Outlook mapju arhivēšana

Dažos gadījumos programma Outlook ievieto e-pasta ziņas, uzdevumus un tikšanās, kas ir vecākas par sešiem mēnešiem, mapē Arhīvs — tā ir īpaša mape vienumiem, kurus Outlook uzskata par novecojušiem vai nav vērts saglabāt. Outlook izsauc šos vienumus nosūtot uz mapi Arhīvs automātiskā arhivēšana. Tomēr vienumi, kas Outlook arhīvā netiek zaudēti uz visiem laikiem. Varat tos apmeklēt, atverot mapi Arhīvs un tās apakšmapes mapju sarakstā. Pirmo reizi arhivējot vienumus, programma Outlook automātiski izveido mapi Arhīvs un tās apakšmapes.

Jums ir jāizlemj, kā un kad Outlook arhivē vienumus. Lai arhivētu vienumus, jums ir jāizveido noklusējuma arhivēšanas noteikumu kopa, kas attiecas uz visām mapēm, un, ja mapei nepieciešama individuāla uzmanība (tas nozīmē, ka nevēlaties, lai uz to attiektos noklusējuma arhivēšanas noteikumi), varat tai izveidot īpašus noteikumus. mapi. Katrai mapei var būt savs arhivēšanas noteikumu kopums vai arī uz to var attiekties noklusējuma noteikumi.

Lai norādītu programmai Outlook, kā arhivēt veco saturu, sāciet, parādot automātiskās arhivēšanas dialoglodziņu:

• Noklusēto arhivēšanas noteikumu izveide: izvēlieties Rīki –> Opcijas un dialoglodziņā Opcijas atlasiet cilni Cits. Noklikšķiniet uz pogas AutoArhive.

• Noteikumu izveide noteiktai mapei: ar peles labo pogu noklikšķiniet uz mapes un izvēlieties Properties vai parādiet mapi un izvēlieties Fails -> Mape -> Mapes nosaukuma rekvizīti. Pēc tam dialoglodziņā Rekvizīti atlasiet cilni Automātiskā arhivēšana. (Tā kā datums nav saistīts ar vienumiem mapē Kontaktpersonas, jūs nevarat automātiski arhivēt vārdus un adreses.)

Apspriediet šīs opcijas, lai izveidotu noklusējuma arhīva noteikumus:

• Palaist automātisko arhivēšanu katru: ievadiet numuru, lai norādītu programmai Outlook, cik bieži vienumus arhivēt.

• Uzvedne pirms arhīva palaišanas: ja atzīmējat šo izvēles rūtiņu, pirms arhivēšanas sākuma tiek parādīts ziņojuma lodziņš, un, ja vēlaties, varat atteikties no arhivēšanas, ziņojuma lodziņā atlasot Nē.

• Dzēst vienumus, kuriem beidzies derīguma termiņš (tikai e-pasta mapēm): atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, lai dzēstu visus e-pasta ziņojumus, kad termiņš beidzas.

• Arhivēt vai dzēst vecos vienumus: noņemiet atzīmi no šīs opcijas, ja nevēlaties arhivēt vienumus.

• Rādīt arhīva mapi mapju sarakstā: atlasiet šo opciju, ja vēlaties saglabāt mapi Arhīvs mapju sarakstā. Šajā mapē ir arhivēti vienumi.

• Iztīrīt vienumus, kas vecāki par: izvēlieties laika periodu, pēc kura arhivēt vienumus.

• Pārvietot vecos vienumus uz: Noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot un atlasiet mapi, ja vēlaties saglabāt arhīva failu noteiktā vietā.

• Neatgriezeniski dzēst vecos vienumus: atlasiet šo opciju, ja vēlaties dzēst, nevis arhivēt vecos vienumus.

Izvēlieties kādu no šīm opcijām, lai noteiktu arhivēšanas noteikumus noteiktai mapei:

• Nearhivēt vienumus šajā mapē: atlasiet šo opciju, ja mapē esošos vienumus nav vērts arhivēt.

• Arhivēt vienumus šajā mapē, izmantojot noklusējuma iestatījumus: atlasiet šo opciju, lai atliktu uz mapes noklusējuma arhivēšanas noteikumiem.

• Arhivēt šo mapi, izmantojot šos iestatījumus: izvēlieties šo opciju, lai izveidotu mapes arhivēšanas noteikumus.

• Iztīrīt vienumus, kas vecāki par: izvēlieties laika periodu, pēc kura arhivēt vienumus mapē.

• Pārvietot vecos vienumus uz: Noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot un atlasiet mapi, ja vēlaties saglabāt arhivētos vienumus noteiktā vietā.

• Neatgriezeniski dzēst vecos vienumus: atlasiet šo opciju, ja vēlaties dzēst, nevis arhivēt vienumus šajā mapē.

Periodiski kompaktējiet failu, kurā glabājat Outlook datus, lai samazinātu failu un iegūtu vairāk vietas cietajā diskā. Lai saspiestu Outlook datu failu, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties Fails –> Datu failu pārvaldība.

2. Outlook datu failu dialoglodziņā atlasiet Personiskās mapes.

3. Noklikšķiniet uz pogas Iestatījumi.

Tiek parādīts dialoglodziņš Personiskā mape.

4. Atlasiet pogu Sablīvēt tūlīt.

Outlook faila sablīvēšana var aizņemt laiku, ja fails ir piepildīts ar datiem.