Outlook e-pasta kārtošana: mapju tīrīšana

Atbrīvošanās no nevajadzīgiem vienumiem Outlook mapēs ir būtiska labai garīgajai veselībai. Viss jūsu Outlook iesūtnē esošais juceklis var būt satraucošs. Šī informācija izskaidro vēl divus paņēmienus Outlook 2019 e-pasta kārtošanai un netīrumu noņemšanai no mapēm — arhivēšana un pastkastes tīrīšanas komanda.

Vecās lietas arhivēšana Outlook iesūtnē

Dažos gadījumos programma Outlook ievieto e-pasta ziņojumus, uzdevumus un tikšanās, kas vecākas par sešiem mēnešiem, mapē Arhīvs — īpašā mapē vienumiem, kuri, pēc Outlook domām, ir novecojuši un vairs nav vērts tos glabāt. Outlook izsauc šo vienumu nosūtīšanu uz mapi Arhīvs “autoarchiving”. Vienumi, kas ir arhivēti, netiek zaudēti uz visiem laikiem. Varat tās apmeklēt, mapju rūtī atverot mapi Arhīva mapes un tās apakšmapes. Šīs mapes un apakšmapes tiek izveidotas automātiski, pirmo reizi arhivējot vienumus.

Arhivēšana ir veids, kā noņemt pasta mapes, uzdevumu sarakstus un kalendāru no vienumiem, kas vairs nav svarīgi. Tas, kā un kad vienumi tiek arhivēti, ir atkarīgs no jums. Lai arhivētu vienumus, varat tos arhivēt pats, izveidot noklusējuma arhivēšanas noteikumu kopu, kas attiecas uz visām mapēm, vai, ja mapei nepieciešama individuāla uzmanība un uz to nevajadzētu attiecināt noklusējuma arhivēšanas noteikumus, izveidot tai īpašus noteikumus. mapi. Katrai mapei var būt savs arhivēšanas noteikumu kopums vai arī uz to var attiekties noklusējuma noteikumi.

Lai norādītu programmai Outlook, kā arhivēt veco saturu, veiciet tālāk norādītās darbības.

• Noklusēto arhivēšanas noteikumu izveide: cilnē Fails izvēlieties Opcijas, lai atvērtu dialoglodziņu Outlook opcijas. Pēc tam cilnē Papildu noklikšķiniet uz pogas Automātiskās arhivēšanas iestatījumi. Tiek parādīts dialoglodziņš AutoArhive.
• Noteikumu izveide noteiktai mapei: atlasiet mapi, atveriet cilni Mape un noklikšķiniet uz pogas Automātiskās arhivēšanas iestatījumi. Tiek parādīta dialoglodziņa Rekvizīti cilne Automātiskā arhivēšana, kā parādīts attēlā

Noklusēto arhivēšanas noteikumu (pa kreisi) un mapes noteikumu izveide (pa labi).

Noklusējuma arhivēšanas noteikumi programmā Outlook

Apspriediet šīs opcijas dialoglodziņā Automātiskā arhivēšana, lai izveidotu noklusējuma arhivēšanas noteikumus:

• Palaist automātisko arhivēšanu katru: ievadiet numuru, lai norādītu programmai Outlook, cik bieži vienumus arhivēt.
• Uzvedne pirms arhīva palaišanas: ja šī izvēles rūtiņa ir atzīmēta, pirms arhivēšanas sākuma tiek parādīts ziņojuma lodziņš, un, ja vēlaties, varat atteikties arhivēt, ziņojuma lodziņā atlasot Nē.
• Dzēst vienumus, kuriem beidzies derīguma termiņš (tikai e-pasta mapes): atzīmējiet šo izvēles rūtiņu, lai dzēstu visas e-pasta ziņas, kad ir beidzies laika periods.
• Arhīvs vai dzēst Old Preces: atceltu šīs iespējas, ja nav vēlaties arhīvu posteņiem.
• Rādīt arhīva mapi mapju sarakstā: atlasiet šo opciju, ja mapes rūtī vēlaties saglabāt mapes arhivēto versiju. Arhivētie vienumi tiek glabāti šajā mapē, lai jūs varētu tos pārskatīt.
• Iztīrīt vienumus, kas vecāki par: izvēlieties laika periodu, pēc kura arhivēt vienumus.
• Pārvietot vecos vienumus uz: Noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot un atlasiet mapi, ja vēlaties saglabāt arhīva failu noteiktā vietā.
• Neatgriezeniski dzēst vecos vienumus: atlasiet šo opciju, ja vēlaties dzēst, nevis arhivēt vecos vienumus.

Outlook mapes arhivēšanas noteikumi

Dialoglodziņā Rekvizīti izvēlieties kādu no šīm opcijām, lai noteiktu arhivēšanas noteikumus noteiktai mapei:

• Nearhivēt vienumus šajā mapē: atlasiet šo opciju, ja mapē esošos vienumus nav vērts arhivēt.
• Arhivēt vienumus šajā mapē, izmantojot noklusējuma iestatījumus: atlasiet šo opciju, lai atliktu uz mapes noklusējuma arhivēšanas noteikumiem.
• Arhivēt šo mapi, izmantojot šos iestatījumus: atlasiet šo opciju, lai izveidotu mapes arhivēšanas noteikumus.
• Iztīrīt vienumus, kas vecāki par: izvēlieties laika periodu, pēc kura arhivēt vienumus mapē.
• Pārvietot vecos vienumus uz noklusējuma arhīva mapi: atlasiet šo opciju, lai pārvietotu vienumus uz mapi, kuru izvēlējāties kā noklusējuma mapi.
• Pārvietot vecos vienumus uz: Noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot un atlasiet mapi, ja vēlaties saglabāt arhivētos vienumus noteiktā vietā.
• Neatgriezeniski dzēst vecos vienumus: atlasiet šo opciju, ja vēlaties dzēst, nevis arhivēt vienumus šajā mapē.

Papildus arhivēšanai vēl viens veids, kā automātiski noņemt ķibeles, ir izmantot kārtulu vedni, lai dzēstu noteikta veida e-pasta ziņojumus, kad tie tiek saņemti.

Palaižot Outlook pastkastes tīrīšanas komandu

Komanda Pastkastes tīrīšana ir universāla komanda e-pasta ziņojumu atrašanai, vienumu arhivēšanai, vienumu dzēšanai un alternatīvu vienumu versiju dzēšanai. Lai izmantotu komandu, atveriet cilni Fails, izvēlieties Informācija, noklikšķiniet uz pogas Rīki un izvēlieties Pastkastes tīrīšana. Tiek parādīts dialoglodziņš Pastkastes tīrīšana. Dialoglodziņš piedāvā ātru ievadi dažādos Outlook uzdevumos :

• Lai redzētu, cik daudz vietas diskā aizņem mapes: noklikšķiniet uz pogas Skatīt pastkastes lielumu un pēc tam atzīmējiet mapju izmērus dialoglodziņā Folder Size.
• Vienumu atrašana: atlasiet opciju pogu, lai atrastu vienumus, kas ir vecāki par noteiktu dienu skaitu vai lielāki par noteiktu kilobaitu skaitu, ievadiet dienu vai kilobaitu skaitu un noklikšķiniet uz pogas Atrast. Jūs nonākat dialoglodziņā Papildu atrašana.
• Vienumu arhivēšana: noklikšķiniet uz pogas AutoArhive, lai arhivētu vienumus savās mapēs.
• Izdzēsto vienumu mapes iztukšošana: noklikšķiniet uz pogas Iztukšot, lai iztukšotu mapi Izdzēstie vienumi.
• Dzēst visas alternatīvās vienumu versijas: noklikšķiniet uz Dzēst, ja sūtāt e-pastu, izmantojot Exchange Server kontu, un vēlaties dzēst alternatīvas vienumu versijas, kas tika izveidotas sinhronizācijas laikā.

Pastkastīšu izspiešana.