Uzlabojiet savus Excel pārskatus, izmantojot efektīvu skaitļu formatēšanu

Tabulas izveidei ir tieša ietekme uz to, cik labi auditorija absorbē un interpretē šīs tabulas datus. Programmā Excel pārskatos katrai informācijas daļai jūsu tabulā ir jābūt iemeslam. Cenšoties precizēt, tabulas bieži pārpludina auditoriju ar lieku tinti, kas informācijai nepievieno vērtību.

Piemēram, jūs bieži redzēsit tabulas, kurās ir norādīts tāds skaitlis kā 145,57 ASV dolāri, bet vienkārši 145 būtu labi.

Kāpēc iekļaut papildu skaitļus aiz komata, kas kalpo tikai tam, lai pievienotu to skaitļu masu, kas jūsu auditorijai ir jāpārvar?

Tālāk ir sniegtas dažas vadlīnijas, kas jāpatur prātā, piemērojot formātus skaitļiem tabulā.

• Lietojiet decimāldaļas tikai tad, ja ir nepieciešams šāds precizitātes līmenis.

• Procentos izmantojiet tikai minimālo decimāldaļu skaitu, kas nepieciešams, lai efektīvi attēlotu datus.

• Tā vietā, lai izmantotu valūtas simbolus (piemēram, USD vai £), ļaujiet etiķetēm skaidri norādīt, ka jūs runājat par naudas vērtībām.

• Formatējiet ļoti lielus skaitļus līdz tūkstošiem vai miljoniem.

• Izlīdziniet skaitļus pa labi, lai tos būtu vieglāk lasīt un salīdzināt.

Šis attēls parāda slikti izstrādātu tabulu.

Šajā attēlā parādīta tā pati tabula ar piemērotu skaitļu formatējumu. Ņemiet vērā, ka lielās ieņēmumu un peļņas dolāru summas ir konvertētas uz tūkstošiem. Turklāt etiķetes virs cipariem tagad skaidri norāda uz to.

Procenti ir saīsināti, lai netiktu rādīti cipari aiz komata. Turklāt krāsu kodēšana pievērš uzmanību kolonnai Margin %, kas ir galvenā metrika šajā tabulā.

Pārsteidzoši, ka visi šie uzlabojumi ir veikti, vienkārši izmantojot skaitļu formatējumu. Tieši tā; netika izmantotas formulas, lai pārvērstu lielus skaitļus uz tūkstošiem, netika izmantots nosacīts formatējums, lai iekrāsotu lauku Margin %, un nebija nekādu citu perifērijas triku.