Drukājams pasākumu plānošanas kontrolsaraksts un budžeta veidne programmai Word: kas jāiekļauj un kad jāizmanto programma Excel

Drukājama pasākumu plānošanas kontrolsaraksta un budžeta veidne programmā Microsoft Word vislabāk noder, ja vēlaties vienu dokumentu, ko ir viegli rediģēt, izdrukāt, anotēt un kopīgot. Tas ir īpaši noderīgi kāzām, konferencēm, līdzekļu vākšanas pasākumiem, skolas pasākumiem, ballītēm, kopienas programmām un mazo uzņēmumu pasākumiem, kur plānotājam ir nepieciešams skaidrs uzdevumu saraksts, kā arī vienkāršs budžeta kopsavilkums.

Kompromiss ir tāds, ka Word vispirms ir dokumentu redaktors, nevis izklājlapa. Microsoft pašlaik atbalsta izvēles rūtiņas, aizpildāmas satura vadīklas, datumu atlasītājus, tabulas un pat vienkāršas tabulu formulas programmā Word, taču Excel joprojām ir labākā izvēle, ja nepieciešams bieži veikt pārrēķinus, detalizētu izmaksu analīzi vai daudz budžeta rindu vienumu. Tāpēc pareizā veidne ir atkarīga no tā, kā plānojat to izmantot: kā drukājamu organizatoru, aizpildāmu plānošanas veidlapu, atkārtoti lietojamu dokumenta veidni vai tiešraides finanšu izsekotāju.

Kas jāiekļauj drukājamā pasākumu plānošanas veidnē?

Noderīgai veidnei vajadzētu samazināt lēmumu skaitu, kas jāpieņem plānošanas laikā. Tas nozīmē, ka izkārtojumam jāietver uzdevumi, īpašnieki, izpildes datumi, izmaksas un svarīga notikumu informācija, nepārvēršot katru lapu par blīvu projektu vadības sistēmu.

Lielākajai daļai pasākumu praktisku Word veidni var iedalīt piecās daļās:

• Pasākuma pārskats: pasākuma nosaukums, datums, laiks, vieta, mērķis, mērķauditorija, galvenā kontaktpersona un galvenās piezīmes.
• Plānošanas kontrolsaraksts: uzdevumi, kas grupēti pēc laika vai darba plūsmas, ar izvēles rūtiņām, izpildes datumiem, īpašniekiem un statusu.
• Pārdevēju un loģistikas sadaļa: norises vieta, ēdināšana, noma, izklaide, transports, atļaujas, apdrošināšana, aprīkojums un kontaktinformācija.
• Budžeta tabula: kategorija, paredzamās izmaksas, faktiskās izmaksas, samaksātā iemaksa, nesamaksātā summa un novirze vai piezīmes.
• Pasākuma dienas sadaļa: galīgie apstiprinājumi, sagatavošana, personāla nodrošināšana, kontaktpersonas ārkārtas situācijās, grafiks, sadalījums un turpmākā rīcība pēc pasākuma.

Ieteikums: Ja jūsu mērķis ir dokuments, ko cilvēki izdrukās un nēsās līdzi, saglabājiet galveno kontrolsarakstu vienas vai divu lappušu garumā un pārvietojiet detalizētas piegādātāja piezīmes vai finanšu ierakstus uz atsevišķām lapām.

Word kontrolsaraksts vai izklājlapu izsekotājs: kurš formāts atbilst jūsu pasākumam?

Microsoft paša veidņu katalogā budžeta veidņu veidošanai tiek uzsvērta Excel nozīme, un šīs veidnes ir aprakstītas kā tādas, kas ir aizpildītas ar aprēķinu formulām. Tā ir laba norāde par darba dalīšanu: Word ir ideāli piemērots drukājamai plānošanas paketei, savukārt Excel ir piemērotāks budžetam, kas pastāvīgi mainās. Skatiet sadaļu Microsoft Create budget templates .

Ieteikums: Nelielam pasākumam ar 10 līdz 30 izmaksu rindām Word budžeta tabula var būt pilnīgi pietiekama. Konferencei, kāzām, festivālam vai pasākumam ar daudziem rēķiniem, depozītiem, nodokļu summām un mainīgiem daudzumiem saglabājiet kontrolsarakstu programmā Word un izsekojiet finanšu informāciju programmā Excel.

1. iespēja: izmantojiet Word kā drukājamu kontrolsarakstu

Šis ir vienkāršākais un stabilākais formāts, kad dokuments tiks drukāts. Microsoft dokumentē tikai drukāšanai paredzētu kontrolsaraksta metodi, kas parastās aizzīmes aizstāj ar lodziņa simbolu. Rezultāts izskatās kā tradicionāls papīra kontrolsaraksts, un lietotājiem nav jāmijiedarbojas ar veidlapas vadīklām.

Microsoft atbalsta arī interaktīvus kontrolsaraksta vienumus. Datora programmā Word izvēles rūtiņu satura vadīklas var pievienot no cilnes Izstrādātājs. Arī Word tīmeklim ir interaktīva kontrolsaraksta funkcija. Skatiet Microsoft kontrolsaraksta instrukcijas programmai Word .

Izvēlieties tikai drukāšanai paredzētas kastes, ja: cilvēki galvenokārt izmantos pildspalvas, tiks izsniegtas vairākas kopijas vai saderība ir svarīgāka par digitālo mijiedarbību.

Izvēlieties interaktīvās izvēles rūtiņas, ja: plānotājs galvenokārt strādās programmā Word un vēlas, lai pabeigtie vienumi digitālajā failā paliktu redzami atzīmēti.

2. iespēja: Padariet veidni aizpildāmu programmā Word

Drukājamai veidnei nav jābūt statiskai. Microsoft Word atbalsta satura vadīklas izvēles rūtiņām, teksta laukiem, datumu atlasītājiem un nolaižamajiem sarakstiem. Microsoft īpaši dokumentē šīs vadīklas veidlapām, kuras lietotāji var aizpildīt un pēc tam saglabāt vai izdrukāt. Skatiet Microsoft rokasgrāmatu par aizpildāmu veidlapu izveidi programmā Word .

Pasākuma plānošanas veidlapā noderīgi aizpildāmie lauki var ietvert:

• Pasākuma datums un norises vieta
• Plānotāja vai koordinatora vārds
• Paredzamā apmeklētība
• Piegādātāja statuss, piemēram, Nav sazinājies, Piedāvājums iesniegts, Rezervēts vai Apmaksāts
• Depozīta termiņš
• Galīgā maksājuma datums
• Pasākuma statuss, piemēram, Plānošana, Apstiprināts, Pabeigts vai Atcelts

Ieguvums ir konsekvence: lietotājiem jāizvēlas no iepriekš definētām iespējām, nevis jāievada nedaudz atšķirīgas statusa etiķetes visā dokumentā. Trūkums ir iestatīšanas laiks. Vienkāršu kontrolsarakstu, kas paredzēts tikai drukāšanai, var izveidot ātrāk un bieži vien vieglāk neregulāriem lietotājiem.

Ieteikums: Izmantojiet satura vadīklas, ja veidni atkārtoti izmantos komanda vai klients. Vienreizējam personiskam pasākumam parasti pietiek ar vienkāršām tabulām un drukājamām ailēm.

Kas ietilpst pasākuma plānošanas kontrolsarakstā?

Nav viena universāla pasākumu laika grafika. Lielām kāzām, kas ieplānotas gadu iepriekš, un 30 cilvēku darbnīcai, kas tiek organizēta sešu nedēļu laikā, nevajadzētu būt identiskiem termiņiem. Labāka Word veidne grupē uzdevumus pa fāzēm, lai jūs varētu pielāgot laiku, nepārrakstot struktūru.

Plānošana un stratēģija

• Definējiet pasākuma mērķi, uzdevumus un auditoriju
• Iestatiet mērķa datumu un rezerves datumu
• Aptuveno apmeklējumu
• Nosakiet provizorisko budžetu
• Piešķirt lēmumu pieņēmējus un atbildības jomas

Norises vieta un loģistika

• Pētniecības un grāmatu norises vieta
• Apstipriniet ietilpības un pieejamības vajadzības
• Pārskatiet atļaujas, apdrošināšanu un norises vietas noteikumus
• Plānojiet autostāvvietu un transportu
• Sakārtot galdus, krēslus, skatuvi, strāvas padevi, internetu un audiovizuālo aprīkojumu

Pārdevēji un pakalpojumi

• Pieprasīt cenu piedāvājumus
• Pārskatīt līgumus
• Izsekojiet noguldījumus un atlikumus
• Apstipriniet ēdināšanas un diētas prasības
• Rezervējiet izklaides, fotografēšanu, nomu, apsardzi vai tīrīšanu pēc nepieciešamības

Viesi un komunikācija

• Izveidojiet viesu vai dalībnieku sarakstu
• Sūtīt ielūgumus vai reģistrācijas informāciju
• Atbilžu izsekošana
• Sūtīt atgādinājumus un praktiskus norādījumus
• Sagatavojiet norādes, nozīmītes, programmas vai informāciju par sēdvietām

Pēdējā nedēļa un pasākuma diena

• Atkārtoti apstiprināt piegādātājus
• Darbinieku skaita pabeigšana
• Sagatavot maksājumu aploksnes vai maksājumu ierakstus
• Drukāt grafikus un kontaktu sarakstus
• Apstipriniet uzstādīšanas un demontāžas pienākumus
• Sagatavojiet kontaktpersonas ārkārtas un neparedzētiem gadījumiem
• Apskatiet norises vietu pirms viesu ierašanās

Pēc pasākuma

• Apstiprināt galīgos rēķinus
• Nomāto preču atgriešana
• Sūtīt pateicības ziņojumus
• Apkopojiet atsauksmes
• Reģistrēt gūtās atziņas un galīgās faktiskās izmaksas

Ieteikums: Izņemiet jebkuru vienumu, kas neattiecas uz jūsu pasākumu. Īsāks kontrolsaraksts, ko izmanto, ir vērtīgāks par visaptverošu dokumentu, kuru cilvēki pārtrauc lasīt.

Kā strukturēt budžeta sadaļu?

Drukājams Word budžets vislabāk darbojas kā kopsavilkums. Praktiskā tabulā var izmantot šīs kolonnas:

Word var aprēķināt summas tabulās. Microsoft dokumentē komandu Formula un formulas, piemēram, =SUM(AUGŠĀ) vai =SUM(PA KREISI) . Tomēr Word aprēķini tiek ieviesti kā tabulas formulu lauki, un Microsoft norāda, ka skaitļu maiņai var būt nepieciešams atjaunināt rezultātu. Word tīmeklim saglabā jau esošās formulas, bet pašlaik nenodrošina tādu pašu iespēju pievienot jaunas tabulas formulas kā darbvirsmas Word. Skatiet Microsoft Word tabulas aprēķinu rokasgrāmatu .

Ieteikums: Word formulas izmantojiet tikai vienkāršām summām. Izmantojiet Excel, ja budžetam nepieciešami automātiski novirzes aprēķini, daudzumi, vienības cenas, nodokļi, vairāki maksājuma datumi, filtrēšana vai biežas pārskatīšanas.

DOCX vs. DOTX vs. PDF: kuru failu vajadzētu izplatīt?

Šie formāti kalpo dažādiem mērķiem.

Microsoft darbvirsmas Word dokumentācijā teikts, ka atkārtoti izmantojamu veidni var saglabāt kā .dotx failu. Makro iespējotas veidnes izmanto .dotm failu . Skatiet Microsoft rokasgrāmatu par Word dokumenta saglabāšanu kā veidni .

Ja mērķis ir uzticama drukāšana, PDF bieži vien ir labāks izplatīšanas eksemplārs, jo tā izkārtojums ir fiksēts. Microsoft dokumenti Word dokumentu saglabāšanai vai konvertēšanai uz PDF no datora lietotnēm un Word tīmeklim. Skatiet Microsoft PDF eksportēšanas instrukcijas .

Ieteikums: Saglabājiet rediģējamu DOCX vai DOTX pamatfailu un pēc tam eksportējiet PDF failu, kad drukāšanai vai izplatīšanai nepieciešama stabila kopija.

Dizaina izvēles, kas ir svarīgas, drukājot veidni

Drukājamam plānotājam jābūt optimizētam gan rakstīšanai ar roku, gan skatīšanai ekrānā. Atstājiet pietiekamu rindu augstumu piezīmēm, izvairieties no pārāk šaurām kolonnām un saglabājiet pietiekami spēcīgu krāsu kontrastu, lai dokuments joprojām būtu lasāms melnbaltā biroja printerī.

Ja tabula aptver vairākas lapas, Word var automātiski atkārtot galvenes rindu nākamo lapu augšdaļā. Microsoft norāda, ka tas darbojas gan drukas izkārtojumā, gan drukātajā dokumentā. Skatiet Microsoft atkārtotās tabulas galvenes instrukcijas .

Pirms veidnes izplatīšanas izmantojiet Word drukas priekšskatījumu. Microsoft iesaka pirms drukāšanas priekšskatīt dokumentu, izvēloties Fails > Drukāt. Skatiet Microsoft Word drukāšanas rokasgrāmatu .

Ieteikums: Pirms veidnes nosūtīšanas lielai grupai veiciet testa izdruku vienā eksemplārā. Pārbaudiet, vai rindas nesadalās neveikli, teksts nav pārāk mazs, izvēles rūtiņas ir viegli atzīmējamas un budžeta kolonnas atbilst prasībām, neradot apgriešanu.

Kuru veidnes iestatījumu jums vajadzētu izvēlēties?

Kāzām, ballītei vai personīgam pasākumam

Izmantojiet vienu Word dokumentu ar izdrukājamu kontrolsarakstu, piegādātāju kontaktinformācijas tabulu, vienkāršu budžeta kopsavilkumu un dienas grafiku. To ir viegli pārnēsāt un viegli saprast vairākiem ģimenes locekļiem vai brīvprātīgajiem.

Korporatīvai sanāksmei vai konferencei

Plānošanas paketei un pasākuma norises grafikam izmantojiet Word, bet detalizētai reģistrācijai, piegādātāju izmaksu uzskaitei un finanšu izsekošanai izmantojiet Excel vai citu strukturētu rīku. Jo lielāks pasākums, jo vērtīgāka kļūst atdalīšanās.

Pasākumu plānošanas uzņēmumam

Izveidojiet atkārtoti izmantojamu DOTX šablonu ar satura vadīklām, standarta sadaļām un zīmola galvenēm. Ja projektam ir augsta finansiālā sarežģītība, saglabājiet konkrētās izmaksas atsevišķā izklājlapā.

Bezpeļņas vai kopienas pasākumam

Vienkārša DOCX un PDF kombinācija bieži vien ir praktiska. Brīvprātīgie var rediģēt darba failu, savukārt PDF formātā ikviens var izmantot stabilu drukājamu versiju.

Apakšējā līnija

Drukājama pasākumu plānošanas kontrolsaraksta un budžeta veidne programmā Word ir visefektīvākā, ja nepieciešams dokuments, ko cilvēki var ātri saprast, viegli rediģēt un izdrukāt bez īpašas projektu vadības programmatūras. Word pašreizējās funkcijas atbalsta drukājamus vai interaktīvus kontrolsarakstus, aizpildāmas veidlapu vadīklas, tabulas, pamata aprēķinus, atkārtoti lietojamas veidnes un PDF eksportēšanu.

Galvenais kompromiss ir finansiālā sarežģītība. Īss budžeta kopsavilkums ērti iederas programmā Word; pastāvīgi mainīgs finanšu modelis iederas programmā Excel. Tāpēc daudziem pasākumiem vispraktiskākā iestatīšana ir Word plānošanas pakete kopā ar Excel budžeta darbgrāmatu, nevis piespiest katru uzdevumu vienā lietojumprogrammā.

Izvēlieties vienkāršāko struktūru, kas atbilst jūsu pasākuma apjomam, un pēc tam noņemiet nevajadzīgās sadaļas. Koncentrēta veidne ar skaidriem pienākumiem, termiņiem un izmaksu laukiem ir noderīgāka nekā pārāk liels kontrolsaraksts, kas cenšas paredzēt visus iespējamos pasākumus.