Pasta kārtošana programmā Outlook 2016

Pasta kastīte uzpūsta. Ikviens to iegūst laika gaitā. Programmas Outlook 2016 iesūtne tiek aizpildīta ar ziņojumiem, kurus neesat dzēsis vai noglabājis, un, pirms to pamanāt, esat saņēmis tūkstošiem ziņojumu, kas aizņem vietu datu failā un neļauj jums viegli pārlūkot jauno saturu. Šeit ir dažas idejas, kā izjaukt šo aizsērējumu.

Iztīrīt sarunas

Saruna ir e-pasta apmaiņa, kas sastāv no vairākiem turp un atpakaļ ziņojumiem. Tā kā lielākā daļa cilvēku vienkārši nospiež Atbildēt, lai turpinātu sarunu, neizdzēšot visu iepriekšējo tekstu, jūs saņemat daudz ziņojumu, kas būtībā ir viens otra satura apakškopas. Sarunas tīrīšanas funkcija iziet cauri un atrod tos, dzēšot visus ziņojumus, kas ir pilnībā ietverti vismaz vienā citā ziņojumā.

Izvēlieties Sākums → Notīrīt → Notīrīt sarunu, lai izmantotu šo funkciju konkrētam ziņojumam. (Vispirms atlasiet ziņojumu.) Lai iztīrītu visu mapi, izvēlieties Sākums → Notīrīt → Notīrīt mapi. Vai arī, lai to darītu visām pasta mapēm, atlasiet iesūtni un pēc tam izvēlieties Sākums → Notīrīt → Notīrīt mapi un apakšmapes.

Arhivējiet vecās ziņas

Varat iestatīt programmu Outlook arhivēt ziņojumus, kuriem ir noteikti rekvizīti, piemēram, tie, kas ir vecāki par noteiktu datumu. Arhivējot ziņojumus, tie tiek pārvietoti uz atsevišķu datu failu ar nosaukumu Archive.pst. Notīrot galveno Outlook failu, tas tiek samazināts, lai programma Outlook startētu ātrāk. Arhīva datu failu var atvērt jebkurā laikā, kad nepieciešams atsaukties uz kaut ko tajā.

Lai arhivētu ziņojumus, izvēlieties Fails → Informācija → Pastkastes tīrīšana → Arhīvs. Dialoglodziņā Arhīvs iestatiet preferences un noklikšķiniet uz Labi.

Lai vēlāk atvērtu arhīva datu failu un kaut ko izgūtu, izvēlieties Fails → Atvērt un eksportēt → Atvērt Outlook datu failu. Pārlūkojiet līdz arhīva failam, atlasiet to un noklikšķiniet uz Labi. Arhīva fails tagad parādās navigācijas rūtī kreisajā pusē; tur varat strādāt ar to tāpat kā ar galveno failu.

Lai veiktu vēl rūpīgāku tīrīšanu, izvēlieties Fails → Informācija → Pastkastes tīrīšana → Pastkastes tīrīšana. Dialoglodziņā Pastkastes tīrīšana varat norādīt automātiskās arhivēšanas parametrus. Piemēram, varat atrast vienumus, kas vecāki par noteiktu dienu skaitu vai lielāki par noteiktu kilobaitu skaitu.

Izveidojiet pasta mapes

Viens efektīvs veids, kā sakārtot pastu, ir iesūtnes apakšmapes. Pēc tam varat pārvietot ziņojumus uz kādu no apakšmapēm, lai tos izņemtu no galvenās iesūtnes. Piemēram, varat izveidot apakšmapi katrai organizācijai, kurā brīvprātīgi iesaistāties, vai apakšmapi katram ģimenes loceklim, kurš sūta jums ziņojumus.

Lai izveidotu jaunu mapi, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes Iesūtne navigācijas rūtī un izvēlieties Jauna mape. Ievadiet jaunās mapes nosaukumu un nospiediet taustiņu Enter. Pēc tam velciet un nometiet ziņojumus no iesūtnes uz jaunās mapes nosaukumu navigācijas rūtī.

Pasta apstrādes noteikumu izveide

Ir lieliski, ja ir vairākas pasta mapes, taču jums ir jāatceras vilkt un nomest ziņojumus šajās mapēs. Par laimi, jūs varat automatizēt procesu, izveidojot pasta apstrādes noteikumus. Noteikums var novērtēt sūtītāja e-pasta adresi un novirzīt ziņojumu uz apakšmapi, ja tas ir, piemēram, no noteiktas personas.

Lai izveidotu pasta apstrādes kārtulu, sāciet ar atlasīto ziņojumu, kas atbilst vēlamajiem kritērijiem. Pēc tam izvēlieties Sākums → Noteikumi → Izveidot kārtulu. Pēc tam aizpildiet dialoglodziņu, lai aprakstītu ziņojumu, kuram vēlaties atlasīt mērķauditoriju. Piemēram, varat norādīt, ko satur tēma vai kam tas tiek nosūtīts. Lai iegūtu vairāk iespēju, noklikšķiniet uz Papildu opcijas.

Lai to iestatītu, izvēlieties Fails → Kopīgot → Prezentēt tiešsaistē → Prezentēt tiešsaistē. Parādīsies saite; nokopējiet šo saiti un nosūtiet to auditorijas locekļiem, izmantojot īsziņu, e-pastu vai jebkuru citu veidu, kā vēlaties. Pagaidiet, līdz viņi to saņems, un pēc tam parādītajā dialoglodziņā noklikšķiniet uz pogas Sākt prezentāciju, lai sāktu pārraidi.