Piekļūstiet 2010. gada daudzfunkcionālajai programmai LuckyTemplates apkrāptu lapai

Kā izveidot relāciju datu bāzi programmā Access 2010

Ja izmantojat datu bāzes programmu, piemēram, Access 2010, jūs nevarat vienkārši sākt ievadīt datus. Tā vietā jums ir jāizveido relāciju datu bāzes dizains, sadalot informāciju vienā vai vairākās tabulās, no kurām katra sastāv no laukiem (kas ir kā izklājlapas kolonnas). Tabulas tiek savienotas, izmantojot relāciju savienojumus, kur lauks vienā tabulā sakrīt (attiecas uz) lauku citā tabulā. Šeit ir vispārīga ideja.

1. Identificējiet savus datus .

   Izveidojiet sarakstu ar iespējamiem laukiem (informācijas daļām), tostarp tekstu, ciparu, datumu, patiesu/nepatiesu un cita veida datus.

2. Likvidējiet liekos laukus.

   Neglabājiet vienu un to pašu informāciju vairākās vietās. Ja varat aprēķināt vienu lauku no cita, saglabājiet tikai vienu. (Piemēram, saglabājiet dzimšanas datumu vai vecumu, bet ne abus.)

3. Sakārtojiet laukus tabulās.

   Grupējiet savus laukus atbilstoši tajos aprakstītajam, lai katra grupa kļūtu par tabulu. Piemēram, veikala pasūtījumu ievades datu bāzē var būt viena tabula klientiem, viena produktiem un viena pasūtījumiem.

4. Pievienojiet tabulas kodiem un saīsinājumiem.

   Plānojiet datu bāzē iekļaut štatu nosaukumu un divu burtu kodu tabulu, kā arī tabulu par katru citu kodu vai saīsinājumu, ko plānojat izmantot. Šīs tabulas izmantosit, lai izveidotu nolaižamos vērtību sarakstus, no kuriem varat izvēlēties, ievadot ierakstus.

5. Katrai tabulai izvēlieties primāro atslēgu.

   Primārā atslēga ir lauks, kas unikāli identificē katru ierakstu tabulā. Varat norādīt Access piešķirt katram ierakstam unikālu ID numuru, izmantojot lauku AutoNumber.

6. Saistiet tabulas.

   Skatiet, kurās tabulās ir lauki, kas atbilst citu tabulu laukiem. Pasūtījumu ievades datubāzē tabulā Pasūtījumi ir jāietver lauks, lai identificētu klientu, kurš ir veicis pasūtījumu — lauks, kas atbilst primārās atslēgas laukam tabulā Klienti. Lielākā daļa attiecību ir viens pret daudziem, kur viens ieraksts vienā tabulā var atbilst vairāk nekā vienam (vai nevienam) ierakstam citā tabulā.

Padomi lauku veidu izvēlei programmā Access 2010

Veidojot datubāzi programmā Access 2010, jūs izlemjat, kāda veida būs katrs lauks. Šeit ir padomi par to, kad izmantot kāda veida lauku.

Handy Access 2010 īsinājumtaustiņi

Šie īsinājumtaustiņi ir īpaši noderīgi programmā Access 2010. Daži taustiņsitieni darbojas jebkur programmā Access 2010, savukārt citi darbojas tikai noteiktos skatos, kā minēts.

Access 2010 datu bāzes dizaina noslēpumi

Šeit ir norādīti pieci datu bāzes izveides baušļi neatkarīgi no tā, vai izmantojat programmu Access 2010 vai citu datu bāzes programmu. Labi izstrādāta datu bāze atvieglo datu uzturēšanu.

• Glabājiet informāciju tur, kur tā pieder, nevis tur, kur tā parādās. Informācijas glabāšanas vietai nav nekā kopīga ar to, kur tā parādās. Izklājlapā jūs ierakstāt informāciju vietā, kur vēlaties to parādīt, drukājot izklājlapu, taču datu bāzes darbojas citādi. Datu bāzē informāciju glabājat tabulās, pamatojoties uz informācijas struktūru. Informācija var parādīties daudzos dažādos pārskatos, taču jūs to saglabājat tikai vienā laukā vienā tabulā.

• Saglabājiet informāciju tādu, kāda tā patiešām pastāv, nevis tā, kā vēlaties, lai tā tiktu parādīta konkrētā pārskatā. Tas izriet no pirmā noteikuma. Ja vēlaties, lai grāmatu nosaukumi pirkuma pasūtījumos tiktu rādīti ar visiem lielajiem (lielajiem) burtiem, Access var rakstīt nosaukumus ar lielo burtu jūsu vietā. Saglabājiet grāmatu nosaukumus ar pareizu lielo burtu lietojumu, lai katrā pārskatā tie nebūtu iestrēguši ar lielajiem burtiem. Programmā Access ir daudz iebūvētu funkciju, kas var pielāgot teksta, ciparu un datumu formatējumu.

• Atkritumi iekšā, atkritumi ārā (GIGO). Ja jūs neuztraucaties izveidot labu, saprātīgu datubāzes dizainu un ja neesat uzmanīgs, lai ievadītu pareizus, tīrus datus, jūsu datu bāze galu galā būs pilna ar atkritumiem.

  Labi izstrādātu datu bāzi ir vieglāk uzturēt nekā slikti izstrādātu, jo katra informācija tiek glabāta tikai vienu reizi skaidri nosauktā laukā skaidri nosauktā tabulā, ievērojot atbilstošus validācijas noteikumus. Jā, tas izklausās pēc liela darba, taču 10 000 nepareizu ierakstu datu bāzes iztīrīšana ir (piedodiet par zemo apgalvojumu) vēl vairāk darba.

• Atdaliet savus datus no programmām. Ja veidojat datu bāzi, ko koplietot ar citām personām (vai izplatīt tām), glabājiet visas tabulas vienā datu bāzē ( aizmugurējā daļā ) un visus pārējos objektus citā datu bāzē ( priekšgalā ) . Pēc tam varat saistīt šīs divas datu bāzes, lai viss darbotos. Tabulu atdalīšana no visa pārējā racionalizē visu vaicājumu, veidlapu, pārskatu vai citu datu atjaunināšanu vēlāk, netraucējot tabulu datus.

• Dublējieties agri un bieži. Labi, šis padoms nav par dizainu, taču tas ir pārāk svarīgi, lai to izlaistu: katru dienu izveidojiet datu bāzes dublējumu. Ja jums veicas, jūsu birojā jau ir regulāru (iespējams, katru nakti) dublējumu sistēma, kas ietver jūsu datu bāzi. Ja nē, regulāri izveidojiet datu bāzes dublējumkopiju un noteikti pirms jebkādu būtisku izmaiņu veikšanas. Saglabājiet vairākas dublējumkopijas, ne tikai jaunāko, ja paiet kāds laiks, lai atklātu problēmu.

Kā nepiekļūt atkritumiem piekļuves datu bāzei

Ja dati, kas tiek ievadīti jūsu datu bāzē, izmantojot tabulas un veidlapas, ir atkritumi, tad arī jebkura izvade vai analīze, ko veicat ar vaicājumiem un atskaitēm, radīs atkritumus. Par laimi, Access piedāvā daudz rīku, lai palīdzētu jums pārliecināties, ka katrā laukā ievietotie dati ir tie, kas ir jāiekļauj šajā laukā. Tabulas noformējuma skatā varat atrast daudzus rīkus, lai novērstu atkritumu iekļūšanu ārā.

• Datu tips : izmantojiet pareizo datu tipu, lai novērstu nepareiza veida datu ievadīšanu.

• Lauka lielums: ierobežo rakstzīmju skaitu. Piemēram, ja zināt, ka lauks nedrīkst pārsniegt četras rakstzīmes, iestatiet lauka lielumu uz 4 rakstzīmēm.

• Formāts: nodrošina pareizu datu izskatu. Piemēram, varat mainīt tekstu uz visiem lielajiem burtiem vai visiem mazajiem burtiem. Piemēram, ievades maskas darbojas ar lauka rekvizītu Format.

• Ieejas maska : ieeja maska ierobežo informāciju atļauto laukā, norādot, ko rakstzīmes var ievadīt. Izmantojiet ievades masku, ja zināt, kādai formai jābūt datiem, piemēram, ja pasūtījuma numuram ir divi burti, kam seko četri cipari. Tālruņa numuri un pasta indeksi ir citi lauku piemēri, kuros ir noderīgas ievades maskas.

• Noklusējuma vērtība : definē vērtību, kas tiek parādīta pēc noklusējuma, ja netiek ievadīta cita vērtība. Noklusējuma vērtība tiek rādīta laukā, līdz tiek ievadīta cita vērtība.

• Lauka vai ieraksta validācijas kārtula : noteikums, kas ir jāiztur datiem pirms to ievadīšanas. Šis rekvizīts darbojas ar Validācijas teksta rekvizītu kārtulu.

• Obligāts : norāda, ka laukam ir jābūt vērtībai, lai varētu saglabāt ierakstu. Ja vērtība netiek ievadīta, programma Access neveido jaunu ierakstu, kad tiek nospiests Tab vai Enter, un poga Jauns ieraksts ir pelēkā krāsā.

• Atļaut nulles garumu : norāda, vai ir atļauts ievadīt nulles garumu, piemēram, “” (pēdiņas bez atstarpēm) (tikai laukiem Teksts, Atgādne un Hipersaite). Nulles garuma lauks ļauj atšķirt informāciju, kas neeksistē, no nulles vērtības (tukša), kas nav zināma vai nav ievadīta. Ja šī opcija ir iestatīta, nepieciešamajā laukā tiek atļauta nulles garuma virkne. Ja ir atļauti abi, varat izmantot ievades masku, lai nulles garuma lauks izskatītos savādāk nekā nulles vērtība.

• Indeksēts : izvēloties indeksēt lauku, varat norādīt, ka laukā nav atļauts dublēt vērtības. Šis rekvizīts ir pieejams arī no datu lapas skata — tā ir izvēles rūtiņa lentes cilnē Datu lapa.

• Uzmeklēšanas lauki : ļauj lietotājam atlasīt vērtību laukam, kas saglabāts citā laukā. Tas novērš daudzas pareizrakstības kļūdas un standartizē lauka iespējas. Izmantojiet uzmeklēšanas vedni, lai izveidotu uzmeklēšanas lauku.

Efektīva VBA izmantošana programmā Access 2010

Automatizējot Access 2010 datu bāzes lietojumprogrammu, izmantojot VBA, varat pazust, parādot tukšu lapu, kurā sākt rakstīt kodu. Kur sākt? Šeit ir dažas vienkāršas vadlīnijas, kas ļaus jums rakstīt VBA kodu kā profesionālis:

• Iegūt palīdzību. Jā, šajā rakstā ir uzskaitīti daži veidi, kā uzlabot VBA izmantošanu programmā Access, taču jebkurā laikā nospiediet taustiņu F1, lai palaistu Microsoft Office Access palīdzību, kurā varat uzzināt par VBA koda piemērus un skatīt to piemērus.

• Izmantojiet objektu pārlūkprogrammu. Objektu pārlūks ļauj izpētīt VBA objektu dažādās īpašības un metodes. VBA redaktora logā izvēlieties View → Object Browser vai vienkārši nospiediet taustiņu F2.

• Saņemiet vairāk palīdzības. Protams, Access 2010 VBA iebūvētie palīdzības rīki ir lieliski, taču varat arī izmantot savu iecienītāko pārlūkprogrammu, lai meklētu internetā palīdzību par dažādām tēmām par VBA koda rakstīšanu. Jūs pat varat atrast piemērus, kurus varat nozagt vai aizņemties savam projektam.

• Apstrādājiet savas kļūdas. Pat vispilnīgākais programmētājs nevar apturēt kļūdu rašanos, taču viņš vai viņa var novērst to, ka programma tiek apturēta. Izmantojiet VBA iebūvēto kļūdu apstrādi kopā ar paziņojumiem On Error Goto un Resume, lai notvertu kļūdas un mainītu programmas plūsmu tā, lai jūsu lietojumprogrammas neapgrūtinātu to lietotājus.

• Izmantojiet funkcijas un apakšprocedūras. Izmantojiet funkcijas un apakšprocedūras, lai apstrādātu uzdevumus, kas tiks veikti dažādās programmas jomās. Parasti, ja kopējat un ielīmējat kodu no viena programmas apgabala citā, iespējams, vēlēsities ievietot šo kodu savā procedūrā.

• Konvertējiet makro uz VBA kodu. Programmas Access 2010 makro dizainers ļauj noklikšķināt un izvēlēties no iepriekš definētu uzdevumu sarakstiem, lai automatizētu lietojumprogrammu. Izveidojiet makro, kas dara to, ko vēlaties, un pēc tam konvertējiet šo makro par VBA kodu, lai jūs varētu redzēt, kā tas būtu, ja to ievadītu no jauna.

Datu koplietošana ar citām programmām no Access 2010

Access 2010 ir lieliska datu bāzes lietojumprogramma pati par sevi, taču tā labi darbojas arī ar citiem. Varat parādīt un izgūt datus no vairākām dažādām programmām. Ja programma atbalsta VBA, varat to kontrolēt, izmantojot programmu Access. Šeit ir īss to Microsoft lietojumprogrammu saraksts, kuras varat kontrolēt un ar kurām koplietot datus:

• Excel: daudzi Excel lietotāji galu galā iesaistās programmā Access, jo viņiem ir nepieciešama datu glabāšanas struktūra. Tomēr daži no šiem cilvēkiem to nedara, tāpēc joprojām pastāv cieša saikne starp Access un Excel. Varat izmantot Excel izklājlapu kā tabulu programmā Access vai pilnībā pārņemt Excel lietojumprogrammas vadību no Access VBA.

• SQL Server: SQL Server ir kā Access uz steroīdiem — vismaz no tabulas un vaicājuma viedokļa. Varat pārvietot savus datus no Access uz SQL Server, lai uzlabotu ātrumu un veiktspēju, lietojot lielu datu apjomu. Kad dati atrodas SQL serverī, varat izveidot savas Access veidlapas, atskaites, makro un moduļus, lai izmantotu datus no SQL servera.

• Word: lielākā daļa cilvēku, kas izmanto programmu, ir izmantojuši arī Word. Neatkarīgi no tā, vai rakstāt vēstuli vai veidojat veicamo uzdevumu sarakstu, daudzi no mums vēršas programmā Word. Varat arī izmantot programmu Word kā pārskatu veidošanas rīku, kurā varat izveidot grāmatzīmes, lai ievietotu datus no Access, lai kāds, kurš nav pārzinājis programmu, mainītu statiskos datus pārskatā.

• SharePoint: SharePoint ir Microsoft redzējums par datu kopīgošanu un sadarbību ar tiem tīmeklī, un programmā Access 2010 varat koplietot datus ar SharePoint serveri. Jūs pat varat izveidot veidlapas un atskaites programmā Access un publicēt tos SharePoint vietnē, lai lietotāji varētu tos izmantot savās pārlūkprogrammās — bez programmas Access 2010 instalēšanas.

• Outlook: Outlook ir vairāk nekā tikai e-pasta rīks; tā ir arī kontaktu pārvaldības sistēma. Izmantojot programmu Access 2010, varat sūtīt e-pastus un vākt datus tieši no saņemtajiem e-pasta ziņojumiem. Varat arī koplietot kontaktpersonu, kalendāra un uzdevumu informāciju ar savu Access lietojumprogrammu, lai šie dati būtu jāievada tikai vienā vietā.