcijas .
Pastāv svarīgs ierobežojums: šis iestatījums nenozīmē , ka katru datuma veida modeli var atspējot globāli. Microsoft īpaši norāda, ka ierakstus ar atstarpēm vai citām rakstzīmēm, piemēram, JAN 1 vai JAN-1, joprojām var uzskatīt par datumiem. Atsevišķā atbalsta rakstā par skaitļu ievadi, kuras pamatā ir slīpsvītras un defises, joprojām tiek ieteikts iepriekš formatēt šūnas kā tekstu. Citiem vārdiem sakot, automātiskās datu konvertēšanas iestatījumi ir noderīgi, taču teksta formatēšana joprojām ir drošāka izvēle, ja ir nepieciešama precīza saglabāšana.
Ja konvertēšana tikko notikusi, atsaukšana ir tīrākā atkopšanas metode, jo tā var atjaunot stāvokli, kāds tas bija pirms Excel interpretēja ierakstu. Pēc tam formatējiet mērķa šūnas kā tekstu un atkārtoti ievadiet vai ielīmējiet sākotnējos datus.
Ja darbgrāmata jau ir saglabāta un avota vērtības vairs nav pieejamas, šūnas formāta maiņa uz Teksts nevarēs droši atgūt sākotnēji ierakstīto informāciju. Kad programma Excel ir saglabājusi atpazītu datumu kā sērijas vērtību, vairākas sākotnējās virknes var potenciāli attiekties uz vienu un to pašu datumu atkarībā no lokalizācijas un formatējuma. Atgūstiet vērtības no sākotnējā CSV faila, eksporta, datubāzes, e-pasta vai citas avota sistēmas, ja vien precizitātei ir nozīme.
Lielam datu kopumam neveiciet manuālu simtiem sākotnējo kodu minēšanu no parādītajiem datumiem. Importējiet avotu atkārtoti ar pareizo teksta tipu un pēc tam salīdziniet rindu skaitu ar zināmu identifikatoru paraugu. Tas ir ātrāk auditējams un, visticamāk, radīs jaunas kļūdas.
Ja mērķis ir precīza saglabāšana, vislabāko rezultātu var sasniegt, izvēloties datu tipu, pirms programma Excel redz vērtības. Iepriekš formatējiet identifikatorus kā tekstu, neregulāriem ierakstiem izmantojiet apostrofu un definējiet importētās kolonnas kā tekstu pakalpojumā Power Query. Jaunāki automātiskās datu konvertēšanas iestatījumi var samazināt nevēlamu konvertēšanu, taču tie nav universāls izslēgšanas slēdzis katram datuma veida modelim.
Pēdējais tests ir praktisks: jūsu vērtībai jāpaliek nemainīgai pēc ievadīšanas, importēšanas, saglabāšanas, atkārtotas atvēršanas un jebkuras no tās atkarīgas lejupējas meklēšanas. Ja tā nenotiek, mainiet ievadīšanas metodi, nevis atkārtoti labojiet attēlojumu pēc tam, kad konvertēšana jau ir notikusi.
Izmantojiet šo vienkāršo uzdevumu deleģēšanas matricas veidni programmā Word, lai piešķirtu īpašniekus, lēmumu pieņemšanas ierobežojumus, termiņus un kontrolpunktus, nepārāk sarežģījot nelielas komandas darbu.
Izmantojiet šo vienkāršo drukājamo dienas aprūpes centra apmeklējuma lapu mājas bērnu aprūpei ar bērnu vārdiem, ierašanās/aizbraukšanas laikiem, parakstiem un atbilstības padomiem.
Izmantojiet šo drukājamo vienas lapas mārketinga stratēģijas veidni, lai definētu savu vietējo auditoriju, piedāvājumu, kanālus, budžetu, iknedēļas darbības un izmērāmus mērķus.
Neļaujiet programmai Excel konvertēt tādas vērtības kā 1/2, 11–53 vai JAN1 datumos. Uzziniet uzticamus risinājumus rakstīšanai, ielīmēšanai, CSV importēšanai un jau konvertētajām šūnām.
Izveidojiet noformētu nekustamā īpašuma sludinājumu PowerPoint prezentācijā bez maksas ar praktisku slaidu plānu, fotoattēlu, zīmola veidošanas, pieejamības, atbilstības un eksportēšanas padomiem.
Novērsiet Outlook problēmu, kad e-pasts tiek saņemts, bet nevar nosūtīt. Pārbaudiet izsūtni, bezsaistes režīmu, pieteikšanos, SMTP iestatījumus, profilus un Microsoft 365 izmaiņas.
Izveidojiet vienkāršu divnedēļu algas aprēķina izsekošanas tabulu Excel mazai komandai, iekļaujot stundas, algu, atskaitījumus, pārskatīšanas karodziņus, kopsavilkumus un dokumentu glabāšanas norādījumus.
Izveidojiet vai pielāgojiet drukājamu pasākumu plānošanas kontrolsarakstu un budžeta veidni programmā Microsoft Word, iekļaujot praktiskas sadaļas, kompromisus un padomus par Word un Excel salīdzināšanu.
Izveidojiet vienkāršu jauno darbinieku ievadapmācības prezentāciju ar praktisku 12 slaidu struktūru, kas aptver lomas gaidas, rīkus, drošību, politikas, drošības pasākumus un pirmās nedēļas darbības.
Tīri eksportējiet Salesforce kontaktus uz Excel: izveidojiet pareizo atskaiti, eksportējiet tikai detaļas CSV formātā, importējiet ar Power Query, saglabājiet ID un vadošās nulles, droši noņemiet dublikātus un pārbaudiet rezultātu.
