Žurnāla opciju iestatīšana programmā Outlook 2002

Zvaigžņu datumi 2002: On , kapteinis Starship Enterprise patiesi padara ikdienas ierakstus zvaigžņu žurnālā. Kapteinis ieraksta informāciju par planētām, kuras apkalpe ir izpētījusi, citplanētiešiem, ar kuriem viņi ir cīnījušies, un dīvainajām parādībām, ko viņi ir novērojuši dziļā kosmosā, kur neviens vīrietis (vai sieviete) iepriekš nav devies!

Tagad ir tava kārta. Tāpat kā uzņēmuma Enterprise kapteinis , jūs varat ierakstīt ikdienas mijiedarbību ar dīvainām būtnēm dīvainā vidē stresa apstākļos, pat ja visas dīvainās būtnes atrodas jūsu birojā. Outlook žurnāls ir jūsu zvaigžņu žurnāls.

Nav šaubu, ka galaktikas augstie spārni izmanto kapteiņa žurnālu šausmīgi svarīgām lietām, taču jūsu žurnāls kalpo jums tiešāk. Dažreiz, kad jums ir jāatrod dokuments vai sarunas ieraksts, jūs neatceraties, kā jūs to nosaucāt vai kur to saglabājāt, taču atceraties, kad izveidojāt vai saņēmāt vienumu. Šādā gadījumā varat doties uz Žurnālu un pārbaudīt datumu, kad atceraties, ka esat strādājis ar preci, un atrast to, kas jums jāzina.

Tomēr, lai žurnālu izmantotu lietderīgi, jums tas ir jāizmanto. Varat iestatīt, lai programma Outlook veiktu žurnāla ierakstus gandrīz par visu, ko darāt, vai arī varat pilnībā izslēgt žurnālu un neveikt tajā ierakstus. Ja jūs neko neievietojat žurnālā, jūs neko neiegūsit.

Kāds ir vienkāršākais veids, kā veikt ierakstus žurnālā? Neko nedarīt. Žurnāls automātiski ieraksta visus dokumentus, ko izveidojat, rediģējat vai drukājat jebkurā Office XP lietojumprogrammā. Žurnāls arī automātiski izseko e-pasta ziņas, sapulču pieprasījumus un atbildes, kā arī uzdevumu pieprasījumus un atbildes. Dažām programmām, izņemot Microsoft Office lietojumprogrammas, ir arī iespēja veikt ierakstus žurnālā, taču šo līdzekli visbiežāk izmanto Office XP programmās.

Šeit ir āķis: jums ir jāpaziņo programmai Outlook, ka vēlaties ieslēgt automātisko žurnāla ierakstīšanu. (Labi, tāpēc jums kaut kas ir jādara.) Par laimi, ja neesat aktivizējis žurnāla automātiskās ierakstīšanas līdzekli, programma Outlook 2002 jautā, vai vēlaties ieslēgt šo līdzekli ikreiz, kad noklikšķināt uz žurnāla ikonas.

Lai ieslēgtu žurnāla automātiskās ierakstīšanas funkciju, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties Rīki–>Opcijas.

Tiek parādīts dialoglodziņš Opcijas.

2. Noklikšķiniet uz pogas Žurnāla opcijas.

Tiek parādīts dialoglodziņš Žurnāla opcijas, kā parādīts 1. attēlā, ar izvēles rūtiņām visu veidu darbībām, kuras varat ierakstīt automātiski, un visu to personu vārdiem, kurām varat automātiski ierakstīt darījumus, piemēram, e-pastu.

1. attēls. Dialoglodziņš Žurnāla opcijas.

3. Noklikšķiniet, lai atzīmētu izvēles rūtiņas tiem vienumiem un failiem, kurus vēlaties automātiski ierakstīt, un kontaktpersonām, par kurām vēlaties ierakstīt informāciju.

Personu saraksts lodziņā Šīm kontaktpersonām ir tāds pats kā personu saraksts jūsu kontaktpersonu sarakstā. Varat manuāli izveidot žurnāla ierakstus personām, kuras nav jūsu kontaktpersonu sarakstā; skatiet šo sadaļu “Outlook vienuma manuāla ierakstīšana žurnālā”.

Kad kontaktpersonu sarakstam pievienojat vārdus kontaktpersonu modulī, šie vārdi netiek iestatīti automātiskai ierakstīšanai žurnālā. Dialoglodziņā Žurnāla opcijas ir jāatzīmē vārds vai jāatver kontaktpersonu ieraksts, noklikšķiniet uz cilnes Žurnāls un atzīmējiet izvēles rūtiņu Automātiski ierakstīt žurnāla ierakstus šīm kontaktpersonām.

4. Noklikšķiniet uz Labi.

Žurnāls automātiski ieraksta vienumus un failus, kurus atlasījāt nosauktajām kontaktpersonām.

Outlook vienuma manuāla ierakstīšana žurnālā

Ja nevēlaties pārblīvēt žurnālu, visu ierakstot automātiski, varat ievadīt atlasītos vienumus manuāli — vienkārši velciet tos uz žurnāla ikonu. Piemēram, iespējams, nevēlaties reģistrēt katru darījumu ar potenciālo klientu, kamēr neesat pārliecināts, ka veicat darījumus ar šo klientu. Varat vilkt attiecīgos e-pasta ziņojumus uz žurnālu un saglabāt nopietnu pieprasījumu ierakstu. Kad sākat darījumus ar jaunu klientu, varat iestatīt automātisku ierakstīšanu.

Lai manuāli ierakstītu vienumus žurnālā, veiciet šīs darbības:

1. Velciet ierakstāmo vienumu (piemēram, e-pasta ziņojumu) uz žurnāla ikonu.

Parādās žurnāla ieraksta veidlapa (skat. 2. attēlu). Veidlapas apakšā ir ikona, kas apzīmē ierakstāmo vienumu, kā arī vienuma nosaukumu.

2. attēls. Žurnāla ieraksts ar tekstlodziņā pievienotu saīsni uz e-pasta ziņojumu.

2. Aizpildiet informāciju, kuru vēlaties ierakstīt.

Tomēr jums nekas nav jāieraksta. Tekstlodziņā ekrāna apakšā ir vieta, kur izveidot piezīmi sev, ja vēlaties to izmantot.

3. Noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt.

Ierakstītais vienums tiek ievadīts žurnālā.

Dokumenta ierakstīšana žurnālā

Ja jūsu iecienītākā programma, piemēram, zīmēšanas vai darbvirsmas publicēšanas programma, neparādās to programmu sarakstā, kuras var veikt automātiskus ierakstus žurnālā, viss nav zaudēts — varat vilkt dokumentus no Outlook mapes Mans dators uz Žurnāla mape, lai izveidotu žurnāla ierakstus arī šo programmu failiem. Tā kā žurnāls var izsekot dažāda veida informācijai par dokumentu, izņemot datumu un laiku (piemēram, klientu, tēmu un dažas piezīmes), varat izmantot žurnālu, lai izsekotu failiem, ko izveidojat programmās, kas nav daļa. Microsoft Office. Ja izvēlējāties ļaut programmai Outlook automātiski izveidot žurnāla ierakstus jūsu Office XP lietojumprogrammām, jums nav jāveic ieraksti Office XP dokumentiem.

Lai ierakstītu dokumentu žurnālā, veiciet šīs darbības:

1. Outlook joslā noklikšķiniet uz atdalīšanas joslas Citi saīsnes.

Tiek parādītas ikonas grupā Citi saīsnes, tostarp ikona Mans dators.

2. Outlook joslā noklikšķiniet uz ikonas Mans dators.

Parādās jūsu disku saraksts (skatiet 3. attēlu).

3. attēls. Mans dators esošo disku saraksts.

3. Atrodiet dokumentu, kuru vēlaties ierakstīt.

Veiciet dubultklikšķi uz diska, kurā atrodas dokuments, kuru vēlaties ierakstīt. Pēc tam veiciet dubultklikšķi uz mapes, kurā saglabājat savus dokumentus, lai atrastu dokumentu, kuru vēlaties ierakstīt. Izceliet to.

4. Outlook joslā noklikšķiniet uz Outlook saīsņu atdalīšanas joslas.

Tiek parādītas Outlook saīsņu grupas ikonas, tostarp žurnāla ikona.

5. Velciet dokumentu uz žurnāla ikonu.

Tiek parādīta žurnāla ieraksta veidlapa ar ikonu tekstlodziņā, kas apzīmē ierakstāmo failu.

6. Noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt.

Jūsu dokuments tiek ierakstīts žurnālā.

Lielais ieguvums no dokumentu ierakstīšanas žurnālā ir fakts, ka žurnāla ieraksti patiešām ir īsceļi uz pašiem dokumentiem. Ievadot dokumentu žurnālā, varat ātri piekļūt informācijai, ko esat saglabājis par dokumentu, un jūs esat tikai viena klikšķa attālumā no paša dokumenta. Tātad, ja izmantojat programmu, kas nav Office XP un kas veido failus, kuros nav daudz informācijas par sevi, žurnāls ir lieliska vieta, kur sekot līdzi dokumentu informācijai. Piemēram, ja datorā saglabājat attēlus no zīmēšanas programmas, iespējams, vēlēsities saglabāt vairāk informācijas par katru attēlu, nevis tikai faila nosaukumu. Ja veidojat žurnāla ierakstus katram failam, varat saglabāt piezīmes par katru žurnāla attēlu. Kad atrodat žurnāla ierakstu vēlamajam attēlam, vienkārši veiciet dubultklikšķi uz attēla ikonas. Tiek atvērta programma, kuru izmantojat attēla skatīšanai.