Nepārveidojiet savu Excel datu modeli par datu bāzi

Iespējams, esat lasījis, ka Excel informācijas panelī izmantotajiem pasākumiem noteikti ir jāatbalsta šī informācijas paneļa sākotnējais mērķis. Tāda pati koncepcija attiecas uz aizmugures datu modeli. Importējiet tikai tos datus, kas ir nepieciešami informācijas paneļa vai pārskata mērķa sasniegšanai.

Cenšoties nodrošināt pēc iespējas vairāk datu rokas stiepiena attālumā, daudzi Excel lietotāji savās izklājlapās iekļauj visus pieejamos datus. Jūs varat pamanīt šos cilvēkus pēc 40 megabaitu failiem, ko viņi nosūta pa e-pastu. Jūs esat redzējis šīs izklājlapas — divas cilnes, kas satur kādu pārskatu vai informācijas paneļa saskarni, un pēc tam sešas slēptās cilnes, kurās ir tūkstošiem datu rindu (no kurām lielākā daļa netiek izmantota). Viņi būtībā veido datubāzi savā izklājlapā.

Kas ir nepareizi, izmantojot pēc iespējas vairāk datu? Šeit ir dažas problēmas:

• Datu apkopošana programmā Excel palielina formulu skaitu. Ja ievadāt visus neapstrādātos datus, šie dati ir jāapkopo programmā Excel. Tas neizbēgami liek jums eksponenciāli palielināt to formulu skaitu, kuras jums ir jāizmanto un jāuztur.

  Atcerieties, ka jūsu datu modelis ir līdzeklis analīžu prezentēšanai, nevis neapstrādātu datu apstrādei. Pārskatu mehānismos vislabāk darbojas dati, kas jau ir apkopoti un apkopoti noderīgos skatos, kuros var pārvietoties un ievadīt informācijas paneļa komponentus. Daudz labāk ir importēt datus, kas jau ir pēc iespējas vairāk apkopoti.

  Piemēram, ja jums ir jāsniedz pārskats par ieņēmumiem pēc reģiona un mēneša, nav nepieciešams importēt pārdošanas darījumus savā datu modelī. Tā vietā izmantojiet apkopotu tabulu, kas sastāv no reģions, mēnesis un ieņēmumu summa.

• Jūsu datu modelis tiks izplatīts kopā ar informācijas paneli. Citiem vārdiem sakot, tā kā jūsu informācijas panelis tiek barots ar jūsu datu modeli, jums ir jāuztur modelis aizkulisēs (iespējams, slēptās cilnēs), izplatot informācijas paneli. Papildus tam, ka tā dēļ faila lielums ir apgrūtinošs, pārāk daudz datu iekļaušana datu modelī faktiski var pasliktināt informācijas paneļa veiktspēju. Kāpēc?

  Atverot Excel failu, viss fails tiek ielādēts atmiņā, lai nodrošinātu ātru datu apstrādi un piekļuvi. Šīs darbības trūkums ir tāds, ka programmai Excel ir nepieciešams daudz RAM, lai apstrādātu pat vismazākās izmaiņas jūsu izklājlapā. Iespējams, esat pamanījis, ka, mēģinot veikt darbību ar lielu, formulu intensīvu datu kopu, programma Excel reaģē lēni, un statusa joslā tiek parādīts indikators Aprēķins. Jo lielāka ir jūsu datu kopa, jo mazāk efektīva ir datu apkopošana programmā Excel.

• Lielas datu kopas var radīt grūtības mērogojamībā. Iedomājieties, ka strādājat nelielā uzņēmumā un savā datu modelī izmantojat ikmēneša darījumus. Katru mēnesi ir 80 000 datu rindu. Laikam ejot, jūs izveidojat stabilu procesu, kurā ir visas formulas, rakurstabulas un makro, kas jums nepieciešami, lai analizētu datus, kas tiek glabāti jūsu glīti uzturētajā cilnē.

  Kas tagad notiek pēc viena gada? Vai sākat jaunu cilni? Kā jūs analizējat divas datu kopas divās dažādās cilnēs kā vienu entītiju? Vai jūsu formulas joprojām ir labas? Vai jums ir jāraksta jauni makro?

Šīs visas ir problēmas, no kurām var izvairīties, importējot tikai apkopotus un apkopotus datus, kas ir noderīgi jūsu pārskatu sniegšanas vajadzību galvenajam mērķim.