Office 2019 failu konvertēšana un koplietošana

Kopīgojot Office 2019 darba elektronisku kopiju, piemēram, izmantojot e-pasta pielikumu, rodas problēma, ja adresātam nav tās pašas lietojumprogrammas, kurā to skatīt. Piemēram, ja nosūtāt PowerPoint prezentāciju draugam, kuram nav PowerPoint, iespējams, viņš nevarēs to atvērt.

Ir divi galvenie veidi, kā novērst nesaderības problēmas: vai nu adresāts iegūst lietojumprogrammu, kas var skatīt failus, vai arī sūtītājs (tas esat jūs) var saglabāt failu tādā formātā, ko adresāts jau var skatīt.

Ja plānojat risināt problēmu no adresāta puses, vienkāršākais veids ir likt adresātam izmantot bezmaksas PowerPoint tīmekļa lietojumprogrammu . (Ir nepieciešams Microsoft konts, kas ir bezmaksas.) Ir pieejamas Word, Excel, PowerPoint, Outlook un OneNote tīmekļa versijas. Tie nav tik pilnvērtīgi kā oriģināli, taču tie labi darbojas, lai skatītu un veiktu vienkāršus labojumus. Ja meklējat risinājumu no sūtītāja puses, vispirms noskaidrojiet, kādus failu formātus vai lietojumprogrammas izmanto adresāts, un pēc tam nosakiet atbilstošu faila formātu, kurā lietojumprogramma saglabās. Lietojumprogrammai pieejamos failu formātus varat atrast, izmantojot Saglabāt. Kā dialoglodziņš, kurā varat izvēlēties citu faila veidu.

Teksta failiem Rich Text Format (.rtf) ir lieliska izvēle. Tas ir gandrīz universāls formāts, ko var atvērt gandrīz jebkura tekstapstrādes programma, un Word lietotāji parasti saglabā šajā formātā, ja vēlas apmainīties ar dokumentiem ar kādu, kurš izmanto ļoti vecu vai neskaidru tekstapstrādes programmu, kas neatbalsta Word failus. Tālāk esošajā attēlā redzams, ka programmā Microsoft Word kā faila formāts ir atlasīts RTF.

Mainot uz citu faila formātu, daļa formatējuma var tikt zaudēta. Daži Office 2019 lietojumprogrammu līdzekļi darbojas tikai tad, ja dokumenti tiek saglabāti lietojumprogrammas sākotnējā formātā, piemēram, aizpildīšanas lauki, makro, noteikta veida rediģējami mākslas darbi un formatēšanas motīvi. Tāpēc lielākā daļa cilvēku nesaglabā citos formātos, ja vien tas nav nepieciešams.

Ja adresātam dokuments nav jārediģē, ieteicams to saglabāt īpašā formātā, kas paredzēts izkārtotu lapu kopīgošanai tikai lasāmā formātā: lapas apraksta valodā . Tādā veidā adresāts redz lapu tieši tā, kā jūs to plānojāt, bez nepieciešamības atrast un lejupielādēt atsevišķu skatītāju šim konkrētajam faila tipam.

Office 2019 atbalsta divas galvenās lapu apraksta valodas:

• PDF: Adobe izveidots formāts, ko plaši izmanto visā internetā dokumentu izplatīšanai. Tas nenāk ar Windows, bet lasītājs šo formātu - Adobe Reader - ir bezmaksas lejupielādēt Adobe . Lielākā daļa tīmekļa pārlūkprogrammu parādīs arī PDF failus.
• XPS: Microsoft izveidots formāts, kas sākotnēji tiek atbalstīts operētājsistēmā Windows Vista un jaunākās versijās. Ikvienam, kam ir Windows Vista vai jaunāka versija, šis skatītājs jau ir pieejams.

Varat saglabāt PDF vai XPS formātā tieši no lietojumprogrammas. Veiciet tālāk norādītās darbības.

Izvēlieties Fails → Saglabāt kā un pēc tam pārlūkojiet līdz vajadzīgajai saglabāšanas vietai.

Dialoglodziņa Saglabāt kā sarakstā Saglabāt kā veidu izvēlieties PDF vai XPS dokumentu.

Dialoglodziņš mainās, lai parādītu dažas papildu vadīklas.

Tā vietā, lai veiktu 1.-2. darbību, varat izvēlēties Fails → Eksportēt → Izveidot PDF/XPS dokumentu → Izveidot PDF/XPS.

(Neobligāti) Ja vēlaties, mainiet faila nosaukumu. Pēc noklusējuma tam ir tāds pats nosaukums kā datu failam, ar kuru strādājat.

Veiciet optimizāciju atlasei.

• Dokumentiem, kurus var drukāt arī uz papīra, izvēlieties Standarta (noklusējums).
• Dokumentiem, kas tiks kopīgoti tikai tiešsaistē, izvēlieties Minimālais izmērs.

Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Saglabātais fails tiek atvērts tā sākotnējā programmā, kas ir vai nu Adobe Reader (PDF formātā), vai XPS Viewer vai Internet Explorer (XPS formātā).