Publisku publisko mapju izmantošana programmā Outlook 2002

Ja izmantojat programmu Outlook 2002 Microsoft Exchange tīklā, varat izmantot publiskās mapes. Publiskās mapes ir vietas, kuras var apskatīt un kurām pievienot vienumus vesela cilvēku grupa. Uzdevumiem vai kontaktpersonām var būt publiska mape. Varat arī izveidot publisku mapi, kurā ir ziņojumi, līdzīgi kā iesūtnē, izņemot to, ka ikviens var pievienot ziņojumus un lasīt vienu un to pašu ziņojumu kopu. Šāda veida izkārtojumu bieži sauc par ziņojumu dēli; jūs ievietojat ziņojumu, kāds uz to atbild, trešā puse pēc tam atbild jums abiem utt. Tā ir metode, kā vadīt grupas sarunu, vienlaikus nepiekļūstot visām sarunā iesaistītajām pusēm.

Programmā Outlook publiskās mapes izskatās tāpat kā citas mapes. Publiskā mapē var būt kontaktpersonu saraksts, ko koplieto viss uzņēmums, vai uzdevumu saraksts, ko izmanto visa nodaļa. Varat iestatīt publisku diskusiju mapi notiekošai grupas konferencei par tēmām, kas interesē ikvienu, kas koplieto mapi, piemēram, pašreizējās uzņēmuma ziņas. Varat arī izmantot publisko diskusiju mapi, lai apkopotu viedokļus par lēmumiem, kas ir jāpieņem, vai kā uzņēmuma iekšējo sludinājumu sistēmu. Kā mapi varat kārtot jebkāda veida informāciju, ar kuru vēlaties apmainīties starp cilvēku grupām savā tīklā.

Noklikšķinot uz publiskas mapes, tiek parādīts vienumu saraksts, kas izskatās kā e-pasta ziņojumu saraksts, izņemot to, ka visi ziņojumi ir adresēti mapei, nevis personai. Publiskā mapē varat mainīt savu vienumu skatījumu, pievienot vienumus vai atbildēt uz vienumiem, ko ievadījis kāds cits.

Publiskas mapes skatīšana

Jūsu uzņēmums var uzturēt publisku mapi notiekošām tiešsaistes diskusijām par svarīgiem jautājumiem jūsu uzņēmumā vai kā uzņēmuma ziņojumu dēli paziņojumiem par aktivitātēm, ieguvumiem un citiem jaunumiem.

Lai skatītu publisko mapi, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties View–>Folder List vai noklikšķiniet uz pogas Mapju saraksts rīkjoslā.

Parādās mapju saraksts (skatiet 1. attēlu).

1. attēls: Mapju saraksts ar publiskajām mapēm.

2. Noklikšķiniet uz tās mapes nosaukuma, kuru vēlaties skatīt.

Tiek parādīts mapē esošo vienumu saraksts.

Varat veikt dubultklikšķi uz jebkura redzamā vienuma nosaukuma, lai skatītu šī vienuma saturu.

Jaunu vienumu pievienošana

Daudzas publiskās mapes tiek organizētas kā atklātas diskusijas, kurās ikviens var ieguldīt savus divus centus. Ikviens var lasīt visus ziņojumus, tāpēc visi lasa un atbild visiem pārējiem. Ja skatāt mapi un atklājat, ka tā ir pilna ar ziņojumiem no dažādiem cilvēkiem, kuri atbild viens otram, jūs skatāties uz diskusiju mapi.

Lai publiskai mapei pievienotu jaunus vienumus, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties View–>Folder List vai noklikšķiniet uz pogas Mapju saraksts rīkjoslā.

Parādās mapju saraksts.

2. Noklikšķiniet uz mapes nosaukuma.

Tiek parādīts mapē esošo ziņojumu saraksts.

3. Izvēlieties Fails–>Jauns–>Izlikt šajā mapē.

Parādās veidlapa Jauna prece (skat. 2. attēlu).

2. attēls. Jauna prece forma.

4. Ierakstiet tēmu un savu ziņojumu.

5. Noklikšķiniet uz Publicēt.

Tagad jūsu ziņojums ir daļa no mapes vienumu saraksta.

Atbildēšana uz vienumiem esošajā publisko diskusiju mapē

Labas manieres un saprāts saka, ka, ja vēlaties pievienoties diskusijai, vislabākais ir atbildēt uz to, ko saka citi diskusijas dalībnieki. Bet esiet laipni — nedegieties. Nejauku atbilžu publicēšana cilvēkiem tiešsaistes diskusiju grupā tiek saukta par uzliesmojošu . Uzliesmošana nav labi novērtēta, bet arī nav nekas neparasts. Flaming rada tiešsaistes sarunas, kurās vairums cilvēku nevēlas piedalīties. Kas gan no diskusijas, kad neviens nerunā? Turklāt liesmas darba vietā var jūs atlaist. Tāpēc atdziest.

Piedaloties diskusijās par publiskajām mapēm darbā, pieņemiet, ka visi uzņēmuma darbinieki — no augstākā līmeņa vadītājiem līdz jaunākajiem darbiniekiem — lasīs jūsu rakstīto. Pārbaudiet pareizrakstību, NERAKSTIET AR LIELajiem burtiem (IZSKATĀS, KA JŪS KLIEGAT) un rīkojieties piesardzīgi, runājot par to, ko sakāt un kā sakāt. Tie paši noteikumi attiecas uz starpbiroju e-pastu; tu nezini, kurš lasa to, ko tu sūti.

Lai atbildētu uz vienumiem publiskās diskusiju mapē:

1. Veiciet dubultklikšķi uz vienuma, uz kuru vēlaties atbildēt.

Vienums tiek atvērts, lai jūs varētu to izlasīt.

2. Rīkjoslā noklikšķiniet uz pogas Publicēt atbildi.

Parādās veidlapa Atbilde uz diskusiju. Ziņojuma teksts, uz kuru jūs atbildat, jau ir ievietots veidlapā (skatiet 3. attēlu).

3. attēls. Izmantojiet veidlapu Atbilde uz diskusiju, lai pievienotu savus komentārus publiskai diskusijai.

3. Ierakstiet tēmu un atbildiet.

Jūsu atbilde tiek rādīta citā krāsā nekā oriģinālais teksts.

4. Noklikšķiniet uz Publicēt.

Jūsu vienums pievienojas diskusijas vienumu sarakstam.

Vienumu pārvietošana uz publisko mapi

Ne visas publiskās mapes ir diskusiju mapes. Publiskās mapes var veidot tā, lai tās varētu glabāt jebkura veida vienumus. Varat koplietot uzdevumu sarakstus, kalendārus vai cita veida failus. Jums nav jāizveido publiskas mapes vienums mapē, kurā vēlaties, lai vienums nonāktu. Varat izveidot uzdevumu, piemēram, savā uzdevumu sarakstā un pēc tam pārvietot to uz publisku uzdevumu mapi.

Lai pārvietotu vienumus uz publisko mapi:

1. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz vienuma, kuru vēlaties pārvietot.

Tiek parādīta izvēlne, kā parādīts 4. attēlā.

4. attēls. Gatavošanās vienuma pārvietošanai uz mapi.

2. Noklikšķiniet uz Pārvietot uz mapi.

Tiek parādīts dialoglodziņš ar mapju sarakstu.

3. Noklikšķiniet uz mapes, uz kuru vēlaties nosūtīt vienumu.

Tiek iezīmēts tās mapes nosaukums, uz kuras noklikšķinājāt.

4. Noklikšķiniet uz Labi.

Jūsu vienums tiek pārvietots uz jauno mapi.

Publiskajam ierakstam

Iespējams, jūs izmantojat publiskās mapes, pat to nezinot. Programmā Outlook visas mapes izskatās vienādi neatkarīgi no tā, vai tās veidojat pats savā datorā vai arī tās atrodas korporatīvajā tīklā vai internetā. Viss, kas jums jāzina par publiskajām mapēm, ir tas, ka tās ir publiskas, tāpēc ikviens, kam ir piekļuve publiskajai mapei, var redzēt visu, ko jūs publicējat šajā publiskajā mapē. Varat arī izveidot savas publiskās mapes; sazinieties ar sistēmas administratoru, lai noskaidrotu, vai jums ir tiesības izveidot publiskas mapes un vietu, kur tās ievietot.