Programmas Outlook 2003 izmantošana klientu vēstures izsekošanai

Daži pārdevēji ne vienmēr ir organizēti un dažreiz pavada daudz laika, meklējot piedāvājumu vai cenšoties atcerēties pēdējā tālruņa zvana datumu un tēmu. Izmantojot Business Contact Manager — BCM, visas savas darbības varat saistīt ar konkrētu klientu un piekļūt visai informācijai no kontaktpersonu ieraksta. (BCM versija 2.0 ir bezmaksas pievienojumprogramma programmai Outlook 2003 Office Professional un Small Business izdevumos.)

Lapā Outlook kontaktpersonu darbības var parādīt visas darbības, kas saistītas ar kontaktpersonu. Varat saistīt jebkuru dokumentu, uzdevumu, tikšanos vai sapulces tālruņa žurnālu ar saviem klientiem un izlasīt tos ar vienu klikšķi. Lūk, kā to izdarīt:

1. Kad ir atvērta klienta kontaktpersona, izvēlieties Darbības, Saite, Fails.

Tiek atvērts dialoglodziņš Izvēlēties failu.

2. Atlasiet savu failu, piemēram, Marijas 321. priekšlikumu.

3. Noklikšķiniet uz Labi.

Piedāvājuma fails ir saistīts ar Marijas kontaktpersonas ierakstu.

Papildus ārējo failu un dokumentu saistīšanai ar kontaktpersonām varat saistīt arī Outlook tikšanās, uzdevumus, tālruņa zvanu žurnāla ierakstus un e-pastus (gan nosūtītos, gan saņemtos) un pēc tam lasīt tos vienā sarakstā.

1. Kad ir atvērta klienta kontaktpersona, izvēlieties Darbības, Saite, Fails.

Tiek parādīts lodziņš Saistīt vienumus ar kontaktpersonu.

2. Izvēlieties mapi, piemēram, Uzdevumi.

3. Sarakstā Task Items atlasiet uzdevumu.

4. Noklikšķiniet uz Apply (Lietot).

Vienums ir saistīts ar jūsu klienta kontaktpersonu.

Automatizējiet saites uz jūsu kontaktpersonām

Katra vienuma manuāla saistīšana ar kontaktpersonu ir nogurdinoša un, iespējams, jūsu darbam var pievienot simtiem iknedēļas darbību, liekot jums zaudēt vairāk nekā pacietību. Jūs varat aizmirst saistīt vienumus vai pazaudēt e-pasta ziņojumus, uzdevumus un tikšanās, kas saistīti ar jūsu klientiem. Par laimi, programma Outlook var automātiski saistīt ar jūsu kontaktpersonu saistītos vienumus šādā veidā:

1. Izvēlieties Rīki, Opcijas.

Tiek parādīts dialoglodziņš Opcijas.

2. Noklikšķiniet uz Žurnāla opcijas.

Tiek parādīts dialoglodziņš Žurnāla opcijas.

3. Sarakstlodziņā Automātiski ierakstīt šos vienumus atlasiet saistāmos vienumus, tostarp e-pasta ziņojumu sapulces, uzdevumus un citas darbības.

4. Sarakstlodziņā Šīm kontaktpersonām atlasiet kontaktpersonas, kuras jāsaista.

5. Apgabalā, veicot dubultklikšķi uz žurnāla ierakstu, atlasiet opciju Atver žurnāla ierakstā norādīto vienumu.

Žurnālam ir plašāks pielietojums nekā vienkārši Outlook vienumu saistīšana ar kontaktpersonu. Žurnāls var arī izmērīt laiku, ko pavadāt, strādājot pie dokumenta, vai parādīt savus dokumentus laika skalas diagrammā, norādot katru no tiem datumā, kad tas tika izmantots.

6. Noklikšķiniet uz Labi.

Visi Outlook vienumi, kas saistīti ar jūsu kontaktpersonām, tagad ir saistīti.

Jūsu klientu vēstures lasīšana

Klientu failu meklēšana datora mapēs var būt nogurdinoša. Varat glabāt vienu Word dokumentu vienā vietā, Excel izklājlapu citā un pēdējās tikšanās datumu kalendārā. Tomēr visu šo informāciju varat sakārtot savā vietā, atverot tikai vienu lapu, kas nozīmē, ka informācijas meklēšanai nav jātērē laiks.

Lai lasītu savu klientu vēsturi, veiciet šīs darbības:

1. Kad kontaktpersona ir atvērta, noklikšķiniet uz cilnes Darbības.

Tiek parādīta lapa Darbības. Kad sarakstlodziņā Rādīt ir norādīts Visi vienumi, tiek uzskaitītas visas jūsu darbības, kas saistītas ar atvērto kontaktpersonu.

2. Noklikšķiniet uz jebkura vienuma sarakstā, lai atvērtu saistīto dokumentu vai Outlook vienumu.

Informācija tiek parādīta bez nepieciešamības to meklēt.