Outlook 2003: biznesa kontaktu pārvaldnieks

Business Contact Manager (BCM) versija 2.0 ir bezmaksas pievienojumprogramma programmai Outlook 2003 Office Professional un Small Business izdevumos. Tas ir lielisks rīks, ja saprotat, kā to izmantot savā labā un pārvarēt divus galvenos ierobežojumus:

• Vecākās BCM versijas darbojas kā atsevišķas vienības, kas neļauj koplietot vairākus lietotājus. BCM jaunināšana uz versiju 2.0 ļauj koplietot datubāzi starp vairākiem lietotājiem. Ja izmantojat vecāku versiju, izveidojiet internetu, Outlook rīkjoslā izvēlieties Palīdzība, izvēlieties Pārbaudīt atjauninājumus un pēc tam izpildiet norādījumus, lai jauninātu sistēmu.

• Lai izmantotu BCM koplietošanas līdzekļus, programmai Outlook ir jābūt instalētai datorā, kurā darbojas sistēma Windows XP Professional; BCM netiek koplietots operētājsistēmā Windows XP Home Edition.

• Produktu un pakalpojumu vienumu sarakstam ir fiksēts formāts, kurā ir tikai trīs pieejami lauki, lai importētu datus no pārdošanas un grāmatvedības sistēmas. Jums ir jāpielāgo lauki no savas biznesa sistēmas, lai tie ietilptu trīs importēšanas laukos: preces nosaukums, apraksts un vienības cena, kas ierobežo pakalpojumu un produktu citēšanas veidu. Citējot vienu un to pašu produktu kā vienu vienību, vienu kastīti vai vienu konteineru, katrā iepakojumā ir jāatver viena rindas vienība. Jūs nevarat importēt pašreizējos krājumu daudzumus, jo BCM neimportē daudzuma laukus.

• Lai viena un tā pati prece būtu uz dažādiem iepakojumiem vienā un tajā pašā rindā, jums ir jādefinē vienības daudzuma nozīme neatkarīgi no tā, vai tā ir 1 šampūna pudele vai kastīte, kurā ir 12 šampūna pudeles. Katras preces nosaukuma, apraksta un vienības cenas pielāgošana pakalpojumam, projektam vai produktam ir izaicinājums, izmantojot BCM jebkurā biznesā.

Pieņemsim, piemēram, ka Deizija strādā datoru un programmatūras apkopes uzņēmumā un saņem piedāvājumu, lai instalētu un koplietotu jauno BCM 2.0 piecās darbstacijās. Viņa uzraksta detalizētu priekšlikumu, iekļaujot minimālās prasības, piemēram, Windows XP Professional darbstacijā, kas koplietos datu bāzi, un novērtē viņas pakalpojuma stundu skaitu. Viņa izveido jaunu vienumu, lai ierakstītu šo priekšlikumu:

Pakalpojuma piedāvājums programmatūras instalēšanai

Vienuma nosaukums: Programmatūras instalēšana

Apraksts: BCM 2.0 koplietots 5 darbstacijās

Daudzums: 1 serviss

Cena : 120.00

Daisy izmanto lauku Preces nosaukums, lai norādītu pakalpojumu, un lauku Apraksts, lai uzskaitītu nepieciešamo. Viņa arī saista priekšlikumu kā failu iespēju vēstures vienumos. Pielāgojot viņas pakalpojumu produktu un pakalpojumu vienumu sarakstam, varat izmantot Deizijas ideju jebkura veida uzņēmējdarbībā.

Turklāt sakiet, ka Marks strādā juridiskā birojā, un jauns klients pieprasa piedāvājumu uzņēmuma juridisko lietu kārtošanai. Viņš uzraksta priekšlikumu, paskaidrojot, ko sedz viņa biroja pakalpojumi, un nosūta to kā USD 250 stundā, aprēķinot desmit darba stundas mēnesī. Viņš lēš, ka priekšlikums ir 120 stundas gadā un nosaka to šādi:

Pakalpojuma piedāvājums Marka juridiskajiem pakalpojumiem

Vienuma nosaukums: Juridiskais atbalsts

Apraksts: Uzņēmējdarbības juridiskā atbalsta līgums 10h/mēn

Daudzums: 120

Kopā: 30 000 USD

Tāpat kosmetoloģijas klīnika var izveidot produktu un pakalpojumu vienumu sarakstu Botox ādas kopšanas lietojumprogrammām un lāzera ādas kopšanas pakalpojumiem tāpat kā juridiskais birojs vai datoru pakalpojums.

Neatkarīgi no tā, vai atrodaties veikalā vai nelielā nozarē, varat pielāgot savu produktu sarakstu, lai tas atbilstu BCM pieejamajiem laukiem, izmantojot iepriekšējos piemērus.