Kā izveidot vienkāršu potenciālo klientu izsekošanas sistēmu Excel pirms CRM iegādes

Vienkāršākais lietderīgais Excel potenciālo klientu izsekotājs satur vienu rindu katram potenciālajam klientam, vienu kontrolētu pārdošanas posmu un vienu obligātu nākamo atgriezeniskās saites datumu. Ja šīs trīs lietas ir uzticamas, maza pārdošanas komanda var atbildēt uz svarīgākajiem jautājumiem: Kas ir šis potenciālais klients? Kur viņš atrodas pārvadē? Kas notiks tālāk? Kad mums ir jāveic atgriezeniskā saite?

Jums nav jāveido mini CRM sistēma Excel, pirms zināt, kas tiešām nepieciešams jūsu pārdošanas procesam. Sāciet ar vienu tabulu, dažām izvēlnēm, atgriezeniskās saites noteikumu un īsu iknedēļas pārskatu. Ja darblapa paliek precīza un neviens potenciālais klients netiek aizmirsts, turpiniet to izmantot. Ja īpašumtiesības, vēsture, atgādinājumi, atļaujas vai automatizācija kļūst grūti pārvaldāma, tas ir spēcīgāks iemesls CRM programmatūras izvērtēšanai nekā patvaļīgs potenciālo klientu skaita slieksnis.

Šajā rokasgrāmatā tiek izmantotas funkcijas, ko Microsoft dokumentējas pašreizējām atbalstītajām Excel versijām, tostarp Excel tabulas, datu validācijas izvēlnes, filtrēšana, strukturētās atsauces, nosacītā formatēšana un funkcija TODAY(). Izvēlnes etiķetes var nedaudz atšķirties Windows, Mac un Excel tīmekļa versijā, taču darba plūsma ir tāda pati.

1. darbība: Izveidojiet vienu tīru potenciālo klientu tabulu, nevis vairākas nesaistītas lapas

Sāciet darblapā ar nosaukumu Leads (Potenciālie klienti). Ievietojiet vienu potenciālo klientu katrā rindā un vienu informācijas veidu katrā kolonnā. Praktisks sākuma komplekts ir:

Kad virsraksti ir ievietoti, pārvērtiet diapazonu par Excel tabulu. Atlasiet šūnu datos un izmantojiet Sākums → Formatēt kā tabulu, vai izmantojiet Ctrl+T, kur tas ir atbalstīts. Microsoft oficiālās tabulu instrukcijas paskaidro, ka tabulas ir paredzētas saistītu datu grupēšanai un analīzei. Tabulu virsraksti automātiski saņem filtra vadīklas, un formulas, kas izmanto strukturētās atsauces, var paplašināties, tabulai augot.

Nosaukiet tabulu ar saprotamu nosaukumu, piemēram, Leads. Tas padara vēlākas formulas vieglāk saprotamas. Microsoft dokumentē strukturētās atsauces, piemēram, Leads[Lead Status], kas pielāgojas, pievienojot vai noņemot rindas.

Kad šis iestatījums der: jums ir viena galvenā pārvade, katram potenciālajam klientam var būt viens pašreizējais atbildīgais, un īsa piezīme ir pietiekama konteksta saglabāšanai.

Kad tas neder: vienam potenciālajam klientam var būt daudz kontaktu, daudz vienlaicīgu iespēju, detalizēta darbību vēsture, atjaunojumi vai sarežģītas konta attiecības. Tās ir pazīmes, ka relāciju CRM varētu galu galā būt vieglāk izmantot, nekā pievienot arvien vairāk kolonnu.

Darbība: izveidojiet pirmo tabulu ar ne vairāk kolonnām, nekā varat uzturēt aktuālas pēc katras pārdošanas sarunas. Mazāks precīzs izsekotājs ir noderīgāks nekā liels, novecojis.

2. darbība: Standartizējiet posmu, avotu un atbildīgo ar izvēlnes sarakstiem

Brīvā teksta statusa lauki negaidīti ātri neizdodas. Viens cilvēks ievada “Follow up”, cits ievada “Follow-up”, un trešais ievada “Contacted”. Excel redz trīs dažādas vērtības, kas padara filtrus un skaitīšanu neuzticamus.

Izveidojiet otro darblapu ar nosaukumu Lists (Saraksti). Ievietojiet atļautās posma vērtības vienā kolonnā. Vienkārša pārvade var izmantot:

• Jauns
• Sazinājies
• Kvalificēts
• Piedāvājums
• Negociācijas
• Uzvarēts
• Zaudēts

Dariet to pašu Avotam un, ja pārdod vairāki cilvēki, Atbildīgajam. Pēc tam atlasiet šūnas atbilstošajā potenciālo klientu tabulas kolonnā un izmantojiet Dati → Datu validācija → Saraksts. Microsoft izvēlnes sarakstu dokumentācija norāda, ka datu validācija palīdz cilvēkiem izvēlēties no kontrolēta saraksta, nevis ievadīt nesaskaņotas vērtības. Microsoft arī iesaka glabāt avota opcijas tabulā, ja vēlaties, lai saraksts atjauninātos, pievienojot vai noņemot vienumus.

Nedrīkst izveidot piecpadsmit posmus tikai tāpēc, ka jūsu CRM kandidātiem ir piecpadsmit. Izmantojiet posmus, kas apzīmē nozīmīgu izmaiņu pārdošanas procesā. Piemēram, “Kvalificēts” nozīmē kaut ko, ko jūsu komanda var konsekventi izskaidrot, piemēram, potenciālajam klientam ir definēta nepieciešamība, ticams pirkšanas ceļš un nākamais pārdošanas solis.

Kad šis iestatījums der: jūsu pārvades posmi ir pietiekami stabili, lai tos aprakstītu īsā sarakstā, un pārdošanas komanda var vienoties par katra posma nozīmi.

Kad to mainīt: ja cilvēkiem atkārtoti ir nepieciešamas dažādas pārvades dažādiem produktiem, reģioniem vai darījumu veidiem, visu darbu piespiešana vienā kopīgā statusa kolonnā var kļūt maldinoša. Tā ir pazīme, ka jāpārprojektē darblapa vai jāapsver CRM ar vairākām pārvadēm.

Darbība: uzrakstiet vienu teikumu, kas definē katru posmu, pirms izveidojat izvēlni. Ja divi komandas locekļi vienu un to pašu potenciālo klientu klasificētu atšķirīgi, problēma ir posma definīcijā, nevis izklājlapā.

3. darbība: Padariet Nākamo atgriezenisko saiti un Nākamo darbību par darbības sistēmu

Potenciālo klientu izsekotājs kļūst noderīgs, kad tas pasaka, ko darīt šodien. Tieši tāpēc Nākamā atgriezeniskā saite un Nākamā darbība ir jāuztver kā darbības lauki, nevis pēc izvēles piezīmes.

Pēc katras nozīmīgas mijiedarbības atjauniniet šos laukus, pirms pāriet pie cita potenciālā klienta. Rinda varētu teikt:

Potenciālā klienta statuss: Kvalificēts
Nākamā atgriezeniskā saite: 18.09.2026
Nākamā darbība: Nosūtīt cenu variantus un ieplānot 20 minūšu pārskatu

Tas ir rīcībspējīgāk nekā piezīme “Interesēts; sazināties vēlāk”.

Pievienojiet nokavēto uzdevumu karodziņu

Pievienojiet kolonnu ar nosaukumu Atgriezeniskās saites karodziņš. Ja jūsu tabula ir nosaukta Leads, strukturētās atsauces formula var klasificēt datumu:

=IF(OR([@[Lead Status]]="Uzvarēts",[@[Lead Status]]="Zaudēts",[@[Next Follow-up]]=""),"",IF([@[Next Follow-up]]<TODAY(),"NOKAVĒTS",IF([@[Next Follow-up]]=TODAY(),"ŠODIEN UZ LAIKA","NĀKOTNĒ")))

Microsoft dokumentē, ka TODAY() atgriež pašreizējo datumu un to var izmantot datumu aprēķinos. Skatiet oficiālo TODAY funkcijas dokumentāciju. Tā kā Excel tabula parasti izplatī formulas caur aprēķināto kolonnu, jums nav manuāli jāpārbūvē formula katram jaunajam potenciālajam klientam.

Pēc tam izmantojiet Sākums → Nosacītā formatēšana, lai izceltu šūnas, kas satur NOKAVĒTS. Microsoft nosacītās formatēšanas dokumentācija apstiprina, ka noteikumi var formatēt šūnas, pamatojoties uz to vērtībām vai formulām.

Uzturiet noteikumu vienkāršu. Ja darblapa pārvēršas par statusa krāsu varavīksni, lietotāji var pamanīt tikai to vienu nosacījumu, kas patiešām prasa uzmanību.

Kad šis iestatījums der: katram aktīvajam potenciālajam klientam ir viens skaidri definēts nākamais solis un viens datums, kad kāds atbild par šo atgriezenisko saiti.

Kad tas neder: jums ir nepieciešamas automātiskas e-pasta ziņas, uzdevumu atgādinājumi, atkārtotas secības, SLA taimeri vai darbību žurnalēšana no vairākiem saziņas kanāliem. Excel var attēlot šos vienumus, bet CRM parasti ir labāk piemērots to automatizēšanai un auditēšanai.

Darbība: padariet “nav aktīva potenciālā klienta bez nākamā datuma un nākamās darbības” par savu darblapas noteikumu. Pārskatiet tukšos nākamās darbības laukus, pirms pievienojat vairāk panela funkcijas.

4. darbība: Iknedēļas pārskatiet pārvadi — un izmantojiet pārskatu, lai izlemtu, vai jums joprojām ir nepieciešams Excel

Kad izsekotājs ir uzticams, pievienojiet tikai kopsavilkuma skaitļus, kas palīdz pieņemt lēmumus. Maza Dashboard (Panelis) lapa var saskaitīt potenciālos klientus pa posmiem, izmantojot COUNTIF:

=COUNTIF(Leads[Lead Status],"Jauns")
=COUNTIF(Leads[Lead Status],"Kvalificēts")
=COUNTIF(Leads[Lead Status],"Uzvarēts")
=COUNTIF(Leads[Follow-up Flag],"NOKAVĒTS")

Microsoft COUNTIF dokumentācija definē funkciju kā šūnu skaitīšanu, kas atbilst kritērijam. Jūs varat izmantot šos skaitļus vienkāršā kopsavilkuma tabulā vai diagrammā. Nesajauciet diagrammu ar pārdošanas procesu; tā ir tikai pamatā esošās tabulas skats.

Iknedēļas pārskatam filtrējiet tabulu, nevis manuāli kopējiet potenciālos klientus uz citu lapu. Microsoft dokumentē, ka Excel tabula automātiski nodrošina virsrakstu filtrus, un oficiālā filtrēšanas rokasgrāmata paskaidro, kā filtrēt tekstu, skaitļus, datumus, tukšas šūnas un citus kritērijus.

15 minūšu iknedēļas pārskats var sekot šādai secībai:

1. Filtrējiet Atgriezeniskās saites karodziņš = NOKAVĒTS. Katrai rindai ir nepieciešams jauns datums, darbība vai slēgta statusa iestatījums.
2. Filtrējiet Potenciālā klienta statuss = Jauns. Pārbaudiet, vai katram jaunajam potenciālajam klientam ir atbildīgais un pirmā darbība.
3. Pārskatiet Kvalificēts, Piedāvājums un Negociācijas potenciālos klientus. Apstipriniet, ka nākamā darbība ir konkrēta.
4. Pārskatiet Uzvarēts un Zaudēts. Aizveriet ciklu, lai vecie darījumi neatrastos aktīvajā pārvadē.
5. Apskatiet Avota skaitļus tikai tad, ja jums ir pietiekami konsekventi dati, lai salīdzinājums būtu nozīmīgs.

Kad Excel joprojām ir pietiekams: darblapai ir viens uzticams īpašnieks vai maza disciplinēta komanda, visi var atrast pašreizējo ierakstu, atjauninājumi notiek pēc mijiedarbības, atgriezeniskās saites netiek palaistas garām, un manuālais darbs paliek neliels.

Kad sākt izvērtēt CRM programmatūru: potenciālie klienti tiek dublēti, cilvēki pārraksta viens otra informāciju, īpašumtiesības kļūst neskaidras, atgriezeniskās saites atgādinājumi tiek regulāri palaisti garām, ziņošanai ir nepieciešama atkārtota manuāla sakārtošana, jums ir nepieciešamas atļaujas pēc lomas, vai pārdošanas darbībām ir jābūt automātiski savienotām ar e-pastu, zvaniem, veidlapām vai mārketinga sistēmām.

Nav universāla skaitļa, piemēram, “iegādājieties CRM pēc 100 potenciālajiem klientiem”. Lūzumpunkts ir atkarīgs no pārdošanas cikla sarežģītības, lietotāju skaita, vienlaicīgo iespēju skaita, atbilstības prasībām, integrācijām un tā, cik daudz manuāla darba jūsu komanda pieļauj.

Darbība: izmantojiet Excel sistēmu noteiktā izmēģinājuma periodā, piemēram, viena vai divu pārdošanas ciklu garumā, un izsekojiet trīs kļūmju signālus: palaistas garām atgriezeniskās saites, dublēti/pretrunīgi ieraksti un laiks, kas pavadīts manuālajā administrēšanā. Ja tie pieaug, lai gan darblapas dizains ir labs, salīdziniet CRM rīkus ar šīm konkrētajām problēmām, nevis iepērkoties no vispārīga funkciju saraksta.

Praktisks sākuma izkārtojums, ko varat kopēt

Ja vēlaties minimālo dzīvotspējīgo versiju, izmantojiet trīs lapas:

Izvairieties no atsevišķas lapas izveides katram pārdevējam, ja vien nav spēcīga iemesla. Vienu kopīgu tabulu var filtrēt pēc Atbildīgā, Posma, Avota vai Nākamās atgriezeniskās saites datuma. Atsevišķas kopijas rada saskaņošanas problēmas, jo tas pats potenciālais klients var eksistēt vairāk nekā vienā vietā.

Ko neveidot, pirms zināt, ka tas ir nepieciešams

Ir viegli pavadīt brīvdienas, pievienojot makrus, pielāgotas formas, automatizētus e-pasta skriptus, svērtas pārvades prognozes, potenciālo klientu vērtēšanas formulas un sarežģītus paneļus. Tas var šķist produktīvi, vienlaikus padarot darblapu grūtāk uzturamu.

Pirms funkcijas pievienošanas, jautājiet, kādu lēmumu tā uzlabo. Potenciālā klienta vērtējums ir noderīgs tikai tad, ja tas maina to, ar ko sazināties vai ko darāt tālāk. Paredzētā darījuma vērtība ir noderīga tikai tad, ja to uzturat pietiekami aktuālu, lai atbalstītu prognozēšanu. Diagramma pēc potenciālā klienta avota ir noderīga tikai tad, ja Avota vērtības tiek ievadītas konsekventi.

Excel šeit ir visstiprākais kā caurspīdīgs, zemu izmaksu jūsu pārdošanas procesa prototips. Tas palīdz atklāt, kurus laukus, posmus, pārskatīšanas ieradumus un ziņojumus jūs patiešām izmantojat. Šīs zināšanas padara vēlāku CRM pirkumu labāku, jo jūs varat izvērtēt programmatūru, salīdzinot ar darbojošos procesu, nevis minēt, kuras funkcijas būs svarīgas.

Galīgā pašpārbaude: vai jūsu potenciālo klientu izsekotājs patiešām darbojas?

Pēc dažām nedēļām nejauši izvēlieties desmit aktīvus potenciālos klientus un atbildiet uz šiem jautājumiem, neatverot e-pastu un nejautājot kolēģim:

• Kas ir atbildīgs par katru potenciālo klientu?
• Kādā posmā atrodas katrs potenciālais klients?
• Kāda ir nākamā darbība?
• Kad ir nākamā atgriezeniskā saite?
• Kuras atgriezeniskās saites ir nokavētas šodien?
• Vai varat atšķirt Uzvarētos un Zaudētos darījumus no aktīvajiem?
• Vai divi cilvēki var konsekventi piemērot tās pašas posma definīcijas?

Ja lapa ātri atbild uz šiem jautājumiem un dati ir aktuāli, vienkāršā Excel sistēma veic noderīgu darbu. Ja atbildēm ir nepieciešama iekšējo pastu pārlūkošana, garu piezīmju lasīšana, kopiju saskaņošana vai atcerēšanās, kas notika, vispirms pievienojiet tikai trūkstošo struktūru. Ja trūkstošā iespēja ir automatizācija, vairāku lietotāju vēsture, atļaujas, integrācijas vai attiecību pārvaldība, nevis izklājlapas struktūra, tad tas ir brīdis, kad CRM pelna nopietnu apsvēršanu.