SharePoint Team Services izmantošana programmā Outlook 2013

Microsoft faktiski piedāvā vairāk nekā vienu metodi, kā izmantot programmu Outlook 2013, lai sadarbotos ar citiem cilvēkiem. SharePoint Team Services izveido savienojumu ar programmu Outlook un palīdz jums sadarboties. SharePoint būtībā ir tiešsaistes sadarbības rīks, kas palīdz koordinēt sanāksmes, projektus un aktivitātes, kā arī koplietot dokumentus ar citiem cilvēkiem.

Taču SharePoint var arī iestatīt mapes programmā Outlook, lai jūs varētu skatīt galveno informāciju (piemēram, dokumentus, kalendārus un uzdevumus) no SharePoint vietnes, pat ja neesat tiešsaistē. SharePoint nodrošina dažus ērtus sadarbības līdzekļus, ko varat izmantot ar personām ārpus jūsu organizācijas.

Vairumā gadījumu jums nav izvēles, vai izmantot Microsoft Exchange vai SharePoint Team Services; kāds cits (piemēram, jūsu sistēmas administrators) to izlemj jūsu vietā. Patiesībā, iespējams, būs jāizmanto abi produkti; Programma Outlook vienlaikus bez problēmām izveido savienojumu ar Exchange un SharePoint.

Ja kādreiz iesaistīsities pakalpojumā SharePoint Team Services, iespējams, ka jūs to darīsit, jo kāds lūgs jūs pievienoties koplietotai komandai. Ja neviens nekad nejautā, jums par to nav jādomā, un varat izlaist tālāk norādītās sadaļas.

Pievienojieties SharePoint komandai

Pirmā SharePoint atbloķēšanas atslēga ir e-pasta ziņojums, kurā tiek lūgts pievienoties SharePoint komandai. Ziņojums ir parasta e-pasta vēstule, kurā ir jūsu lietotājvārds, parole un saite uz SharePoint vietni.

Noklikšķiniet uz saites.

Jūsu tīmekļa pārlūkprogrammā tiek atvērta vietne, kas veltīta tās komandas darbībām, kurai esat aicināts pievienoties. Katra SharePoint vietne izskatās savādāk; noklikšķiniet uz saitēm vietnē, lai redzētu, ko tā var piedāvāt.

Piesakieties ar vārdu un paroli, kas ir e-pastā.

Saistiet programmu Outlook ar SharePoint datiem

Noteiktas SharePoint vietnes daļas var piesaistīt programmai Outlook, lai informācija no vietnes automātiski tiktu parādīta programmā Outlook. Ja SharePoint vietnē redzat ikonu ar nosaukumu Izveidot savienojumu ar programmu Outlook, varat noklikšķināt uz šīs ikonas, lai nosūtītu informāciju no šīs lapas tieši uz programmu Outlook.

Piekļūstiet SharePoint datiem no Outlook

Microsoft Office ir cieši integrēts ar SharePoint. Ja jums ir piešķirtas atbilstošas ​​atļaujas, programma Outlook var piekļūt gandrīz jebkurai informācijai SharePoint vietnē un sinhronizēt SharePoint vietnē saglabāto dokumentu versijas ar jūsu sistēmās saglabātajām un otrādi.

Informācija, ko SharePoint nosūta programmai Outlook, tiek parādīta savā SharePoint mapju komplektā. Ja navigācijas joslā noklikšķināsit uz pogas Pasts, jūs redzēsit, ka SharePoint sarakstā ir iekļautas mapes. Noklikšķiniet uz jebkuras SharePoint mapes, lai redzētu, kas tajā atrodas.

Šajās mapēs ir koplietoti dokumenti, piemēram, Word, Excel un PowerPoint faili. Atlasot dokumentu, lasīšanas rūtī tiek parādīts tā priekšskatījums — ja veicat dubultklikšķi uz dokumenta, dokuments tiek atvērts savā lietojumprogrammā, piemēram, Word.

Ja jums ir pareizās atļaujas, varat rediģēt dokumentu bezsaistē un pēc tam nosūtīt atjaunināto dokumentu uz SharePoint vietni ar izmaiņām. Tomēr parasti nevar pievienot jaunus vienumus SharePoint mapēm tieši, izmantojot programmu Outlook. Tā vietā informāciju parasti pievienojat SharePoint, izmantojot attiecīgo Microsoft Office lietojumprogrammu (piemēram, Word) vai piesakoties SharePoint vietnē, izmantojot savu tīmekļa pārlūkprogrammu.

Varat skatīt koplietotos SharePoint kalendārus un uzdevumus programmā Outlook tieši tāpat, kā skatāt Outlook kalendārus vai uzdevumu informāciju. Tie tiek rādīti tajos pašos sarakstos kā jūsu kalendāri un uzdevumi — jūs pat varat skatīt koplietotos kalendārus blakus savam kalendāram. Ja jums ir pareizās atļaujas, varat mainīt kalendārus un uzdevumus vai izveidot jaunus ierakstus.

Tātad, kad jūs, visticamāk, izmantosit SharePoint un kad izmantosit Exchange? Exchange ir vispiemērotākā saziņai, plānošanai un uzdevumu iestatīšanai starp cilvēkiem, kuriem ir viena un tā pati e-pasta sistēma, savukārt SharePoint ir labāk piemērota cilvēkiem, kuriem jāsadarbojas ar koplietotiem dokumentiem un informāciju — īpaši tiem, kuriem nav viena un tā pati e-pasta sistēma. e-pasta sistēma vai uzņēmuma resursi.