Kā pārvērst PDF rediģējamā Word dokumentā, nesabojājot formatējumu

Labākais veids, kā saglabāt formatējumu, ir vispār nekonvertēt PDF, ja sākotnējais Word fails joprojām eksistē. Microsoft iesaka rediģēt sākotnējo Office dokumentu un, ja iespējams, izveidot no tā jaunu PDF. PDF ir fiksēta izkārtojuma formāts: tas saglabā, kur tekstā, attēlos un vektorobjektos atrodas lapā, taču ne vienmēr saglabā loģisko struktūru, kas Word nepieciešama rindkopām, tabulām, kolonnām, kājenes piezīmēm un plūstošam tekstam. Jebkuram PDF-Word konvertētājam ir jāatjauno šī struktūra, tāpēc “nulles formatējuma zudumu” nevar garantēt.

Ja avota fails ir pazudis, izvēlieties konvertēšanas metodi, pamatojoties uz PDF. Tekstam bagātam PDF failam tieša atvēršana darbvirsmas Word parasti ir ātrākais ceļš. Skenētam PDF vai dokumentam ar sarežģītu izkārtojumu Adobe Acrobat nodrošina lielāku kontroli pār OCR un izkārtojuma saglabāšanas opcijām. Pēc konvertēšanas vienmēr pārbaudiet Word failu pa lapām, pirms uzskatāt to par galīgo.

Ātra lēmumu tabula

1. metode: Atvērt teksta bagātu PDF tieši Word

Microsoft Word var atvērt PDF un konvertēt kopiju rediģējamā Word dokumentā. Microsoft norāda, ka tas vislabāk darbojas ar PDF failiem, kuros galvenokārt ir teksts, piemēram, uzņēmējdarbības, juridiskiem vai zinātniskiem dokumentiem. Oriģinālais PDF netiek mainīts.

Izmantojiet darbvirsmas Word:

1. Atveriet Word.
2. Izvēlieties File → Open (Fails → Atvērt).
3. Atlasiet PDF.
4. Pieņemiet ziņojumu, kas skaidro, ka Word konvertēs kopiju.
5. Pēc konvertēšanas izvēlieties File → Save As (Fails → Saglabāt kā) un saglabājiet rezultātu kā .docx.

Microsoft dokumentē šo darbību rakstā PDF failu atvēršana Word un tā PDF rediģēšana Word rokasgrāmatā.

Kad Word ir piemērots

• Pamatteksts ir galvenais saturs.
• Ir maz dekoratīvu lapas elementu.
• Tabulas ir vienkāršas.
• Jums vairāk rūp rediģējamība nekā precīza lapu atbilstība.
• Vēlaties ātru konvertēšanu bez atsevišķas PDF lietojumprogrammas.

Ko Word var nesaglabāt labi

Microsoft tieši brīdina, ka konvertētais Word dokuments var neizskatīties tieši tāds pats kā PDF. Zināmās problēmu jomas ietver tabulas ar šūnu atstarpēm, lapu krāsas un robežas, izsekotās izmaiņas, rāmji, kājenes piezīmes, kas aptver vairākas lapas, beigu piezīmes, PDF grāmatzīmes, PDF birkas, komentāri un daži fontu efekti. Ja Word interpretē lapu kā galvenokārt grafisku, lapa var parādīties kā attēls, un tās teksts var nebūt rediģējams.

Praktiska darbība: vispirms konvertējiet divas vai trīs reprezentatīvas lapas. Ja virsraksti, tabulas un lapu pārnesumi jau ir slikti atjaunoti, nekonvertējiet visu dokumentu, cerot, ka vēlākās lapas uzlabosies.

2. metode: Izmantot Acrobat, ja izkārtojuma saglabāšana ir svarīgāka

Adobe Acrobat var eksportēt PDF uz Microsoft Word formātiem, piemēram, DOCX. Adobe pašreizējās darbvirsmas instrukcijās tiek izmantota Convert (Konvertēt) darbvirsma, kur izvēlaties Microsoft Word un pēc tam DOCX vai DOC. Skatiet oficiālās Acrobat PDF-Word instrukcijas.

Pamata darbplūsma ir šāda:

1. Atveriet PDF Acrobat.
2. Izvēlieties Convert (Konvertēt).
3. Atlasiet Microsoft Word.
4. Izvēlieties DOCX modernam rediģējamam Word dokumentam.
5. Pārskatiet konvertēšanas iestatījumus, ja tie ir pieejami.
6. Konvertējiet un saglabājiet Word failu.

Adobe dokumentē divas noderīgas izkārtojuma prioritātes Acrobat eksporta iestatījumos:

• Retain Flowing Text (Saglabāt plūstošu tekstu): dod priekšroku rediģējamam tekstam, kas Word ietvaros pārlaužas un plūst dabiskāk.
• Retain Page Layout (Saglabāt lapas izkārtojumu): dod priekšroku konvertētā dokumenta vizuālai līdzībai PDF lapas izkārtojumam, pat ja tas nozīmē satura sadalīšanu atsevišķos teksta blokos vai grupās.

Adobe izskaidro šos kompromisus savā PDF eksporta izkārtojuma vadlīnijās.

Izvēlieties Retain Flowing Text, ja: paredzat pārrakstīt rindkopas, ievietot sadaļas vai ļaut tekstam pārlauzties pa lapām.

Izvēlieties Retain Page Layout, ja: sākotnējās vizuālās novietojuma atbilstība ir svarīgāka nekā viena tīra, nepārtraukta teksta plūsma.

Nav universāli labākas izvēles. Augsti dizainēta brošūra var izskatīties tuvāk PDF, izmantojot lapas izkārtojuma saglabāšanu, taču to var būt neērti rediģēt, jo teksts ir sadalīts pozicionētos blokos. Vienkāršu pārskatu var būt vieglāk uzturēt ar plūstošu tekstu, pat ja daži lapu pārnesumi nobīdās.

3. metode: Veikt OCR skenētiem PDF pirms gaidīt rediģējamu tekstu

Skenēts PDF var saturēt tikai lapu attēlus. Šādā gadījumā konvertētājam vispirms ir nepieciešams OCR — optiskā rakstzīmju atpazīšana — lai pārvērstu redzamās burtus mašīnlasāmā tekstā.

Adobe pašreizējā Acrobat dokumentācija norāda, ka skenēti PDF satur attēlu datus un ka Scan & OCR → Recognize Text (Skenēt un OCR → Atpazīt tekstu) var izveidot meklējamu teksta slāni. Adobe iesaka izvēlēties pareizo lapu diapazonu un dokumenta valodu, pēc tam pārskatīt OCR rezultātu precizitātes dēļ. Skatiet Teksta atpazīšana skenētos PDF ar Acrobat.

Skenētiem dokumentiem drošākā secība ir:

1. Paturiet sākotnējā PDF rezerves kopiju.
2. Veiciet OCR, izmantojot pareizo dokumenta valodu.
3. Meklējiet dažus zināmus vārdus vai nosaukumus, lai pārliecinātos, ka teksta slānis ir lietojams.
4. Pārbaudiet datumus, rēķinu numurus, adreses un citas augsta riska rakstzīmes.
5. Eksportējiet OCR apstrādāto PDF uz DOCX.

Kāpēc valoda ir svarīga: OCR dzinēji izmanto valodu modeļus un rakstzīmju sagaidāmos variantus. Nepareizas valodas izvēle var palielināt kļūdas diakritiskajās zīmēs, interpunkcijā un vārdu atpazīšanā.

Praktiska darbība: ja skenējumā ir svarīgi konta numuri, cenas, juridiski noteikumi vai tehniskas vērtības, pēc OCR manuāli salīdziniet šos laukus ar sākotnējo attēlu. Word fails, kas vizuāli izskatās pareizi, joprojām var saturēt nepareizi atpazītu tekstu.

4. metode: Atvērt DOCX un labot struktūru pirms intensīvas rediģēšanas

Pēc konvertēšanas pretojieties kārdinājumam uzreiz sākt pārrakstīt. Vispirms nosakiet, vai Word ir atjaunojis dokumentu kā lietojamu dokumentu vai kā pozicionētu objektu kopumu.

Pārbaudiet šīs jomas secībā:

Dokumentiem, kurus rediģēsiet atkārtoti, pārvērtiet formatējumu Word iedzimtajā struktūrā, kur vien iespējams. Tas nozīmē īstos virsrakstu stilus, nevis manuāli palielinātu tekstu, īstas tabulas, nevis ar tabulatoriem atdalītas kolonnas, īstus lapu pārnesumus, nevis desmitiem tukšu rindu, un īstas galvenes un kājenes, nevis tekstu, kas novietots katras lapas augšā un apakšā.

Kāpēc formatējums mainās pēc PDF konvertēšanas

Microsoft sniedz skaidrāko paskaidrojumu: PDF ir fiksēts formāts. Tas saglabā lapas koordinātas tekstam, grafikām un attēliem, taču ne obligāti saglabā “šī ir rindkopa”, “šī ir tabula” vai “šī ir divu kolonnu sadaļa” tādā veidā, kā Word nepieciešams satura rediģēšanai.

Tāpēc konvertētājam ir jāsecina struktūra. Divi vizuāli identiski PDF var būt iekšēji ļoti atšķirīgi. Viens var saturēt tīrus teksta blokus un birkotus struktūras elementus; cits var saturēt desmitiem individuāli pozicionētu teksta fragmentu. Tie var izskatīties vienādi PDF skatītājā, bet konvertēties ļoti atšķirīgi.

Tieši tāpēc formatējuma problēma ne vienmēr ir pierādījums, ka konvertētājs ir bojāts. Dažreiz sākotnējais PDF vienkārši nesatur pietiekami daudz strukturālas informācijas, lai precīzi atjaunotu sākotnējo Word dokumentu.

Kad lietot Word, bet kad — Acrobat?

Formatējuma problēmas un mazāk destruktīvie risinājumi

Lapas sadalās citās vietās

Microsoft brīdina, ka pēc konvertēšanas var mainīties rindu un lapu pārnesumi. Nepiespiežiet veco lapošanu ar atkārtotām tukšām rindām. Izmantojiet rindkopu atstarpes, Keep with next (Saglabāt kopā ar nākamo), Keep lines together (Saglabāt rindas kopā) un manuālus lapu pārnesumus tikai tur, kur to prasa struktūra.

Tabula pārvēršas par parastu tekstu

Ja tabula ir svarīga, tās pārbūvēšana kā īstai Word tabulai var būt ātrāka un stabilāka nekā mēģinājumi izlīdzināt konvertēto tekstu ar atstarpēm vai tabulatoriem. Tas īpaši attiecas uz tabulām ar apvienotām šūnām, neparastām atstarpēm vai vairākiem virsrakstu līmeņiem.

Visa lapa kļūst par vienu attēlu

Microsoft norāda, ka tas var notikt, ja PDF satur galvenokārt grafiku. Ja pamatdokuments ir skenējums, izmantojiet OCR. Ja tā tiešām ir grafikai bagāta lapa, var būt nepieciešams manuāli izveidot rediģējamo tekstu vai saglabāt šo lapu kā attēlu.

Fonti mainās

PDF var saturēt iegultus vai apakškopu fontus, kas nav instalēti jūsu datorā. Konvertētājs var aizstāt ar citu fontu. Ja jums ir licence sākotnējā fonta lietošanai, instalējiet to un Word nomainiet aizvietoto fontu. Pretējā gadījumā izmantojiet vizuāli līdzīgu fontu un gaidiet dažus teksta pārlauzumus.

Komentāri vai marķējums uzvedas atšķirīgi

Microsoft min PDF komentārus un ar izsekotām izmaiņām saistīto saturu starp elementiem, kas var nekonvertēties tīri. Adobe norāda, ka dažās konvertēšanas darbplūsmās komentāri var tikt eksportēti kā teksta bloki. Ja pārskatīšanas vēsture ir svarīga, paturiet sākotnējo PDF līdzās DOCX atsaucei.

Ja precīzs izskats ir svarīgāks par rediģējamību

Dažreiz prasība tiek nepareizi saprasta. Ja dokumentam ir nepieciešamas tikai dažas tekstuālas izmaiņas, bet tam jāpaliek vizuāli identiskam, pilna konvertēšana uz Word var nebūt labākā darbplūsma. PDF rediģēšana PDF redaktorā var labāk saglabāt fiksēto lapas izkārtojumu nekā visa faila konvertēšana uz Word.

Ja prasība ir pretēja — plaša mēroga pārrakstīšana, sadarbība, stili, izsekotas izmaiņas un turpmākas revīzijas — pieņemiet, ka daļa izkārtojuma atjaunošanas var būt nepieciešama. Word dokuments, kas paredzēts rediģēšanai, uzvedas atšķirīgi no PDF, kas paredzēts izskata fiksēšanai.

Droša saglabāšana pēc konvertēšanas

Kad DOCX ir pietiekami tīrs lietošanai, saglabājiet to ar jaunu faila nosaukumu, nepārrakstot citus projekta failus. Paturiet sākotnējo PDF kā vizuālo atsauci.

Noderīga failu nosaukumu shēma ir:

Oriģināls:
Project-Proposal.pdf

Konvertēts darba fails:
Project-Proposal_converted.docx

Notīrīts galīgais Word fails:
Project-Proposal_editable-final.docx

Tas atdala fiksēto oriģinālu, neapstrādāto konvertāciju un notīrīto dokumentu. Ja formatējums sabrūk vēlākas rediģēšanas laikā, jums joprojām ir atsauces kopija.

Galīgā kvalitātes kontroles saraksts

Pirms nosūtīšanas vai aizstāšanas ar oriģinālu, salīdziniet PDF un Word dokumentu blakus:

• Vai visas lapas ir klāt un pareizā secībā?
• Vai virsraksti izmanto pareizo hierarhiju un numurēšanu?
• Vai tabulas ir pilnīgas, ar pareizām rindu un kolonnu attiecībām?
• Vai kājenes piezīmes, beigu piezīmes, paraksti un krusteniskās atsauces joprojām ir jēgpilnas?
• Vai galvenes, kājenes, lapu numuri un sadaļu pārnesumi ir pareizi?
• Vai attēli un paraksti joprojām pieder kopā?
• Vai fonti ir aizvietoti?
• Vai hipersaites joprojām ir derīgas?
• Vai OCR dokumentiem vārdi, numuri, datumi un summas ir pārbaudīti rakstzīmi pa rakstzīmi?
• Vai Word Print Preview (Priekšskatījums) izskatās pieņemami tuvu sākotnējam PDF?

Ja konvertētais dokumenta neiztur vairākas no šīm pārbaudēm, mainiet metodes, nevis tērējiet stundas sliktas konvertācijas lāpīšanai. Tekstam bagāts PDF var labāk konvertēties Word; skenējums vai izkārtojumam bagāts PDF var būt labāks caur Acrobat ar OCR un izkārtojuma iestatījumiem; un dokumentu ar ārkārtēju dizaina sarežģītību var būt ātrāk selektīvi pārbūvēt.

Secinājums

Nav konvertētāja, kas varētu solīt rediģējamu Word dokumentu ar nulles formatējuma zudumu katram PDF. Pats Microsoft izskaidro kāpēc: PDF saglabā fiksētu vizuālu rezultātu, savukārt Word ir nepieciešama rediģējama dokumenta struktūra. Tāpēc labākā darbplūsma ir izvēlēties metodi, kas atbilst avotam.

Izmantojiet sākotnējo Word failu, ja tas eksistē. Izmantojiet darbvirsmas Word galvenokārt teksta bāzētiem PDF. Izmantojiet Acrobat, ja jums nepieciešama OCR vai stiprāka kontrole pār lapas izkārtojuma pret plūstoša teksta konvertēšanu. Pēc tam labojiet Word struktūru, pārbaudiet rezultātu pret sākotnējo PDF un paturiet abus failus, līdz konvertētais dokuments ir izturējis pārbaudi pa lapām.