Nepārtraukta mācīšanās no Microsoft Project 2019 projektiem

Nedomājiet par Microsoft Project 2019 kā vienkārši milzīgu elektronisku uzdevumu sarakstu; drīzāk tas ir sarežģīts rīks, ko izmanto projektu pārvaldībai. Un šīs pārvaldības loģiskais blakusprodukts ir fantastisks informācijas krājums, ko varat izmantot, lai kļūtu par kvalificētāku projekta lietotāju un tādējādi arī kompetentāku projektu vadītāju .

Kad esat nosūtījis pēdējo ar projektu saistīto piezīmi un pieņēmis pēdējo slavinājumu vai kritiku no sava priekšnieka, veltiet laiku, lai vēlreiz pārskatītu Microsoft projekta grafiku.

Pārskatiet projektu

Sava pirmā, otrā vai pat trešā projekta laikā jūs nesapratīsit visus projektu vadības aspektus. Bet jūs kļūsit ērtāk ar savām prasmēm. Tāpat jūs nesapratīsit visas Microsoft Project plānošanas nianses savā pirmajā projektā. Jūs pat neatklāsiet visas Project iespējas savā otrajā projektā. Taču pakāpeniski, apgūstot projektu pārvaldības un Project lietošanas smalkumus un nepilnības, jūs efektīvāk pielietosit projektu vadības prasmes un vieglāk absorbēsit Project ģenerēto informāciju, un jūs ātrāk sapratīsit, kā tas var palīdzēt izvairīties no kļūdām. par nākotnes projektiem.

Pārskatiet katru projektu katras fāzes beigās un projekta beigās, lai redzētu, ko jūs darījāt pareizi un ko nepareizi. Pēc tam jūs varat izmantot atklāto, lai uzlabotu savas prasmes nākamajā projektā.

Ieteicams veikt pārskatīšanu katras dzīves cikla fāzes beigās, ja rodas nopietns risks vai problēma vai notiek neparedzētas būtiskas izmaiņas.

Mācieties no savām kļūdām

Jūs zināt, ko viņi saka: ja jūs nemācāties vēsturi, jūs esat lemts to atkārtot. Un kļūdas atkārtošana ir pēdējā lieta, ko vēlaties darīt, pārvaldot projektu.

Pārskatot savu projektu, apsveriet šīs stratēģijas:

• Salīdziniet sākotnējo bāzes plānu ar galīgo faktisko darbību, kā parādīts attēlā. Pat ja esat izveidojis pagaidu vai bāzes plānus, lai pielāgotos krasām izmaiņām, aplūkojiet visplašāko plaisu starp to, ko gaidījāt sākotnējā plānā, un to, kas notika. Šī stratēģija var būt labākais veids, kā redzēt jomas, kurās jūs visvairāk novērtējat par zemu vai kurās izmaiņas projekta tvērumā izraisīja dramatiskas izmaiņas.
• Pārskatiet piezīmes, ko veicāt par uzdevumiem, lai atgādinātu sev par izmaiņām vai problēmām, kas radušās. Ievietojiet Ganta diagrammas lapā kolonnu ar nosaukumu Piezīmes un izlasiet visas piezīmes vienā reizē.
• Ņemiet vērā, kuri resursi neizdevās nodrošināt, kā solīts; ja jūs tos pārvaldāt, sniedziet viņiem konstruktīvu atgriezenisko saiti. Ja nepārvaldāt resursus, saglabājiet piezīmes par to darba ātrumu un kvalitāti, lai palīdzētu turpmākajos uzdevumos. Ņemiet vērā arī to, kuri ārējie piegādātāji nedarbojās, kā paredzēts (un pārvietojiet tos līgumslēdzēju saraksta beigās).
• Novērtējiet savu saziņu saglabātajos e-pastos vai piezīmēs. Nosakiet, vai sniedzāt komandai pietiekami daudz informācijas, lai tā varētu darboties efektīvi, un vai jūs savlaicīgi informējāt vadību par projekta problēmām.
• Novērtējiet atsauksmes no sava priekšnieka, klientiem un citām ieinteresētajām personām. Nosakiet, vai projekta gaitā būtiski mainījās kādi vispārējie ierobežojumi, piemēram, projekta budžets vai rezultāti. Jautājiet, vai galalietotāji bija apmierināti ar ātrumu, kādā jūs pabeidzāt projektu un piegādājāt galaproduktu. Jautājiet par komandas sniegumu no viņu perspektīvas un par to, vai viņi paļautos uz jums, lai vadītu citu līdzīgu projektu.

Sākotnējie un faktiskie skaitļi.

Izstāstiet komandu

Neviens projekts nav viena cilvēka province. Pat ja neviens cits nekad nepieskārās projekta plānam, jūsu komanda joprojām sniedza informāciju par šo plānu, izmantojot norādītās aktivitātes un informāciju, ko viņi jums sniedza projekta gaitā.

Izpildiet šos ieteikumus, lai uzlabotu saziņas procesu:

• Jautājiet komandas locekļiem par faktisko darbību pārskatu panākumiem. Vai sūtījāt e-pastu, plānojāt piezīmes vai izmantojāt Project Web App rīkus, piemēram, laika uzskaites lapu, lai apkopotu informāciju par resursiem? Vai domājāt izmantot visas tiešsaistes sadarbības priekšrocības? Vai jums tas jādara nākamajā projektā?
• Nosakiet, vai jūsu komanda jūsu saziņu vērtē kā biežu un rūpīgu. Vai jūs dalījāties ar resursiem pārāk maz informācijas par projektu vai arī pārpludinājāt tos ar pārāk daudz? Vai nosūtījāt vienkāršus ziņojumus par konkrētiem projekta aspektiem vai nosūtījāt veselus (apgrūtinošus) projekta failus? Vai vadības komanda uzskatīja, ka jūsu atskaite par projektu bija pietiekama viņu vajadzībām? Vai jums vajadzētu iemācīties labāk izmantot citas programmatūras priekšrocības, piemēram, Excel un Visio, kurai var piekļūt, izmantojot Visual Reports?

Salīdziniet projekta versijas

Projektu vadītāji dažkārt izvēlas saglabāt jaunas projektu plānu versijas, nevis strādāt ar starpposma plāniem. Šī pieeja var darboties, taču tā neļauj projekta vēsturi tvert vienā projekta failā. Vienalga — projekta versiju salīdzināšanas funkcija ļauj redzēt atšķirības starp diviem projekta plāna failiem. Šie faili var būt vai nu divas dažādas viena projekta plāna versijas vai faili diviem atsevišķiem projektiem, kas ir līdzīgi.

Varat izmantot šo metodi, lai pārskatītu notikumus no pabeigta projekta vai salīdzinātu līdzīgus jaunus projektus, tos veidojot. Gatavais salīdzināšanas ziņojums parāda projekta atšķirības grafiski un sniedz leģendu, lai identificētu pārskata funkcijas.

Lai salīdzinātu divus failus programmā Project, veiciet šīs darbības:

Atveriet failu, kuru vēlaties salīdzināt.
Aktīvais fails tiek uzskatīts par pašreizējo projektu.

Cilnē Pārskats noklikšķiniet uz pogas Salīdzināt projektus grupā Projekts.
Parādās dialoglodziņš Salīdzināt projekta versijas, kā parādīts attēlā.

Projektu versiju salīdzināšana.

Ja salīdzināmais fails neparādās nolaižamajā sarakstā ar nosaukumu Salīdzināt pašreizējo projektu (faila nosaukumu) ar šo iepriekšējo versiju, noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot, lai meklētu un atlasītu atbilstošo failu.
Jūsu atlasītais fails tiek uzskatīts par iepriekšējo projektu.

Lai salīdzinātu tabulas, kas nav rādītas noklusējuma tabulas, atlasiet atbilstošās tabulas nolaižamajā sarakstā Uzdevumu tabula un nolaižamajā sarakstā Resursu tabula.

Noklikšķiniet uz pogas Labi.

Ja redzat ziņojumu, kas norāda, ka jums ir pārāk daudz sleju, ko salīdzināt, noklikšķiniet uz Labi, lai turpinātu.
Projekts veic salīdzināšanu un parāda salīdzināšanas atskaiti, kā parādīts attēlā. Salīdzināšanas pārskats tiek parādīts augšējā rūtī, un atsevišķie projekta faili tiek parādīti divās apakšējās rūtīs. Leģenda kreisajā pusē apraksta simbolus ziņojuma slejā Rādītāji.

Projektu salīdzināšana.

Cilnes Salīdzināt projektus grupā Skats noklikšķiniet uz Resursu salīdzinājums.
Rūts Salīdzinājuma atskaite mainās, lai parādītu informāciju par resursiem.

Noklikšķiniet uz pogas Aizvērt salīdzinājumu (X) rūtī Salīdzināšanas atskaites leģenda, lai aizvērtu rūti.
Ātrās piekļuves rīkjoslā noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un nosauciet failu tā, lai nākamreiz, kad vēlaties skatīt šo salīdzināšanas atskaiti, projekti un lauki jau būtu iestatīti.

Balstieties uz Microsoft Project Success

Lai gan cilvēka daba bieži liek cilvēkiem nevajadzīgi koncentrēties uz trūkumiem, kas izriet no projekta, fakts ir tāds, ka jūs, iespējams, esat paveicis daudzas lietas labi. Pirms sāc plānot citu projektu, vēlies pozitīvos aspektus noglabāt kaut kur, ko vēlāk varēsi viegli atrast.

Izveidojiet veidni

Viena no iespējām, kā saglabāt informāciju no pašreizējā projekta, ir izveidot veidni, kas ir vienkārši saglabāts fails , kurā ir ietverti iestatījumi, kurus vēlaties replicēt. Atverot veidni, varat to saglabāt kā projekta dokumentu ar jaunu nosaukumu un visiem jau iebūvētajiem iestatījumiem.

Projektā ir savas veidnes izplatītākajiem projektu veidiem, taču jūs varat saglabāt jebkuru projektu kā veidni. Ja projektā bieži atkārtojat vienu un to pašu uzdevumu kopu — kā to dara cilvēki daudzās nozarēs —, ietaupiet laiku visu šo uzdevumu atkārtotai izveidei.

Veidnēs papildus jebkuriem uzdevumiem projektā var būt ietverta jebkura vai visa šāda veida informācija šiem uzdevumiem:

• Visa informācija par katru bāzes līniju
• Faktiskās vērtības
• Tarifi visiem resursiem
• Fiksētas izmaksas

Varat saglabāt visu šo informāciju vai tikai atlasītos vienumus. Piemēram, ja izveidojat daudzas fiksētās izmaksas (piemēram, aprīkojumu) un resursus ar saistītām likmēm (un izmantojat tos lielākajā daļā projektu), varat saglabāt veidni tikai ar fiksētām izmaksām un resursu likmēm.

Lai saglabātu failu kā veidni, rīkojieties šādi:

Atveriet failu, kuru vēlaties saglabāt, un pēc tam izvēlieties Fails → Saglabāt kā.

Rūtī Saglabāt un sinhronizēt atlasiet, kur vēlaties saglabāt veidni.
Varat to saglabāt pakalpojumā SharePoint, datorā, mākonī vai citā pievienotā vietā.

Pārejiet uz vietu, kur vēlaties saglabāt veidni.
Parādās dialoglodziņš Saglabāt kā, kā parādīts attēlā.

Faila saglabāšana kā veidne.

Nolaižamajā sarakstā Saglabāt kā veidu atlasiet Projekta veidne (*.mpt).
Ņemiet vērā, ka šis faila paplašinājums netiek rādīts, ja vien neesat iestatījis Windows, lai tiktu rādīti failu paplašinājumi.

Noklikšķiniet uz pogas Saglabāt.
Jums tiks lūgts atlasīt datu veidu, ko vēlaties noņemt no veidnes, piemēram, visu bāzes līniju vērtības, faktiskās vērtības utt. Atzīmējiet izvēles rūtiņas, kuras vēlaties saglabāt veidnē, un noklikšķiniet uz Saglabāt.
Microsoft saglabā veidnes centrālajā mapē ar nosaukumu Veidnes.

Apgūstiet Microsoft projektu organizētāju

Projekta apbrīnojami elastīgais raksturs ļauj pielāgot daudzus iestatījumus, piemēram, tabulas, filtrus, skatus un pārskatus. Piemēram, varat izveidot atsevišķas datu tabulas, ko rādīt skatos, kuros ir lapu rūtis. Varat arī izveidot atsevišķus filtrus, pārskatus un kalendārus. Ja jums ir kāda veida dzīve, jūs, iespējams, nevēlaties pavadīt vakarus, pārveidojot visus šos elementus nākamajā projektā. Tā vietā izmantojiet organizatoru, lai kopētu tos citos projekta failos.

Varat izmantot Organizer, lai kopētu informāciju no viena faila uz citu failu. Ir deviņas cilnes, kas palīdz sakārtot kopējamo informāciju.

• Skati
• Pārskati
• Moduļi
• Tabulas
• Filtri
• Kalendāri
• Kartes
• Lauki
• Grupas

Ja vēlaties padarīt pielāgotu vienumu, ko esat izveidojis pašreizējā failā, pieejamu lietošanai visos projekta plāna failos, izmantojiet organizatoru, lai kopētu vienumu globālajā veidnē Global.mpt. Lai gan daži vienumi pēc noklusējuma tiek kopēti uz organizatoru, nav slikti nodrošināt, ka tajā tiek saglabāti būtiskie vienumi.

Lai izmantotu organizatoru, veiciet šīs darbības:

Atveriet projektu, no kura vēlaties kopēt vienumus, un projektu, kurā kopēt vienumus.

Failā, kurā vēlaties kopēt, izvēlieties Fails → Informācija.
Tiek atvērts aizkulises skats, kurā parādītas kopējās failu izvēles.

Noklikšķiniet uz pogas Organizēt globālo veidni.
Parādās dialoglodziņš Organizer, kā parādīts attēlā.

Dialoglodziņš Organizer.

Noklikšķiniet uz cilnes informācijas veidam, kuru vēlaties kopēt.

Kreisajā kolonnā noklikšķiniet uz rindas, no kuras vēlaties kopēt.
Pēc noklusējuma Project atlasa veidni Global.mpt sarakstam kreisajā pusē un failu, no kura tiek atvērts Saraksts labajā pusē. Ja vēlaties kopēt vienumus no cita atvērta faila, izvēlieties to, noklikšķinot uz nolaižamā saraksta zem failu saraksta labajā pusē. (Atkarībā no parādītās cilnes nolaižamajam sarakstam var būt nosaukumi Pieejamie skati, Pieejamās grupas, Pieejamie pārskati un tā tālāk.)

Noklikšķiniet uz pogas Kopēt.
Vienums parādās sarakstā labajā pusē.

(Neobligāti) Lai pārdēvētu pielāgotu vienumu, ko esat izveidojis,
(a) noklikšķiniet uz tā labajā pusē esošajā sarakstā un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Pārdēvēt.
(b) Parādītajā dialoglodziņā Pārdēvēt ievadiet jaunu nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Labi.

Lai tajā pašā cilnē kopētu papildu vienumus, atkārtojiet 5. un 6. darbību.

Lai kopētu vienumu citā cilnē, atkārtojiet 4.–8. darbību.

Kad esat pabeidzis vienumu kopēšanu no viena faila uz citu, noklikšķiniet uz pogas Aizvērt (X).

Nepārdēvējiet noklusējuma vienumus Organizatorā. To pārdēvēšana var izraisīt kļūdas un darbības traucējumus, piemēram, nespēju parādīt konkrētu skatu.