Vienota biznesa kontaktpersonu saraksta izveide programmā Outlook 2003

Biznesa kontaktpersonu datubāze vienmēr mainās, taču programma Outlook 2003 var palīdzēt uzturēt kārtību. Neatkarīgi no tā, vai tie ir klienti vai piegādātāji, cilvēki nāk un iet, tālruņa numuri mainās, cilvēki tiek paaugstināti un tā tālāk. Kontaktpersonu saraksta atjaunināšana ir izaicinājums, kas pastiprinās, ja ņem vērā atrašanās vietu. Diezgan bieži saraksts tiek sadalīts starp norēķinu sistēmu, iepirkumu nodaļu un katra pārdevēja dažādajiem arhīviem (Rolodex, Pocket PC datori un pat augšējā atvilktnē aizmirstā vizītkarte). Bez atjauninātas datu bāzes jūs nevarat labi sazināties ar klientiem.

Šeit ir daži iespējamie šīs problēmas risinājumi:

• Izmantojiet savu kontaktpersonu sarakstu kā savu klientu un piegādātāju datu bāzi. Atjauniniet jebkuru informāciju, tiklīdz to saņemat, strādājot pats.

• Izmantojiet vienas personas kontaktpersonu sarakstu kā uzņēmumu sarakstu. Padariet šo par uzņēmuma noteikumu: visi jaunie atjauninājumi, ko ikviens saņem (piemēram, vizītkarte, tālruņa zvans ar jaunu informāciju vai e-pasts), tiek nosūtīti vienai centrālajai personai datu bāzes atjaunināšanai.

• Izveidojiet publisku sarakstu Exchange serverī un izvēlieties personu, kas būs saraksta turētājs. Varat izmantot Business Contact Manager versiju 2.0, kas ir bezmaksas Outlook pievienojumprogramma Office Professional un Small Business izdevumos. Varat koplietot biznesa kontaktpersonas un kontus kā vienu sarakstu ar pārējo uzņēmumu.

Jums nekavējoties jāatjaunina adreses izmaiņas un jāpievieno jauna kontaktinformācija. Pirmā iespēja ir piemērota, ja strādājat vienatnē. Otrā opcija darbojas, ja jums nav pieejams Exchange serveris vai neizmantojat Business Contact Manager versiju 2.0. Labākais variants ir trešais, jo kontaktpersonu saraksts ir pieejams visai komandai jebkurā laikā un vietā, izmantojot Outlook Web piekļuvi. Jūs vienkārši ierakstiet jaunās kontaktpersonas savā kontaktpersonu sarakstā, saglabājiet tās un pēc tam nosūtiet to kā vCard kontaktpersonu saraksta turētājam šādi:

1. Atveriet saglabāto kontaktu.

2. Izvēlieties Darbības, Pārsūtīt kā vCard.

Tiek atvērts jauns e-pasts ar pievienotu vCard.

3. Nosūtiet to kontaktu saraksta glabātājam.

Kontaktpersonu saraksta turētājs saņem e-pastu un var vienkārši vilkt un nomest vCard no e-pasta uz kontaktpersonu sarakstu.

Šādā veidā pievienojot kontaktpersonu, tiek automātiski reģistrēts kontakta izveides datums (izmantojot lauka nosaukumu Izveidots) un tiek saglabāts pēdējās modifikācijas datums (izmantojot lauku Modificēts). Ja vēlaties sekot šai informācijai, varat pielāgot savu kontaktpersonu skatu, lai iekļautu laukus Izveidots un Modificēts.

Jūs, visticamāk, saņemsit kontaktinformāciju no vairākiem avotiem, piemēram, iekšējās pārdošanas sistēmas, katra pārdevēja vai vadības komandas. Kontakta saistīšana ar personu, kas to izveidoja, atvieglo izsekošanu.

Varat izmantot kategorijas, lai palīdzētu izsekot šai informācijai:

1. Izveidojiet jaunu kategoriju katram pārdošanas komandas dalībniekam.

2. Sarakstā ievietojiet jaunu kontaktu.

3. Kad kontaktpersona ir atvērta, noklikšķiniet uz pogas Kategorijas.

Tiek parādīts dialoglodziņš Kategorijas.

4. Izvēlieties kategoriju Sender Name un saglabājiet kontaktu.

Kontaktpersona ir saistīta ar tā avotu.