Piekļūstiet 2013. gada daudzfunkcionālajai ierīcei LuckyTemplates apkrāptu lapai

Programma Access 2013 atvieglo datu pārvaldību, apvienojot vizuālo saskarni ar relāciju datu bāzes jaudu. Atklājiet, kā kārtot datus tabulās, noformēt veidlapas un atskaites informācijas rediģēšanai un prezentēšanai, kā arī izveidot vaicājumus informācijas atlasei un apvienošanai. Nākamās darbības ir makro un Visual Basic for Applications (VBA) skriptu rakstīšana, lai padarītu datubāzi viedāku, un SharePoint izmantošana datu publicēšanai tīmeklī.

Relāciju datu bāzes izveide programmā Access 2013

Ja izmantojat datu bāzes programmu, piemēram, Access 2013, jūs nevarat vienkārši sākt ievadīt datus. Tā vietā jums ir jāizveido relāciju datu bāzes dizains, sadalot informāciju vienā vai vairākās tabulās, no kurām katra sastāv no laukiem (kas ir kā izklājlapas kolonnas). Tabulas savieno relāciju savienojumi, kuros lauks vienā tabulā sakrīt (attiecas uz) lauku citā tabulā. Šeit ir vispārīga ideja:

Identificējiet savus datus.

Izveidojiet sarakstu ar iespējamiem laukiem (informācijas daļām), tostarp tekstu, ciparu, datumu, patiesu/nepatiesu un cita veida datus.

Likvidējiet liekos laukus.

Neglabājiet vienu un to pašu informāciju vairākās vietās. Ja varat aprēķināt vienu lauku no cita, saglabājiet tikai vienu. (Saglabājiet dzimšanas datumu vai vecumu, bet ne abus, piemēram.)

Sakārtojiet laukus tabulās.

Grupējiet savus laukus atbilstoši tajos aprakstītajam, lai katra grupa kļūtu par tabulu. Veikala pasūtījumu ievades datu bāzē var būt viena tabula klientiem, viena produktiem un viena pasūtījumiem.

Pievienojiet tabulas kodiem un saīsinājumiem.

Plānojiet datu bāzē iekļaut štatu nosaukumu un divu burtu kodu tabulu, kā arī tabulu ar katru citu kodu vai saīsinājumu, ko plānojat izmantot. Šīs tabulas izmantosit, lai izveidotu nolaižamās izvēlnes ar vērtībām, kuras varat izvēlēties, ievadot ierakstus.

Katrai tabulai izvēlieties primāro atslēgu.

Primārā atslēga ir lauks, kas unikāli identificē katru ierakstu tabulā. Varat norādīt Access piešķirt katram ierakstam unikālu ID numuru, izmantojot lauku AutoNumber.

Saistiet tabulas.

Skatiet, kurās tabulās ir lauki, kas atbilst citu tabulu laukiem. Pasūtījumu ievades datu bāzē tabulā Pasūtījumi ir jāietver lauks, kas identificē klientu, kurš veica pasūtījumu — laukam, kas atbilst primārās atslēgas laukam tabulā Klienti. Lielākā daļa attiecību ir viens pret daudziem , kurās viens ieraksts vienā tabulā var atbilst vairāk nekā vienam (vai nevienam) ierakstam citā tabulā.

Padomi lauku veidu izvēlei programmā Access 2013

Veidojot datubāzi programmā Access 2013, jūs izlemjat, kāda veida būs katrs lauks. Access piedāvā 12 lauku veidus, no kuriem izvēlēties. Izvēlieties lauka veidu, kas vislabāk raksturo datus, kurus vēlaties saglabāt laukā, un kas atbilst analīzes veidam, kas nepieciešams lauka lietošanai. Šeit ir padomi par to, kad izmantot kāda veida lauku.

Handy Access 2013 īsinājumtaustiņi

Daži cilvēki labprātāk izmantos tastatūru, nevis peli, un programmā Access 2013 šiem cilvēkiem ir daudz īsinājumtaustiņu. Tālāk norādītie īsinājumtaustiņi ir īpaši noderīgi programmā Access 2013. Daži taustiņsitieni darbojas jebkur programmā Access 2013; citi darbojas tikai konkrētos skatos, kā minēts.

Piekļuves noslēpumi 2013 datu bāzes dizains

Šeit ir sniegti pieci datu bāzes izveides baušļi neatkarīgi no tā, vai izmantojat programmu Access 2013 vai citu datu bāzes programmu. Labi izstrādāta datu bāze atvieglo datu uzturēšanu.

• Glabājiet informāciju tur, kur tā pieder, nevis tur, kur tā parādās. Informācijas glabāšanas vietai nav nekā kopīga ar to, kur tā parādās. Izklājlapā jūs ierakstāt informāciju vietā, kur vēlaties to parādīt, drukājot izklājlapu, taču datu bāzes darbojas citādi. Datu bāzē informāciju glabājat tabulās, pamatojoties uz informācijas struktūru. Informācija var parādīties daudzos pārskatos, taču jūs to saglabājat tikai vienā laukā vienā tabulā.

• Saglabājiet informāciju tādu, kāda tā patiešām pastāv, nevis tā, kā vēlaties, lai tā tiktu parādīta konkrētā pārskatā. Šis noteikums izriet no pirmā noteikuma. Ja vēlaties, lai grāmatu nosaukumi pirkuma pasūtījumos tiktu rādīti ar visiem lielajiem (lielajiem) burtiem, Access var rakstīt nosaukumus ar lielo burtu jūsu vietā. Saglabājiet grāmatu nosaukumus ar pareizu lielo burtu lietojumu, lai jūs nebūtu iestrēguši ar visiem lielajiem burtiem katrā pārskatā. Programmā Access ir daudz iebūvētu funkciju, kas var pielāgot teksta, skaitļu un datumu formatējumu.

• Izvairieties no atkritumu iekšā, atkritumu ārā (GIGO). Ja jūs neuztraucaties izveidot labu, saprātīgu datubāzes dizainu un ja neesat uzmanīgi, ievadot pareizus, tīrus datus, jūsu datu bāze galu galā būs pilna ar atkritumiem. Labi izstrādātu datu bāzi ir vieglāk uzturēt nekā slikti izstrādātu, jo katra informācija tiek glabāta tikai vienu reizi skaidri nosauktā laukā skaidri nosauktā tabulā, ievērojot atbilstošus validācijas noteikumus. Jā, tas izklausās pēc liela darba, taču 10 000 nepareizu ierakstu datubāzes tīrīšana ir (piedodiet par zemo apgalvojumu) vēl vairāk darba.

• Atdaliet savus datus no programmām. Ja veidojat datu bāzi, ko koplietot vai izplatīt citām personām, glabājiet visas tabulas vienā datu bāzē (aizmugurējā daļā) un visus pārējos objektus citā datu bāzē (priekšgalā). Pēc tam varat saistīt šīs divas datu bāzes, lai viss darbotos. Tabulu atdalīšana no visa pārējā racionalizē visu vaicājumu, veidlapu, pārskatu un citu datu atjaunināšanu vēlāk, netraucējot tabulu datus.

• Dublējieties agri un bieži. Labi, šis padoms nav par dizainu, taču tas ir pārāk svarīgi, lai to izlaistu: katru dienu izveidojiet datu bāzes dublējumu. Ja jums veicas, jūsu birojā jau ir regulāru (iespējams, katru nakti) dublējumu sistēma, kas ietver jūsu datu bāzi. Ja nē, regulāri izveidojiet datu bāzes dublējumkopiju un noteikti izveidojiet dublējumkopiju pirms lielu izmaiņu veikšanas. Saglabājiet vairākas dublējumkopijas, ne tikai jaunāko, ja paiet kāds laiks, lai atklātu problēmu.

Atrodiet pareizo Access 2013 rīku, lai novērstu atkritumus

Ja dati, kas tiek ievadīti jūsu datu bāzē, izmantojot tabulas un veidlapas, ir atkritumi, jebkura izvade vai analīze, ko veicat ar vaicājumiem un atskaitēm, arī radīs atkritumus. Par laimi, Access piedāvā daudz rīku, lai palīdzētu jums pārliecināties, ka katrā laukā ievietotie dati ir tie, kas ir jāiekļauj šajā laukā. Tabulas noformējuma skatā varat atrast daudzus rīkus, kas pasargā no atkritumiem:

• Datu tips: izmantojiet pareizo datu tipu, lai novērstu nepareiza veida datu ievadīšanu.

• Lauka lielums: šis rekvizīts ierobežo rakstzīmju skaitu. Ja zināt, ka lauks nedrīkst pārsniegt četras rakstzīmes, piemēram, iestatiet Lauka lielumu uz 4.

• Formāts: šis rekvizīts nodrošina pareizu datu izskatu. Piemēram, varat mainīt tekstu uz visiem lielajiem burtiem vai visiem mazajiem burtiem.

• Ieejas maska: ieeja maska ierobežo informāciju atļauto laukā, norādot, ko rakstzīmes var ievadīt. Izmantojiet ievades masku, ja zināt, kādai formai jābūt datiem, piemēram, ja pasūtījuma numuram ir divi burti, kam seko četri cipari. Tālruņa numuri un pasta indeksi ir citi lauku piemēri, kuros ir noderīgas ievades maskas. Ievades maskas darbojas ar lauka rekvizītu Format.

• Noklusējuma vērtība: šis rekvizīts definē vērtību, kas tiek parādīta pēc noklusējuma, ja netiek ievadīta cita vērtība. Noklusējuma vērtība tiek rādīta laukā, līdz tiek ievadīta cita vērtība.

• Lauka vai ieraksta validācijas kārtula: pirms datu ievadīšanas šī kārtula ir jāiztur. Šis rekvizīts darbojas ar Validācijas teksta rekvizītu kārtulu.

• Obligāts: šis rekvizīts norāda, ka laukam ir jābūt vērtībai, lai jūs varētu saglabāt ierakstu. Ja vērtība netiek ievadīta, programma Access neveido jaunu ierakstu, kad tiek nospiests Tab vai Enter, un poga Jauns ieraksts ir pelēkā krāsā.

• Atļaut nulles garumu: šis rekvizīts norāda, vai ir atļauts ievadīt nulles garumu, piemēram, “” (pēdiņas bez atstarpēm) (tikai laukiem Teksts, Garais teksts un Hipersaite). Nulles garuma lauks ļauj atšķirt informāciju, kas neeksistē, no nulles vērtības (tukša), kas nav zināma vai nav ievadīta. Ja šī opcija ir iestatīta, nepieciešamajā laukā tiek atļauta nulles garuma virkne. Ja ir atļauti abi, varat izmantot ievades masku, lai nulles garuma lauks izskatītos savādāk nekā nulles vērtība.

• Indeksēts: kad izvēlaties indeksēt lauku, varat norādīt, ka laukā nav atļauts dublēt vērtības. Šis īpašums ir pieejams arī no datu lapas skata; tā ir izvēles rūtiņa lentes cilnē Datu lapa.

• Uzmeklēšanas lauki: šis rekvizīts ļauj lietotājam atlasīt vērtību laukam, kas saglabāts citā laukā, tādējādi novēršot daudzas pareizrakstības kļūdas un standartizējot lauka opcijas. Izmantojiet uzmeklēšanas vedni, lai izveidotu uzmeklēšanas lauku.

Visual Basic lietojumprogrammām efektīva izmantošana programmā Access 2013

Kad automatizējat Access 2013 datu bāzes lietojumprogrammu, izmantojot programmu Visual Basic for Applications (VBA), varat pazust, atverot tukšu lapu, lai sāktu rakstīt kodu. Kur sākt? Šeit ir dažas vienkāršas vadlīnijas, kas ļaus jums rakstīt VBA kodu kā profesionālis:

Iegūt palīdzību.

Jebkurā laikā nospiediet taustiņu F1, lai palaistu Microsoft Access palīdzību, kurā varat skatīt VBA koda piemērus.

Izmantojiet objektu pārlūkprogrammu.

Objektu pārlūks ļauj izpētīt VBA objektu īpašības un metodes. Visual Basic redaktorā izvēlieties View, pēc tam Object Browser vai vienkārši nospiediet taustiņu F2.

Saņemiet vairāk palīdzības.

Protams, VBA iebūvētie palīdzības rīki ir lieliski, taču varat arī izmantot savu iecienītāko pārlūkprogrammu, lai meklētu internetā palīdzību VBA koda rakstīšanai. Jūs pat varat atrast piemērus, kurus varat nozagt vai aizņemties savam projektam.

Apstrādājiet savas kļūdas.

Pat vispilnīgākais programmētājs nevar apturēt kļūdu rašanos, taču viņš vai viņa var novērst to, ka programma tiek apturēta. Izmantojiet VBA iebūvēto kļūdu apstrādi kopā ar paziņojumiem On Error Goto un Resume, lai notvertu kļūdas un mainītu programmas plūsmu, lai jūsu lietojumprogrammas neapgrūtinātu cilvēkus, kuri tās izmanto.

Izmantojiet funkcijas un apakšprocedūras.

Izmantojiet funkcijas un apakšprocedūras, lai apstrādātu uzdevumus, kas tiks veikti dažādās jūsu programmas jomās. Parasti, ja kopējat un ielīmējat kodu no vienas programmas apgabala citā, iespējams, vēlēsities ievietot šo kodu savā procedūrā.

Konvertējiet makro uz VBA kodu.

Programmas Access 2013 makro dizainers ļauj izvēlēties no iepriekš definētu uzdevumu sarakstiem, lai automatizētu lietojumprogrammu. Izveidojiet makro, kas dara to, ko vēlaties, un pēc tam konvertējiet šo makro par VBA kodu, lai jūs varētu redzēt, kā tas izskatītos, ja to ievadītu no jauna.

Datu koplietošana ar citām programmām programmā Access 2013

Access 2013 ir lieliska datu bāzes lietojumprogramma pati par sevi, taču tā labi darbojas arī ar citām, ļaujot parādīt un izgūt datus no vairākām citām programmām. Ja programma atbalsta Visual Basic for Applications (VBA), varat to kontrolēt, izmantojot programmu Access. Šeit ir īss to lietojumprogrammu saraksts, kuras varat kontrolēt un ar kurām koplietot datus:

• Microsoft Excel: daudzi Excel lietotāji galu galā iesaistās programmā Access, jo viņiem ir nepieciešama lielāka datu glabāšanas struktūra. Tomēr daži no šiem cilvēkiem neizdara lēcienu uz Access, tāpēc joprojām pastāv cieša saikne starp Access un Excel. Varat izmantot Excel izklājlapu kā tabulu programmā Access vai pilnībā pārņemt Excel lietojumprogrammas vadību no VBA.

• Microsoft SQL Server: SQL Server ir kā Access uz steroīdiem — vismaz no tabulas un vaicājuma viedokļa. Varat pārvietot savus datus no Access uz SQL Server, lai uzlabotu ātrumu un veiktspēju, kad izmantojat lielu datu apjomu. Kad dati atrodas SQL Server, varat izveidot savas Access veidlapas, atskaites, makro un moduļus, lai izmantotu datus no SQL Server.

• Microsoft Word: lielākā daļa cilvēku, kas izmanto Access, ir izmantojuši arī Word. Neatkarīgi no tā, vai rakstāt vēstuli vai veidojat veicamo uzdevumu sarakstu, programma Word ir vieta, kur esat pieradis griezties. Varat arī izmantot Word kā atskaišu rīku, kurā varat izveidot grāmatzīmes, lai ievietotu datus no Access, un kāds cits, kurš, iespējams, nav pazīstams ar Access, var rediģēt citu informāciju Word dokumentā.

• Microsoft SharePoint: SharePoint ir Microsoft redzējums par datu kopīgošanu un sadarbību ar tiem tīmeklī. Izmantojot programmu Access 2013, varat koplietot datus ar SharePoint serveri. Varat pat izveidot pielāgotu tīmekļa lietotni, kas glabā Access tabulas, vaicājumus, veidlapas (kā skatus) un makro SharePoint 2013 serverī un ļauj jums vai jebkuram citam piekļūt šīm veidlapām tīmeklī — tas viss notiek bez programmas Access 2013 instalēšanas.

• Microsoft Outlook: Outlook ir vairāk nekā tikai e-pasta rīks; tā ir arī kontaktu pārvaldības sistēma. Varat koplietot kontaktpersonu, kalendāra un uzdevumu informāciju ar savu Access lietojumprogrammu, lai tā būtu jāievada tikai vienā vietā.