Agile komandas var radīt daudz darbības datu, tomēr ieinteresētās puses joprojām var palikt ar pamatjautājumiem: Vai mēs esam pareizajā kursā? Kas mainījās? Kas ir apdraudēts? Kāds lēmums ir nepieciešams no manis? Noderīgai projekta statusa pārskata prezentācijai ir jāatbild uz šiem jautājumiem ātri, nepārvēršot to par otro darbu sarakstu, komandas pasākumu aizstājēju vai vanitātes rādītāju kolekciju.
Šī lapa piedāvā bezmaksas, gatavu projekta statusa pārskata prezentācijas veidni Agile komandām. Jūs varat izveidot slaidu struktūru PowerPoint vai citā prezentācijas rīkā un pielāgot to savam produktam, projektam, ziņošanas ritmam un auditorijai. Mērķis nav likt visām komandām ziņot vienādi. Mērķis ir sniegt jums vieglu struktūru, kas padara progresu, nenoteiktību un lēmumus redzamus.
Sāciet šeit, pirms izvēlaties krāsas, diagrammas vai slaidu izkārtojumus. Statusa prezentācija ir noderīga, kad tā palīdz ieinteresētajai pusei pieņemt lēmumu, apstiprināt, novērst šķērsli, mainīt prioritāti, pieņemt prognozi vai saprast būtiskas izmaiņas. Ja auditorija var izlasīt prezentāciju, bet joprojām nevar pateikt, kam nepieciešama uzmanība, pārskats, visticamāk, ir pārāk aprakstošs un nepietiekami orientēts uz lēmumiem.
Agile komandai visnoderīgākie jautājumi parasti ir:
Oficiālajā Scrum rokasgrāmatā tiek uzsvērta caurspīdība, pārbaude un adaptācija. Tajā arī teikts, ka progress virzībā uz saskaņotajiem mērķiem ir bieži jāpārbauda, lai varētu konstatēt nevēlamas novirzes vai problēmas. Tas padara kodolīgu statusa prezentāciju visvērtīgāko, kad tā uzlabo redzamību un atbalsta reālu adaptāciju, nevis vienkārši dokumentē, ka darbs tika veikts. Skatiet oficiālo Scrum rokasgrāmatu.
Spēcīga noklusējuma opcija ir septiņi galvenie slidi ar neobligātu metrikas pielikumu. Mazākas komandas var apvienot vairākus no šiem trim vai četros slaidos. Lielākās programmās var pievienot detaļas, taču galvenajai prezentācijai jāpaliek viegli pārskatāmai.
| Slaida | Ko parādīt | Jautājums, uz ko tas atbild |
|---|---|---|
| 1. Vāks un ziņošanas periods | Projekta vai produkta nosaukums, komanda, ziņošanas periods, atbildīgais | Kādu atjauninājumu es skatos? |
| 2. Izpildu statuss | Kopējais statuss, pašreizējais mērķis, galvenās izmaiņas, galvenais risks, nepieciešamais lēmums | Kas tagad ir vissvarīgākais? |
| 3. Sprinta vai iterācijas progress | Sprinta mērķis, pabeigtais darbs, darbs procesā, nozīmīga tendence | Vai mēs progresējam virzībā uz īstermiņa mērķi? |
| 4. Sasniegtie rezultāti | Pabeigtais pieaugums, klienta/lietotāja ietekme, validēta mācīšanās | Kādu vērtību vai mācības komanda radīja? |
| 5. Prognoze un atskaites punkti | Īstermiņa atskaites punkti, mērķa datumi, pārliecība vai pieņēmumi | Ko mums gaidīt tālāk? |
| 6. Riski, šķēršļi, atkarības | Ietekme, atbildīgais, mazināšana, nepieciešamā palīdzība | Kas varētu kavēt progresu? |
| 7. Nākamie soļi un lēmumi | Nākamā fokusa zona, atbildīgais, termiņš, skaidri lēmumu pieprasījumi | Kas notiks pēc šī atjauninājuma? |
| Neobligāts pielikums | Atbalstošās tendences un operatīvās metrikas | Kādi pierādījumi atbalsta kopsavilkumu? |
Atbildiet uz galvenajiem jautājumiem, pirms rādāt detaļas. Praktisks izpildu statusa slaidā var ietilpt pieci punkti: pašreizējais mērķis, kopējais statuss, viens vai divi pierādījumu punkti, galvenais risks un nepieciešamais lēmums vai rīcība. Auditorijai nevajadzētu interpretēt sešas diagrammas, lai atklātu secinājumu.
Ja izmantojat sarkanu/dzeltenu/zaļu statusu, definējiet noteikumus. Piemēram, zaļš var nozīmēt, ka pašreizējais mērķis ir sasniedzams esošajā prognozē un neviena neatrisināta problēma neprasa eskalāciju; dzeltens var nozīmēt, ka mērķis joprojām ir sasniedzams, bet būtisks risks vai atkarība prasa aktīvu pārvaldību; sarkans var nozīmēt, ka pašreizējā prognoze vai mērķis vairs nav ticams bez izmaiņām. Tie ir piemēri, nevis universāli Agile standarti. Jūsu organizācijai jāizvēlas definīcijas, kas ir konsekventas un redzamas.
Nemainiet statusa krāsu tikai tāpēc, ka tuvojas sapulce. Ticamam statusa indikatoram jāatspoguļo pierādījumi un zināmā nenoteiktība, nevis prezentācijas spiediens.
Izmantojiet metrikas, kas šai auditorijai izskaidro progresu vai risku. Tendences un konteksts parasti ir svarīgāki par vienu skaitli. Atkarībā no darba, noderīgi pierādījumi var ietvert pabeigtos rezultātus, cikla vai izpildes laika tendences, caurlaidspēju, izsprukušos defektus, pakalpojuma uzticamību, prognozes pārliecību, klientu atsauksmes vai progresu virzībā uz produkta mērķi.
Burndown, burnup, kumulatīvās plūsmas un līdzīgas prakses var būt noderīgi prognozēšanas palīglīdzekļi, taču Scrum rokasgrāmata skaidri norāda, ka šādas prakses neatceļ empirismu. Tajā arī brīdina, ka sarežģītā vidē nākotne ir pēc būtības nenoteikta. Tas ir labs iemesls prognozes apzīmēt kā prognozes un parādīt pieņēmumus, nevis prezentēt diagrammu kā noteiktību.
Tikai tad, kad tas palīdz paredzētajai auditorijai saprast komandas pašu plānošanas kontekstu. Scrum rokasgrāmata neparedz ātrumu kā obligātu Scrum metriku. Ja to iekļaujat, paskaidrojiet, ko tas nozīmē konkrētajai komandai, un izvairieties no tā izmantošanas kā starpkomandu produktivitātes rangam. Skaitlis bez konteksta var veicināt nepareizu lēmumu.
Nē. Scrum metodoloģijā Sprinta pārskats ir darba sesija, kurā Scrum komanda un ieinteresētās puses pārbauda sprinta rezultātu un apspriež progresu virzībā uz produkta mērķi. Scrum rokasgrāmata īpaši norāda, ka Sprinta pārskats nedrīkst būt ierobežots tikai ar prezentāciju. Statusa prezentācija var atbalstīt sarunu, sniegt kodolīgu iepriekšēju izlasīšanu vai apkopot informāciju cilvēkiem, kuri nevar apmeklēt, taču tai nevajadzētu pārvērst pārskatu par vienvirziena ziņošanu.
Līdz 2026. gada septembrim oficiālā Scrum Guides vietne joprojām norāda 2020. gada novembra Scrum rokasgrāmatu kā pašreizējo oficiālo versiju. Pašreizējo versiju varat pārbaudīt oficiālajā Scrum rokasgrāmatas lejupielādes lapā.
Izstrādājiet galveno prezentāciju cilvēkiem, kuriem ir jāpieņem vai jāietekmē lēmumi. Izpildu direktoriem parasti ir nepieciešams pašreizējais mērķis, biznesa ietekme, prognoze, būtiski riski un lēmumu pieprasījumi. Produktu un piegādes vadītājiem bieži ir nepieciešams tas pats kopsavilkums, kā arī atskaites punktu un atkarību detaļas. Komandai var būt nepieciešami dziļāki operatīvie dati, taču šī informācija var atrasties darbu sarakstā, panelī, problēmu izsekošanas sistēmā vai pielikumā, nevis izpildu slaidos.
Vienkāršs tests ir noņemt jebkuru elementu, kas nemaina izpratni vai rīcību. Ja slaidā ir divdesmit darba vienības, bet auditorijai tikai jāzina, ka viena ārēja atkarība apdraud atskaites punktu, kopsavilkumā norādiet atkarību un saistiet to ar detalizētu izsekošanas sistēmu, nevis reproducējiet darbu sarakstu.
Nepalieciet pie problēmu saraksta. Katram būtiskajam elementam jāparāda, kāpēc tas ir svarīgs, kas tiek darīts, kas ir atbildīgs par nākamo darbību un vai ir nepieciešama ieinteresētās puses palīdzība. Kompaktai riska rindai var izmantot šādu struktūru:
Atšķiriet šķērsli, kas jau kavē progresu, no riska, kas var rasties. Šī atšķirība padara eskalāciju skaidrāku un novērš situāciju, kurā katrs jautājums izskatās vienlīdz steidzams.
Izmantojiet ritmu, kas atbilst ieinteresēto pušu lēmumiem un komandas piegādes ritmam. Iknedēļas atjauninājums var būt jēdzīgs ātri mainīgām iniciatīvām ar ārējām atkarībām. Ar sprintu saistīts atjauninājums var būt pietiekams, ja sprints jau nodrošina pareizo pārbaudes ritmu. Mēneša prezentācija var derēt vecākajai pārvaldībai, ja būtiski lēmumi tiek pieņemti retāk.
Scrum rokasgrāmata nosaka, ka sprinti ir fiksēta garuma notikumi, kas ilgst ne vairāk kā vienu mēnesi, un ka regulāri Scrum notikumi rada iespējas pārbaudei un adaptācijai. Tas nenozīmē, ka katrai Scrum komandai ir nepieciešama atsevišķa iknedēļas statusa prezentācija. Izvairieties no ziņošanas darba radīšanas, kas dublē informāciju, kas jau ir redzama un saprotama citur.
Saglabājiet struktūru stabilu un saturu aizvietojamu. Izmantojiet konsekventus vietturus ziņošanas periodam, pašreizējam mērķim, statusa kopsavilkumam, risku tabulai, atskaites punktu prognozei un lēmumu pieprasījumiem. Pastāvīgus vizuālos noteikumus, piemēram, logotipa novietojumu, tipogrāfiju, kājeni un standarta izkārtojumus, ievietojiet prezentācijas veidnē, nevis būvējiet tos katru ciklu no jauna.
Microsoft dokumentē, ka PowerPoint var sākt no sagatavotām veidnēm un ka darbvirsmas PowerPoint var saglabāt atkārtoti lietojamas veidnes kā .potx failus. Tā atbalsta norādījumos arī paskaidrots, ka Slide Master un slaidu izkārtojumus var izmantot, lai izveidotu atkārtoti lietojamus vietturus. Skatiet Microsoft PowerPoint prezentācijas norādījumus un Microsoft norādījumus PowerPoint veidnes izveidei un saglabāšanai.
Ja strādājat ar PowerPoint tīmekļa versijā, Microsoft norāda, ka varat izveidot prezentācijas no veidnēm, taču tās pašreizējā veidņu izveides atbalsta lapa norāda, ka atkārtoti lietojama PowerPoint veidnes faila izveide prasa darbvirsmas versiju. Šis ierobežojums ir svarīgs, ja jūsu mērķis ir īsta .potx veidne, nevis prezentācija, ko manuāli dublējat.
Aizstājiet vispārīgās etiķetes ar valodu, ko jūsu ieinteresētās puses faktiski lieto. Padariet pašreizējo mērķi skaidru. Noņemiet neizmantotās metrikas. Definējiet statusa krāsas. Pārbaudiet datumus un atbildīgos. Pēc tam padariet lēmumu pieprasījumus konkrētus: tā vietā, lai rakstītu “Nepieciešams atbalsts”, rakstiet, kāds lēmums ir nepieciešams, kurš to pieņems un līdz kad.
Tāpat atšķiriet faktus no prognozēm. “Trīs funkcijas atbilda Definition of Done” ir apgalvojums par pabeigtu darbu, ja jūsu komanda to ir pārbaudījusi. “Izlaišana paredzēta nākamajā mēnesī” ir prognoze, un tai jāiekļauj attiecīgie pieņēmumi vai pārliecība. Šo kategoriju atšķiršana palīdz lasītājiem saprast, kas ir zināms, un kas var mainīties.
Pēc atjauninājuma pārbaudiet rezultātu, nevis slaidu izskatu. Noderīgam pārskatam ir jāļauj lasītājam atbildēt uz jautājumiem par pašreizējo mērķi, svarīgāko progresu, galveno risku, īstermiņa prognozi un nākamo lēmumu, neprasa atsevišķu skaidrojumu.
Ja atbilde uz vairākiem no šiem jautājumiem ir “nē”, vienkāršojiet prezentāciju, pirms pievienojat vairāk diagrammu. Labākā projekta statusa pārskata prezentācijas veidne nav tā, kurā ir visvairāk slaidu. Tā ir tā, kas rada pietiekamu caurspīdību, lai pareizie cilvēki saprastu situāciju un pieņemtu nākamo noderīgo lēmumu.
Izveidojiet skaidru bezpeļņas organizācijas gada pārskatu programmā PowerPoint, izmantojot bezmaksas veidni, praktisku slaidu struktūru, ietekmes rādītājus, finanšu datus un ziedotājiem gatavus prezentācijas padomus.
Izveidojiet tīro tehnoloģiju jaunuzņēmumu investoru prezentāciju programmā PowerPoint, izmantojot praktisku slaidu struktūru, uz pierādījumiem balstītu vēstījumu, pieejamu dizainu un mazāk uzmanības novēršanas faktoru.
Izmantojiet šo vienkāršo uzdevumu deleģēšanas matricas veidni programmā Word, lai piešķirtu īpašniekus, lēmumu pieņemšanas ierobežojumus, termiņus un kontrolpunktus, nepārāk sarežģījot nelielas komandas darbu.
Izmantojiet šo vienkāršo drukājamo dienas aprūpes centra apmeklējuma lapu mājas bērnu aprūpei ar bērnu vārdiem, ierašanās/aizbraukšanas laikiem, parakstiem un atbilstības padomiem.
Izmantojiet šo drukājamo vienas lapas mārketinga stratēģijas veidni, lai definētu savu vietējo auditoriju, piedāvājumu, kanālus, budžetu, iknedēļas darbības un izmērāmus mērķus.
Neļaujiet programmai Excel konvertēt tādas vērtības kā 1/2, 11–53 vai JAN1 datumos. Uzziniet uzticamus risinājumus rakstīšanai, ielīmēšanai, CSV importēšanai un jau konvertētajām šūnām.
Izveidojiet noformētu nekustamā īpašuma sludinājumu PowerPoint prezentācijā bez maksas ar praktisku slaidu plānu, fotoattēlu, zīmola veidošanas, pieejamības, atbilstības un eksportēšanas padomiem.
Novērsiet Outlook problēmu, kad e-pasts tiek saņemts, bet nevar nosūtīt. Pārbaudiet izsūtni, bezsaistes režīmu, pieteikšanos, SMTP iestatījumus, profilus un Microsoft 365 izmaiņas.
Izveidojiet vienkāršu divnedēļu algas aprēķina izsekošanas tabulu Excel mazai komandai, iekļaujot stundas, algu, atskaitījumus, pārskatīšanas karodziņus, kopsavilkumus un dokumentu glabāšanas norādījumus.
Izveidojiet vai pielāgojiet drukājamu pasākumu plānošanas kontrolsarakstu un budžeta veidni programmā Microsoft Word, iekļaujot praktiskas sadaļas, kompromisus un padomus par Word un Excel salīdzināšanu.
