Outlook kontaktpersonu skatīšana pēc grupas

Kontaktpersonu saraksti pēc kāda laika var kļūt diezgan garš; dažu gadu laikā varat viegli savākt dažus tūkstošus kontaktu. Tik gara saraksta kārtošana nozīmē, ka, piemēram, ja meklējat lietas, kas sākas ar burtu M, jums ir jāatrodas apmēram trīs pēdas zem monitora ekrāna apakšdaļas, lai atrastu šo kontaktpersonu neatkarīgi no tā, ko jūs darāt.

Grupas ir atbilde (nē, jums nav jāreģistrējas programmā Outlook Anonymous). Programma Outlook jau piedāvā vairākus iepriekš definētus sarakstus, kuros tiek izmantota grupēšana.

Programmā Outlook varat izmantot vairākus skatu veidus:

• Sakārtots saraksts: šis skats ir kā spēļu kāršu komplekts, kas izkārtots skaitļu secībā, sākot ar divkāršiem, pēc tam trīs, tad četriniekiem un tā tālāk, izmantojot attēlu kārtis.

• Grupēts skats: šis skats ir kā redzēt kārtis, kas sakārtotas ar visām sirdīm vienā rindā, tad visas lāpstas, tad dimanti un tad nūjas.

• Citi skati: programmā Outlook ir arī vairāki citi skatu veidi, kas neattiecas uz kontaktpersonām, piemēram, laika skala un adrešu kartītes.

Ja vēlaties nosūtīt apsveikumus ar jaunu biznesu, līdzīgu veidu vienumu apkopošana grupās var būt noderīga, lai veiktu uzdevumus, piemēram, atrastu visus sarakstā iekļautos cilvēkus, kuri strādā noteiktā uzņēmumā. Tā kā Outlook lietotājiem grupēšana pēc uzņēmuma tik bieži šķiet noderīga, skats Pēc uzņēmuma programmā Outlook ir iestatīts kā iepriekš definēts skats.

Lai izmantotu skatu Pēc uzņēmuma, veiciet šīs darbības:

1. Navigācijas rūtī noklikšķiniet uz pogas Kontakti.

Tiek atvērts kontaktu modulis ar pašreizējo skatu.

2. Navigācijas rūts sarakstā izvēlieties skatu Pēc uzņēmuma.

Katrai pelēkajai joslai ar uzrakstu Uzņēmums: (uzņēmuma nosaukums) kreisajā pusē ir mazs lodziņš ar plusa vai mīnusa zīmi. Noklikšķiniet uz pluszīmes, lai skatītu papildu nosaukumus zem uzņēmuma virsraksta; mīnusa zīme norāda, ka vairs nav pieejami ieraksti.

3. Noklikšķiniet uz pluszīmes ikonas, lai skatītu ierakstus par uzņēmumu, kas norādīts pelēkajā joslā.

Šī grupēšanas funkcija kļūst ļoti noderīga, ja vienumu izveides laikā piešķirat kontaktpersonām kategorijas. Ja esat gudrs par to, kā izmantojat un pievienojat kategorijas, kas atbilst jūsu veiktajam darbam, grupēšana pēc kategorijām var ievērojami ietaupīt laiku.

Ja iepriekš definētie grupu skati neatbilst jūsu vajadzībām, varat grupēt vienumus atbilstoši gandrīz jebkam, ko vēlaties, pieņemot, ka esat ievadījis datus.

Lai skatītu skatu Pēc kategorijas, veiciet šīs darbības:

1. Navigācijas rūtī noklikšķiniet uz pogas Kontakti.

Tiek parādīts kontaktu skats.

2. Navigācijas rūts sarakstā izvēlieties skatu Pēc kategorijas.

Katras pelēkās joslas kreisajā pusē ir ikona ar plus vai mīnusu, kam seko Kategorija: (kategorijas nosaukums). Mīnuss norāda, ka zem šīs kategorijas virsraksta nav paslēpti ieraksti; plus nozīmē, ka ir pieejami vairāk ierakstu.

3. Noklikšķiniet uz pluszīmes ikonas, lai skatītu citus kategorijas ierakstus, kas norādīti pelēkajā joslā.

Grupēšana ir labs veids, kā pārvaldīt visus Outlook vienumus, īpaši kontaktpersonas. Kad esat apguvis grupu lietošanu, varat ietaupīt daudz laika, mēģinot atrast lietas.