Uzskaite, izmantojot Outlook 2007 žurnālu

Žurnāls programmā Outlook 2007 var būt ļoti noderīgs neatkarīgi no tā, vai izvēlaties to izmantot regulāri vai reti. Jums nav jāierobežo sevi ar dokumentu vai Outlook vienumu ierakstīšanu. Varat sekot līdzi sarunām, klientu pieprasījumiem vai jebkuram citam darījumam, kurā ir svarīga hronoloģija. Ja iestatāt žurnālu automātiskajiem ierakstiem, varat to ignorēt, līdz jums būs jāredz, kas tajā ir ierakstīts. Varat arī spēlēt Starship kapteini un ierakstīt visu, ko darāt.

Dažreiz, kad vēlaties atrast dokumentu vai sarunas ierakstu, jūs neatceraties, kā jūs nosaucāt dokumentu vai kur to saglabājāt, taču atceraties, kad izveidojāt vai saņēmāt vienumu. Šādā situācijā varat doties uz Žurnālu un pārbaudīt datumu, kurā atceraties, kā strādājāt ar preci, un atrast to, kas jums jāzina.

Žurnāla ierakstu veikšana, neko nedarot

Kāds ir vienkāršākais veids, kā veikt ierakstus žurnālā? Neko nedarīt. Kad žurnāls ir ieslēgts, tas automātiski ieraksta visus dokumentus, ko izveidojat, rediģējat vai drukājat jebkurā Microsoft Office lietojumprogrammā. Žurnāls arī automātiski izseko e-pasta ziņas, sapulču pieprasījumus un atbildes, kā arī uzdevumu pieprasījumus un atbildes.

Šeit ir āķis: jums ir jāpaziņo programmai Outlook, ka vēlaties ieslēgt automātisko žurnāla ierakstīšanu. (Labi, tāpēc jums kaut kas ir jādara.) Par laimi, ja neesat aktivizējis žurnāla automātiskās ierakstīšanas līdzekli, programma Outlook jautā, vai vēlaties ieslēgt šo līdzekli ikreiz, kad noklikšķināt uz žurnāla ikonas.

Lai ieslēgtu žurnāla automātiskās ierakstīšanas funkciju, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties Rīki –> Opcijas.

Tiek parādīts dialoglodziņš Opcijas.

2. Noklikšķiniet uz pogas Žurnāla opcijas.

Tiek parādīts dialoglodziņš Žurnāla opcijas, piedāvājot izvēles rūtiņas visu veidu darbībām, kuras varat ierakstīt automātiski, un visu to cilvēku vārdus, ar kuriem varat automātiski ierakstīt darījumus, piemēram, e-pastu.

3. Noklikšķiniet uz izvēles rūtiņas vienumiem un failiem, kurus vēlaties automātiski ierakstīt, un kontaktpersonām, par kurām vēlaties ierakstīt informāciju.

Personu saraksts lodziņā Šīm kontaktpersonām ir tāds pats kā personu saraksts jūsu kontaktpersonu sarakstā.

Pievienojot vārdus savam kontaktpersonu sarakstam kontaktpersonu modulī, šie vārdi netiek iestatīti automātiskai ierakstīšanai žurnālā. Ja vēlaties, lai žurnāls tiem sekotu līdzi, jums ir divi veidi, kā to pateikt:

• Pārbaudiet vārdu(s) dialoglodziņā Žurnāla opcijas.

• Atveriet kontaktpersonu ierakstu, noklikšķiniet uz cilnes Žurnāls un atzīmējiet izvēles rūtiņu Automātiski ierakstīt žurnāla ierakstus šīm kontaktpersonām.

4. Noklikšķiniet uz Labi.

Žurnāls nekavējoties sāk automātiski ierakstīt vienumus un failus, kurus atlasījāt jūsu nosauktajām kontaktpersonām.

Outlook vienuma manuāla ierakstīšana žurnālā

Ja nevēlaties pārblīvēt žurnālu, visu ierakstot automātiski, varat ievadīt atlasītos vienumus manuāli — vienkārši velciet tos uz žurnāla ikonu. Piemēram, iespējams, nevēlaties reģistrēt katru darījumu ar potenciālo klientu, kamēr neesat pārliecināts, ka veicat darījumus ar šo klientu. Varat vilkt atbilstošos e-pasta ziņojumus uz žurnālu un saglabāt nopietnu pieprasījumu ierakstu. Kad sākat darījumus ar jaunu klientu, varat iestatīt automātisku ierakstīšanu.

Lai manuāli ierakstītu vienumus žurnālā, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties Go –> Folder List (vai nospiediet Ctrl+6).

Mapju saraksts, kurā ir neliela žurnāla ikona, tiek parādīts navigācijas rūts augšējā daļā.

2. Velciet ierakstāmo vienumu (piemēram, e-pasta ziņojumu) uz žurnāla ikonu mapju sarakstā.

Parādās žurnāla ieraksta veidlapa. Veidlapas apakšā ir redzama ikona, kas apzīmē ierakstāmo vienumu, kā arī vienuma nosaukumu.

3. Aizpildiet informāciju, kuru vēlaties ierakstīt.

Jums nekas nav jāieraksta. Tekstlodziņā ekrāna apakšā ir vieta, kur izveidot piezīmi sev, ja vēlaties to izmantot.

4. Noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt.

Ierakstītais vienums tiek ievadīts žurnālā.