Versiju noteikšanas iestatījumu izmantošana programmā SharePoint 2016

Programmas SharePoint 2016 apgabalā Versionēšanas iestatījumi ir daži no vispieprasītākajiem iestatījumiem jebkurā lietotnē. Versiju noteikšanas iestatījumi aptver lielāko daļu dokumentu pārvaldības vai satura pārvaldības iespēju. Tātad jūsu jaunā dokumentu/satura pārvaldības mantra ir apstiprināšana, versiju izveide un pārbaude. To var pateikt miegā. Pēc noklusējuma komandas vietnē nav ieslēgti apstiprināšanas, versiju noteikšanas vai izrakstīšanās prasību iestatījumi .

Versiju izveide pēc noklusējuma ir izslēgta, jo tā datu bāzē aizņem daudz vietas. Katru reizi, kad tiek izveidota jauna versija, datubāze palielinās. Tomēr versiju izveide ir svarīga jebkuram reālam darbam, tāpēc ieteicams to ieslēgt.

Ja vēlaties iespējot šīs opcijas, kad jūsu vietnes ir konfigurētas, apsveriet iespēju izmantot publicēšanas vietni.

Pirms šo opciju atlasīšanas pārliecinieties, ka zināt savas komandas biznesa procesus. Ja dokumenti tiek rūpīgi pārbaudīti un apstiprināti ārpus SharePoint procesa, iespējams, nevēlaties vai nav nepieciešami apstiprināšanas iestatījumi vai izrakstīšanās. Ja jūsu dokumenti ir attēli, varat vai nevēlēties lietot versiju noteikšanu, ja versijas jums nav svarīgas un jums nav jāatgriežas uz vecāku versiju.

Apsveriet iespēju izmantot vairākas dokumentu bibliotēkas lietotnes un piemērot dažādus iestatījumus atkarībā no vajadzības. Piemēram, ja lietojumprogrammā Bibliotēka jums ir 100 dokumenti un tiešām ir nepieciešama versija un apstiprinājums tikai 5 dokumentiem, iespējams, tos var ievietot bibliotēkas lietotnē ar papildu konfigurāciju.

Versiju noteikšana var būt viena no visvairāk pārprastajām SharePoint dokumentu pārvaldības funkcijām. Versiju noteikšana ir noderīgs aizsardzības mehānisms, jo, ja nepieciešams, varat atgriezties pie iepriekšējās dokumenta versijas. SharePoint versijas ir viena un tā paša dokumenta kopijas ar dažādiem intervāliem rediģēšanas laikā.

Iespējams, vēlēsities saviem skatiem pievienot sleju Versijas, lai lietotāji varētu ātri redzēt dokumenta versiju. Pretējā gadījumā lietotāji dokumenta nosaukumam vai nosaukumam pievieno versijas informāciju, piemēram, Darbinieku rokasgrāmata v1.0, Darbinieku rokasgrāmata v2.0 vai šī, Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-REVISE_02-06 -2017_ROZEMARIE-SIGNED-OFF-FINAL_FINAL.

Veiciet šīs darbības, lai lietotu vai mainītu versiju noteikšanas iestatījumus:

Lapā Bibliotēkas iestatījumi vai Saraksta iestatījumi noklikšķiniet uz saites Versionēšanas iestatījumi.
Lapas Versionēšanas iestatījumi sadaļas ietver satura apstiprinājumu, dokumenta versiju vēsturi, melnraksta vienuma drošību un pieprasīt izrakstīšanos (tikai bibliotēkas lietotnēm).

Tālāk jums ir jāizvēlas, vai vēlaties pieprasīt satura apstiprinājumu iesniegtajiem vienumiem. Izvēlaties šo izvēli, lapā Versionēšanas iestatījumi (piekļūstot 1. darbībā) izvēloties radio pogu Jā vai Nē.
Ja atbildē uz jautājumu Vai iesniegtajiem vienumiem ir nepieciešams satura apstiprinājums?, atlasījāt Jā, personas, kurām ir atļaujas Apstiprināt vienumus, vienmēr var redzēt vienumus uzmetuma.
Vienumi, kas vēl nav apstiprināti (tas nozīmē, ka tie ir uzmetuma versijas), nav redzami vietnes dalībniekiem vai apmeklētājiem. Sadaļā Melnraksta vienumu drošība varat norādīt, kam vēlaties skatīt melnrakstus.

Sadaļā Dokumenta versiju vēsture atlasiet radio pogu, lai norādītu, vai neizmantot versiju, izveidot galvenās versijas, izveidot galvenās un mazākās (uzmetuma) versijas vai (pēc izvēles) norādiet saglabājamo versiju skaitu, ievadot numuru.
Saraksta vai bibliotēkas lietotnes noklusējuma iestatījums ir Nav versijas. Varat atlasīt galvenās versijas (1.0, 2.0, 3.0 un tā tālāk) vai galvenās un mazākās versijas (1.0, 1.2., 1.3, 2.0 utt.). Atlasot kādu no pēdējām divām opcijām, varat noteikt katra veida versiju skaita ierobežojumu, ievadot skaitli līdz 10 000.

Izvēlieties, kam ir redzami uzmetuma vienumi, sadaļā Melnraksta vienuma drošība atlasot radiopogu Melnraksta vienuma drošība.
Šī sadaļa ir atspējota, ja vien neatļaujat nelielas (uzmetuma) versijas vai nepieprasāt savu dokumentu vai saraksta vienumu satura apstiprinājumu. Šeit ir trīs opcijas, kas var redzēt melnraksta vienumus — jebkurš lietotājs, kurš var lasīt vienumus, tikai lietotāji, kuri var rediģēt vienumus, vai tikai lietotāji, kuri var apstiprināt (un autors).

Nosakiet, vai lietotājiem, kuri rediģē dokumentus, ir jāpieprasa izrakstīšanās, atlasot radio pogu Jā vai Nē.
Lai gan dažreiz var būt sarežģīti, ja ir nepieciešama izrakstīšanās, tas ir vēl viens labs drošības mehānisms, kas nodrošina, ka citi lietotāji neredz dokumentu, kas ir modificēta laikā, vai arī to, ka vienlaikus rediģē vairāki lietotāji (uzvar pēdējā saglabāšana).
Apsveriet iespēju saviem skatiem pievienot sleju Izrakstīts uz, lai lietotāji varētu ātri redzēt, kam ir izņemta prece.

Noklikšķiniet uz Labi vai Atcelt.

Ja noklikšķināsit uz Labi, tiek piemēroti jūsu versiju noteikšanas iestatījumi. Ej un izmēģini tos!

Skatot dokumentus Bibliotēkas lietotnē, varat noklikšķināt uz elipses, lai skatītu konteksta izvēlni. Šī izvēlne ļauj dokumenta redaktoram pārbaudīt/ierakstīt dokumentu, apstiprināt, sākt darbplūsmu utt. Tā kā izvēlne ir kontekstuāla, ja, piemēram, bibliotēkā vai sarakstā nav iestatīts apstiprinājums, izvēlnē neparādās Apstiprināt. Ja dokuments ir izņemts, tiek parādīta opcija Izmest izrakstīšanos.

Dokumenta kontekstizvēlne.

Vairumā gadījumu komandas dalībnieki pāriet uz vietni, izmantojot pārlūkprogrammu, lai strādātu ar saraksta programmām. Tomēr padomājiet par to, kā jūsu komanda mijiedarbojas ar dokumentiem. Viņi var pārvietoties uz lietotni, izmantojot pārlūkprogrammu, taču viņi var arī izveidot saiti no grāmatzīmes vai atvērt dokumentu tieši no rediģēšanas lietojumprogrammas (piemēram, Word, Excel vai PowerPoint). Lai gan pašreizējās Office versijas atbalsta SharePoint bibliotēkas programmas iestatījumus un mijiedarbojas ar tiem, lietotāji var nezināt, kur šīs komandas atrast.

Izvairieties no neapmierinātības, veltot nedaudz laika, lai kopā ar savu komandu pārskatītu iestatījumus un opcijas. Apmācība par šīm dokumentu pārvaldības opcijām ir viens no galvenajiem ieteikumiem veiksmīgai SharePoint sadarbībai, īpaši komandām, kurās ir daudz dalībnieku vai līdzstrādnieku.