SharePoint vietnes pārvaldība

G pārvaldīšana ir kļuvusi par sliktu repu, daļēji tāpēc, ka tā ir saistīta ar pēdējo gadu banku skandāliem. Cilvēki dzird vārdu un kļūst sašutuši un satraukti, it īpaši, ja kāds ierosina pārvaldību, kas viņus ietekmē. Taču labi izstrādāts SharePoint vietnes pārvaldības plāns nav paredzēts cilvēku ierobežošanai; patiesībā tajā ir pietiekami daudz detaļu, lai nodrošinātu noteiktu konsekvenci un pārraudzību. Vietnes pārvaldība ir saistīta ar cilvēkiem, politikām un procesiem, kas veido jūsu vietni. Jūsu pārvaldība palīdz izdomāt, kā lietot visus labākos jaunos SharePoint līdzekļus.

Neveiksme nav risinājums (ne skatās un svilpo)

Viens no Microsoft galvenajiem SharePoint produktu draiveriem bija mērķis nodot lielāku kontroli un konfigurāciju lietotāju rokās; SharePoint tika izveidots kā cilvēku platforma.

Un cilvēki, kā jūs droši vien pamanījāt, mēdz būt neparedzami. Tātad SharePoint + cilvēka daba = haoss. Agrāk vai vēlāk nekontrolēta vietņu un apakšvietņu izplatība, darbības veidi, metadatu marķēšanas un lietošanas veidi, kā arī dokumentu pārvaldības veidi radīs ļoti smagnēju SharePoint instalāciju. Mēģinājums noteikt un ieviest pārvaldību šajā brīdī var būt neapmierinātība.

Tas ir garš veids, kā pateikt, ka agrāk vai vēlāk jums būs jārisina pārvaldības jautājumi. Izmantojiet šo padomu: Padariet SharePoint pārvaldību par augstu prioritāti un sāciet tūlīt.

Vadītāju dalības un atbalsta iegūšana

Veiksmīgiem pārvaldības plāniem parasti ir labi pamanāms advokāts, kas tos atbalsta un informē. Tāpēc atrodiet izpilddirektoru, lai iepirktos. Jums nebūs pārāk grūti nodot lietu vadībai; viņi jau ir ieguldījuši jaudīgā SharePoint platformā, un tā, iespējams, atbalsta funkcijas, kas ir ļoti svarīgas jūsu organizācijas panākumiem. Nodrošiniet izpildvaras atbalstu un piesaistiet šo atbalstu, lai veicinātu pārvaldības komitejas darbību izveidi un līdzdalību tajās.

Efektīvas pārvaldības grupas izveide

IT komanda parasti dominē pārvaldības komitejās; viņiem ir jāpārvalda servera vieta, jādarbojas ar drošības grupām un jāievieš jauna funkcionalitāte. Tā ir pietiekama motivācija, lai formalizētu lielu daļu no tā, ko viņi dara ar SharePoint. Taču pārvaldības komiteja, kas pilnībā vai pat lielā mērā sastāv no IT resursiem, nenovedīs jūs tur, kur jums vajadzētu būt.

Papildus jūsu izpildsponsoram jūsu pārvaldības grupai vajadzētu pārstāvēt daudzveidīgu kombināciju:

• Iekļaujiet uzņēmuma pārstāvjus. Informācijas darbinieki, kuri visu laiku izmanto SharePoint, ir vislabākajā pozīcijā, lai izstrādātu reālistiskas pārvaldības politikas un identificētu arī pārvaldības nepilnības.
• Iekļaujiet pārstāvjus no visām atbilstības jomām. Viņi var iestāties par pārvaldību, kas veicina to noteikumu ievērošanu, kas ietekmē jūsu uzņēmējdarbību.
• Pieņemiet darbā cilvēkus no korporatīvās komunikācijas un apmācības. Šie cilvēki var ne tikai risināt pārvaldību tādās jomās kā zīmolrade, bet arī palīdzēt izstrādāt plānu, lai publiskotu pārvaldības lēmumus un nodrošinātu organizatorisku pārmaiņu vadību, lai atbalstītu šos lēmumus.

Pareizā līmeņa atrašana

Nemēģiniet identificēt un risināt visu, ko kāds varētu darīt ar SharePoint; nodrošiniet aizsargmargas, lai novirzītu lietotājus uz pareizām darbībām, kas jādara vai jāizvairās. Šīs lietas atšķiras atkarībā no organizācijas; nav burvju saraksta ar to, ko risināt. (Lielākām organizācijām parasti ir nepieciešama lielāka pārvaldība nekā mazākām organizācijām.)

Laika gaitā jūsu pārvaldības grupa atklās jomas, kurām nepieciešama pārvaldība, un tas palīdzēs, ja jums jau būs skaidrs process, lai ierosinātu, novērtētu un ieviestu pārvaldību, kad un kur tas būs nepieciešams.

Tavs, mans, mūsu: izlemt, kam kas pieder

Sāciet pārvaldību, domājot par to, kurš: kurš ko var darīt? Kam kas pieder? Piemēram, varat sākt ar noteikšanu, kas var nodrošināt augstākā līmeņa vietnes un kas var nodrošināt apakšvietnes. Vai arī kam būtu jānosaka, kur pieder noteikta veida dokumenti. Vai arī kurš izlemj, kas ir pelnījis jaunu satura veidu (un kam pieder tajā veiktās izmaiņas).

Ja jums ir globālā navigācija, nosakiet, kurš izlemj, kas tur notiek. Un tā tālāk. Kurš ieteiks, kā, lai jūs varētu apsvērt to tālāk.

Viens no mūsu iecienītākajiem pārvaldības vingrinājumiem ir savas pārvaldības grupas mājas lapas projicēšana ekrānā. Pēc tam jautājiet, kam ir tiesības atjaunināt lapu. Tā kā sākumlapā parasti ir saites uz tik daudzām citām lapām, tā, protams, noved diskusiju uz citām portāla daļām, kurām ir nepieciešamas īpašumtiesības.

(Atkārtoti) apmeklējot sociālo tīklu politikas

Ja jums ir izveidots sociālo mediju pārvaldības plāns, iespējams, tas ir izstrādāts, lai pārvaldītu ārējos sociālo tīklu rīkus; ja tas tā ir, jums tas ir jāpārskata SharePoint kontekstā.

Kad sociālie mediji, piemēram, tūlītējā ziņojumapmaiņa, sāka kļūt plaši izplatīti, daudzi uzņēmumi reaģēja, bloķējot interneta piekļuvi šīm lietojumprogrammām, baidoties no tā, ko darbinieki teiks un cik daudz laika viņi tērēs to lietošanai. Tāpat ar aizdomām izturējās pret interneta diskusiju dēļiem un wiki, un ap tiem parādījās visdažādākie korporatīvie noteikumi un noteikumi, padarot daudzus uzņēmumu iekštīklus līdzīgākus cietumiem. Laika gaitā daži uzņēmumi attīstīja pārvaldību saistībā ar to, kad un kā darbinieki izmantoja ārējos sociālos tīklus uzņēmuma laikā vai izmantojot uzņēmuma nosaukumu. Mērķis bija likt visiem koncentrēties uz dokumentiem un datiem un samazināt savstarpējo apmaiņu.

Galu galā tālredzīgas organizācijas atzina, ka aktīva neformālas mijiedarbības veicināšana starp indivīdiem varētu dot labumu organizācijai, padarot informācijas apmaiņu efektīvāku, atklājot slēptos zināšanu kopumus un (ak, starp citu) atzīstot, ka cilvēki ir sociālas būtnes, kurām nepieciešama zināma cilvēciskā kontakta pakāpe, lai justos laimīgs darbā.

SharePoint darbavietā integrē reālajā pasaulē izmantoto sociālo mediju komponentus. Un iespēja darbiniekiem ne tikai sazināties ar saviem vienaudžiem, bet arī izmantot uzņēmuma sankcionētu rīku (SharePoint), lai sekotu līdzi kolēģu aktivitātēm (izmantojot tiešraides plūsmas un Twitter līdzīgus mikroemuāru rakstīšanas statusa atjauninājumus), apmainītos viedokļiem ar vienaudžiem (izmantojot sociālo tagu un reitingi), un apkopotā informācija (wikis) ir būtiskas izmaiņas salīdzinājumā ar ārējiem sociālajiem medijiem. Tātad, ja jums ir īpaša pārvaldības politika attiecībā uz sociālajiem medijiem, pārskatiet to iekšējās komunikācijas kontekstā. Jūs, iespējams, atklāsiet, ka jums ir nepieciešama pilnīgi jauna stratēģija.

Dizains un zīmols

Neatkarīgi no tā, vai jūsu SharePoint ir iekšējs portāls vai publiska vietne, saskarnei ir jāatspoguļo jūsu uzņēmuma tēls, jānodrošina noteikts dizaina integritātes līmenis un jānodrošina lietotājiem konsekventa navigācijas shēma, kas palīdz viņiem orientēties.

Jūsu pārvaldības plānā ir jāattiecas uz izskatu un darbību, kā arī par to, kā, piemēram, globālā navigācija, turpinās jūsu vietnē.

Satura pārvaldība

Metadati, satura veidi un taksonomijas (ak, ak!) var palīdzēt samazināt liekās, bet nedaudz atšķirīgas informācijas sērgu.

Lai izmantotu SharePoint instalācijas satura pārvaldību, veiciniet konsekvenci attiecībā uz metadatiem un to, kā lietas tiek marķētas. Satura veidi ir lielisks veids, kā nodrošināt, lai līdzīgam saturam konsekventi tiktu lietota tagu pamatkopa, tādējādi atvieglojot satura atrašanu, atkārtotu izmantošanu un filtrēšanu. Tāpēc nosakiet galvenos metadatus, kas jāformalizē, izmantojot satura tipus, un jāpiemēro SharePoint vietnēs, un pēc tam izstrādājiet to pārvaldību.

Tīmekļa daļu atkārtota izmantošana

Viena no lieliskām SharePoint funkcijām ir fakts, ka kāds var izveidot patiešām noderīgu tīmekļa daļu un pēc tam eksportēt un importēt to izmantošanai kaut kur citur. Tīmeklī lejupielādei ir pieejamas daudzas trešās puses tīmekļa daļas. Diemžēl dažas tīmekļa daļas satur ļaunprātīgu kodu, kas var radīt drošības problēmas vai vienkārši nedarbojas, kā reklamēts. Tāpat pat dažas iekšēji izstrādātas tīmekļa daļas var radīt problēmas, ja tās ļauj lietotājiem tās konfigurēt. Kad esat gatavs izmantot trešās puses tīmekļa daļu, noteikti apskatiet cienījamu uzņēmumu ar daudzām SharePoint zināšanām.

Tīmekļa daļas ir jāpakļauj vadīklām, pirms tās tiek pievienotas jūsu SharePoint vietnēm. Izstrādājiet pārvaldību par to, kā tie tiek pārbaudīti un apstiprināti, kā izskatās izmaiņu kontroles process un kā tie tiek izlaisti un padarīti pieejami.

Atjaunināšana: tīmekļa operāciju pārvaldība

Tīmekļa operāciju pārvaldība ir jūsu SharePoint vietņu aprūpe un barošana. Iespējams, ir viegli uzskatīt SharePoint vietnes kā projektus ar noteiktu sākumu, vidu un beigām. Bet patiesībā tie ir organiskāki par to. Vietnes ir kā dzīvas būtnes, kas laika gaitā aug un mainās. Tāpat kā dekoratīvajiem dzīvžogiem, tiem ir nepieciešama atzarošana un apkope, vai arī tie diezgan ātri iziet no kontroles.

Jo vairāk trafika tiek uztverta jūsu vietnē, jo svarīgāk ir sekot līdzi apkopei. Tīmekļa operāciju vadītāji izmanto atzarošanas šķēres, kas veido SharePoint, lai atspoguļotu uzņēmuma stratēģisko redzējumu un tehniskos mērķus, vienlaikus nodrošinot, ka tiek veiktas tādas lietas kā saišu darbības pārbaude vai neatbilstoša vai novecojuša satura noteikšana un dzēšana. Jums ir jānorāda kāds ar zaļu īkšķi, lai apgrieztu un laistītu jūsu SharePoint vietni.