Outlook 2007 ziņojumu sakārtošana

Neviens vairs nesaņem mazu e-pastu. Ja saņemat vienu ziņojumu, jūs saņemsiet tonnu. Par laimi, programma Outlook 2007 piedāvā virkni dažādu veidu, kā sakārtot šo ziņojumu putru, lai jūs varētu cīnīties, lai noskaidrotu, kas ir svarīgs un kas var gaidīt.

Kad programma Outlook ir iestatīta tā, lai ekrāna labajā pusē tiktu rādīta lasīšanas rūts (izvēlieties Skats -> Lasīšanas rūts -> Pa labi), ziņojumu saraksta augšdaļā ir redzamas divas pogas:

• Sakārtots pēc pogas: šī vistālāk kreisā poga apraksta sistēmu, ko Outlook izmanto ziņojumu kārtošanai.

• Poga Detalizēta: pa labi no pogas Sakārtots atrodas cita poga ar etiķeti, kas sniedz detalizētu informāciju par Outlook pašlaik izmantoto izkārtojumu. (Piemēram, ja jūsu ziņojumi pašlaik ir sakārtoti pēc datuma, labajā pusē esošā poga saka: Jaunākie augšpusē vai Vecākie augšpusē.)

Lai mainītu veidu, kādā programma Outlook kārto ziņojumus, vienkārši noklikšķiniet uz pogas Sakārtots, lai atvērtu visu izmantojamo izkārtojumu īsinājumtaustiņu izvēlni.

Outlook piedāvā šādus pasākumus:

• Datums: visizplatītākais veids, kā kārtot ziņojumus, ir pēc datuma. Pirmoreiz iestatot programmu Outlook, jūsu ziņojumi tiks sakārtoti šādi. Noklikšķiniet uz pogas labajā pusē, lai pārslēgtos starp jaunākajiem ziņojumiem augšpusē un vecākajiem ziņojumiem augšpusē.

• Saruna: šis izkārtojums grupē ziņojumus par vienu un to pašu tēmu. Ja esat ar kādu apmainījies ar vairākiem ziņojumiem par konkrētu projektu vai ideju, varat izvēlēties sarunas izkārtojumu, lai sekotu sarunas pavedienam.

• No: Kā jūs varētu nojaust, šis izkārtojums sakārto jūsu ziņojumu kolekciju atbilstoši personai, no kuras ziņojums tika nosūtīts.

• Kam: lielākā daļa saņemto ziņojumu ir adresēti jums, bet ne vienmēr. Dažreiz jūs saņemat ziņojumus, kas adresēti cilvēku sarakstam, tāpēc jūsu vārds netiek rādīts ziņojuma rindā Kam. Šis izkārtojums atdala jūsu ziņojumus atkarībā no tā, vai jūsu vārds ir norādīts katra ziņojuma rindā Kam.

• Mape: kad skatāt ziņojumus mapē Meklēšana, skatītie ziņojumi faktiski var atrasties dažādās mapēs. Ja vēlaties precīzi zināt, kurā mapē ir katrs ziņojums, izmantojiet mapju izkārtojumu.

• Kad skatāt iesūtni, mapju izkārtojums nav pieejams; tas ir paredzēts tikai meklēšanas mapēm.

• Izmērs: Dažos e-pasta ziņojumos ir iekļautas fotogrāfijas, mūzika un visa veida smagi faili, kas patiešām var aizsprostot jūsu uzņēmuma e-pasta serverus. Tātad, kad jūsu sistēmas administrators lūdz jūs samazināt savu iesūtni, izmantojiet šo funkciju, lai identificētu un izdzēstu ziņojumus, kuriem ir vislielākais svars.

• Temats: šis izkārtojums apvieno ziņojumus, kuriem ir viens un tas pats temats.

• Veids: ne katrs iesūtnē nonākušais vienums ir vienkāršs ziņojums; jūs varat arī saņemt sapulču ielūgumus, uzdevumu pieprasījumus un visa veida citus vienumus. Ja vēlaties atdalīt ziņojumus no sapulču pieprasījumiem, pārslēdzieties uz veidu izkārtojumu.

• Pielikums: atverot iesūtni, iespējams, nemeklējat ziņojumu, iespējams, meklējat pielikumu. Ziņojumu sakārtošana pēc pielikuma ļauj vispirms pārbaudīt visticamākos aizdomās turamos.

• E-pasta konti: dažreiz vēlaties uzzināt, no kuras adreses nāca ziņojums vai kādus ziņojumus esat nosūtījis uz noteiktu adresi. Izmantojot šo izkārtojumu, programma Outlook parāda tikai tos ziņojumus no kontiem, kas jūs interesē.

• Ja vēlaties redzēt tikai uz vienu adresi nosūtītos ziņojumus, izvēlieties e-pasta kontu izkārtojumu un pēc tam noklikšķiniet uz mīnusa zīmes (–) blakus to kontu nosaukumiem, kurus nevēlaties redzēt.

• Svarīgums: ja vispirms ir jāredz īpaši svarīgi ziņojumi, izmantojiet šo izkārtojumu.

• Kategorijas: varat piešķirt kategorijas jebkuram jūsu nosūtītajam ziņojumam, un dažreiz citi cilvēki var piešķirt kategorijas ziņojumiem, ko viņi jums sūta. Lai redzētu, kurš ziņojums ietilpst kādā kategorijā, izmantojiet sakārtojumu Kategorijas.

• Pieejamība: iestatījums Pieejamība ir paredzēts cilvēkiem, kuri izmanto klēpjdatoru korporatīvajā tīklā ar Microsoft Exchange. Varat iestatīt Exchange, lai katram e-pasta ziņojumam nosūtītu tikai tematu, datumu un sūtītāja vārdu, nevis ziņojuma galveno daļu. Kamēr jūs faktiski nenoklikšķināsit uz ziņojuma, lai to izlasītu, pārējā ziņojuma daļa paliek mājas biroja galvenajā datorā. Ziņojumi, kuriem varat piekļūt, tiek uzskatīti par pieejamiem.