Relikviju pārvietošana uz arhivēšanu programmā Outlook 2003

Nav nepieciešams ilgs laiks, lai uzkrātu vairāk e-pasta ziņojumu, nekā varat tikt galā. Daži cilvēki vienkārši izdzēš ziņojumus, kad tos lasa. Citi atsaucas nolūkos patur vecos ziņojumus.

Problēma ir tā, ka programma Outlook palēninās, ja tiek saglabāts daudz e-pasta ziņojumu. Turklāt milzīgas ziņojumu kolekcijas pārvaldīšana ir apgrūtinoša. Turklāt, ja izmantojat korporatīvo e-pasta sistēmu, sistēmas administratori var neļaut jums saglabāt vairāk par noteiktu e-pasta daudzumu, jo tas aizsprosto sistēmu.

Arhivēšana ir programma, kas iebūvēta tieši programmā Outlook, lai palīdzētu saglabāt ziņojumus un citus Outlook vienumus, kas jums šobrīd nav jāapskata, taču, iespējams, vēlēsities uz tiem atsaukties nākotnē. Ja darbā izmantojat programmu Outlook Exchange tīklā, arhivēšana atvieglo saziņu ar sistēmas administratoriem, samazinot e-pasta sistēmā glabājamo ziņojumu skaitu.

Pat ja šobrīd nevēlaties izmantot arhivēšanas funkciju, iespējams, vēlēsities saprast, kā tā darbojas. Outlook dažreiz arhivē vienumus automātiski — tas var izskatīties tā, it kā jūsu Outlook vienumi pazūd.

Ja automātiskās arhivēšanas funkcija jums šķiet biedējoša un sarežģīta, mēģiniet neuztraukties. Iespējams, korporācija Microsoft nav padarījusi arhīva līdzekli viegli atšifrējamu. Tomēr, kad jūs to sapratīsit, automātiskā arhivēšana var jums kļūt vērtīga.

Lai gan cilvēki visbiežāk arhivē e-pasta ziņas, uz arhīvu var nosūtīt visus Outlook vienumus — tikšanās, uzdevumus un visu. Cilvēki parasti nearhivē kontaktpersonas un piezīmes, taču jūs pat varat tos arhivēt, ja vēlaties.

Automātiskā arhīva iestatīšana

Jums nekas nav jādara, lai programma Outlook arhivētu jūsu vienumus; programma ir iestatīta, lai automātiski arhivētu vienumus. Ja vēlaties redzēt, kā programma Outlook ir iestatīta veco vienumu arhivēšanai, vai mainīt veidu, kā programma Outlook veic šo darbu, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties Rīki –> Opcijas.

Tiek parādīts dialoglodziņš Opcijas.

2. Noklikšķiniet uz cilnes Cits.

Tiek parādīta lapa Citas opcijas.

3. Noklikšķiniet uz pogas AutoArchive.

Tiek parādīts dialoglodziņš AutoArchive.

Nepārtrauciet automātiskās arhīva dialoglodziņu, lai negribot mainītu lietas — vismaz līdz brīdim, kad paskatīsities, kas jau ir iestatīts. Četri svarīgi sīkumi, ko parasti norāda automātiskās arhivēšanas dialoglodziņš, ir šādi:

• Cik bieži Outlook arhivē vienumus

• Cik veciem vienumiem ir jābūt, lai programma Outlook tos nosūtītu uz arhīvu

• Arhīva faila nosaukums un atrašanās vieta

• Vai ir ieslēgts automātiskās arhivēšanas līdzeklis

Pirmoreiz instalējot programmu Outlook, programma automātiski arhivē vienumus ik pēc 14 dienām, nosūtot vienumus, kas vecāki par 6 mēnešiem, uz arhīva failu, kas norādīts dialoglodziņā Automātiskā arhivēšana. Lielākajai daļai cilvēku šie iestatījumi ir lieliski. Daži cilvēki izvēlas izslēgt automātiskās arhivēšanas funkciju un manuāli palaist arhivēšanas procesu. Varat izslēgt automātiskās arhivēšanas procesu, automātiskās arhivēšanas dialoglodziņa augšdaļā noklikšķinot uz izvēles rūtiņas “Palaist automātisko arhivēšanu ik pēc 14 dienām”.

Arhivēšanas procesa aktivizēšana manuāli

Ziņojumus var arhivēt jebkurā laikā, Outlook izvēlnē izvēloties Fails —> Arhīvs un izpildot norādījumus. Arhivēšanas procesa manuālas palaišanas priekšrocība ir tā, ka jūs iegūstat nedaudz labāku procesa kontroli; varat norādīt Outlook vienumu arhivēšanas beigu datumu, piemēram, gada pirmo. Varat arī norādīt programmai Outlook, kuras mapes arhivēt un kur nosūtīt arhivētos vienumus. Varat pat arhivēt dažādas Outlook mapes dažādiem arhīva failiem. Visas šīs kontroles trūkums ir tāds, ka ir iespējams pieļaut nevainīgu kļūdu un nosūtīt arhivētos vienumus uz vietu, kuru vairs nevarēsit viegli atrast. Centieties nemaināt to failu nosaukumus vai atrašanās vietas, uz kuriem tiek sūtīti jūsu arhivētie vienumi, jo ir pārsteidzoši viegli pazaudēt informāciju par to, kas kur ir nokļuvis,

Arhivēto vienumu atrašana un apskate

Dažreiz automātiskais arhīvs šķiet kā maģija. Vecāki vienumi tiek mistiskā veidā noglabāti, jums neveicot nekādas darbības. Vai tas nav viegli? Protams, līdz pēkšņi jāatrod kāds no tiem vienumiem, kas maģiski pārcēlās uz jūsu arhīvu. Tad jums ir jāizdomā, kur tas aizgāja un kā to atkal sasniegt.

Ja vēlaties vēlreiz apskatīt arhivētos vienumus, atveriet arhīva mapi, ko programmā Outlook dēvē arī par datu failu.

Lai atvērtu datu failu, kurā ir jūsu arhīva vienumi, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties Fails —> Atvērt —> Outlook datu fails.

Tiek parādīts dialoglodziņš Atvērt Outlook datu failu.

2. Lodziņā Faila nosaukums ierakstiet tā faila nosaukumu, kuru vēlaties atvērt.

Ievadītais nosaukums tiek parādīts lodziņā Faila nosaukums.

3. Noklikšķiniet uz Labi.

Atvērtā datu faila nosaukums tiek parādīts mapju reklāmkarogā ar lieliem burtiem. Parādās arī jūsu mapju saraksts, kurā ir divas mapju kopas: parastā un arhīva.

Pietiekami vienkārši, vai ne? Jā, bet tur ir virtuāla muša virtuālajā ziedē. Jūs, iespējams, nezināt tā arhīva faila nosaukumu, kuru vēlaties atvērt, un tas parasti netiek parādīts dialoglodziņa Outlook datu faila izveide vai atvēršana sarakstā.

Lai uzzinātu atvērtā arhīva faila nosaukumu, izvēlieties Fails -> Arhīvs un skatiet lodziņu ar nosaukumu "Arhīva fails". Esiet piesardzīgs, lai neko nemainītu arhīva faila lodziņā. Pretējā gadījumā programma Outlook var sākt sūtīt jūsu arhivētos vienumus uz citu vietu. Arhīva faila lodziņā esošā informācija parasti ir sarežģīta ķibele ar koliem un slīpsvītrām un visādām lietām, ko parasti cilvēki nevar atcerēties.

Viens no veidiem, kā dialoglodziņā uzņemt garu nosaukumu, ir informācijas kopēšana. Lūk, kā tas izskatās ātrai pārtīšanai: vienreiz noklikšķiniet uz nosaukuma, nospiediet taustiņu Tab, nospiediet taustiņu Shift+Tab, nospiediet Ctrl+C un pēc tam noklikšķiniet uz Atcelt. Pēc faila nosaukuma nokopēšanas varat veikt iepriekš šajā rakstā norādītās darbības — ielīmējiet vajadzīgo nosaukumu lodziņā Faila nosaukums, nospiežot Ctrl+V, un priecājieties, ka jums nav jāatceras šis garais, trakais faila nosaukums. .

Arhīva faila aizvēršana

Arhīva failu varat paturēt atvērtu Outlook mapju sarakstā tik ilgi, cik vēlaties, taču lielākā daļa cilvēku dod priekšroku to aizvērt pēc tam, kad ir atraduši vajadzīgo. Outlook darbojas nedaudz ātrāk, ja aizverat nevajadzīgos datu failus.

Lai aizvērtu datu failu, veiciet šīs darbības:

1. Kad ir atvērts mapju saraksts, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes Arhīvs nosaukuma.

Tiek parādīta īsceļu izvēlne.

2. Saīsnes izvēlnē izvēlieties Aizvērt mapi.

Jūsu arhīva mape pazūd no mapju saraksta.

Tas, kā programmā Outlook tiek nosauktas mapes, ir nepāra. Mapju sarakstā vairākas reizes var parādīties “Personiskās mapes”. Lai programma Outlook darbotos pēc iespējas ātrāk, aizveriet pēc iespējas vairāk no tiem. Jūsu galvenā mapju kopa — tā, kuru izmantojat katru dienu — netiks aizvērta, tāpēc jums nav jāuztraucas par katru dienu izmantoto mapju aizvēršanu.