Lietas, kas jāņem vērā, veidojot MS Access datu bāzi

Būt Access datu bāzes dizainerim nav tik krāšņi kā modes dizainerim, taču tam ir savas priekšrocības. Ja rūpīgi un pareizi veidojat savu Access datu bāzi, tā var būt ļoti noderīga jums un citiem. Jūs varat ievadīt informāciju precīzi. Kad pienāks laiks iegūt informāciju no datu bāzes, jūs saņemat tieši vajadzīgo informāciju. Tālāk sniegtā informācija izskaidro visu, kas jāņem vērā, veidojot Access datu bāzi. Sarežģītākā daļa, veidojot Access datu bāzi, ir izlemt, kā izplatīt informāciju datu bāzes tabulās un cik datu bāzes tabulu jābūt.

Izlemiet, kāda informācija jums ir nepieciešama jūsu MS Access datu bāzē

Pirmais jautājums, kas jāuzdod sev, ir par to, kāda veida informāciju vēlaties iegūt no datu bāzes. Klientu vārdi un adreses? Pārdošanas informācija? Informācija krājumu izsekošanai? Intervējiet savus kolēģus, lai uzzinātu, kāda informācija viņiem varētu būt noderīga. Padomājiet par šo lietu nopietni. Jūsu mērķis ir izveidot datu bāzi, lai varētu ierakstīt katru jūsu organizācijai nepieciešamo informāciju.

Labs veids, kā noskaidrot, kāda veida informācija organizācijai ir svarīga, ir izpētīt veidlapas, ko organizācija izmanto informācijas pieprasīšanai vai ierakstīšanai. Šīs veidlapas precīzi parāda, ko organizācija uzskata par vērtīgu izsekot datu bāzē.

Apskatiet tālāk sniegto informāciju.

Papīra veidlapām ir arī lauki.

Šajā attēlā parādīta papīra veidlapa, ko spēlētāji aizpilda, lai reģistrētos beisbola līgā, kuras datu bāzes tabulas ir redzamas zemāk. Salīdziniet attēlus un redzat, ka spēlētāju, komandu un divīziju datu bāzes tabulās ir lauki informācijas ievadīšanai no šīs veidlapas.

Plāni datu bāzes tabulām un lauku nosaukumiem.

Informācijas sadalīšana dažādās Access datu bāzes tabulās

Kad esat zinājis informāciju, kuru vēlaties ierakstīt Access datu bāzē, padomājiet par to, kā informāciju sadalīt datu bāzes tabulās. Daudzi vēlas visu informāciju ievietot vienā datu bāzes tabulā, taču, tā kā Access ir relāciju datu bāze, varat vienlaikus veikt vaicājumus vairāk nekā vienā tabulā un apkopot informāciju no dažādām tabulām.

Lai redzētu, kā darbojas Access datu bāzes , apsveriet vienkāršo datu bāzi. Šīs mazās datu bāzes un četru tabulu mērķis ir saglabāt informāciju par beisbola līgas spēlētājiem, treneriem un komandām. Lauks Komandas nosaukums parādās trīs tabulās. Tas kalpo kā saite starp tabulām un ļauj vaicāt vairāk nekā vienai. Vaicājot šajā datu bāzē atsevišķas tabulas vai tabulu kombinācijas, jūs varat sastādīt komandu sarakstus, izveidot treneru sarakstu un viņu kontaktinformāciju, uzskaitīt komandas sadalījumā, sastādīt visu spēlētāju adresātu sarakstu, uzzināt, kuri spēlētāji ir samaksājuši savu honorāru. , un cita starpā uzskaitiet spēlētājus pēc vecuma grupām. Šajā datu bāzē ir četras tabulas:

• Spēlētāji: ietver laukus, lai izsekotu spēlētāju vārdus, adreses, dzimšanas dienas, kurā komandā viņi piedalās un vai viņi ir samaksājuši savas maksas.
• Treneri: ietver laukus, lai izsekotu treneru vārdus, adreses un viņu trenēto komandu nosaukumus.
• Komandas: ietver laukus, lai izsekotu komandu nosaukumus un to, kurā divīzijā atrodas katra komanda
• Nodaļas: ietver laukus nodaļu numuru un nosaukumu izsekošanai

Izlemt, cik daudz datu bāzes tabulu jums ir nepieciešams un kā atdalīt datus dažādās tabulās, ir visgrūtākais datu bāzes projektēšanas posms. Lai atvieglotu uzdevumu, veiciet to vecmodīgi, izmantojot zīmuli un dzēšgumiju. Šeit ir sniegti pamatnoteikumi datu sadalīšanai dažādās tabulās.

• Ierobežojiet tabulu tikai ar vienu tēmu: katrā datu bāzes tabulā ir jābūt informācijai tikai par vienu tēmu — klientiem, darbiniekiem, produktiem un tā tālāk. Tādā veidā jūs varat uzturēt datus vienā tabulā neatkarīgi no datiem citā tabulā. Apsveriet, kas notiktu Mazās līgas datubāzē, ja trenera un komandas dati tiktu glabāti vienā tabulā un vienas komandas treneris tiktu aizstāts ar kādu jaunu. Jums būs jāizdzēš vecais trenera ieraksts, jāizdzēš informācija par komandu, jāievada informācija par jauno treneri un atkārtoti jāievada informācija par komandu, kuru tikko izdzēsāt. Taču, paturot komandas informāciju atsevišķi no trenera informācijas, varat atjaunināt trenera informāciju un joprojām saglabāt komandas informāciju.
• Izvairieties no informācijas dublēšanās: nemēģiniet dublēt informāciju vienā datu bāzes tabulā vai nedublēt informāciju dažādās tabulās. Saglabājot informāciju vienuviet, tā jāievada tikai vienu reizi, un, ja tā ir jāatjaunina, to var izdarīt vienā datu bāzes tabulā, nevis vairākās.

Par Access datu bāzes dizainu ir uzrakstītas veselas grāmatas . Tomēr visus savus datus varat glabāt vienā tabulā, ja dati, kurus vēlaties saglabāt, nav ļoti sarežģīti. Laiku, ko zaudējat, ievadot visus datus vienā tabulā, veido laiks, ko ietaupāt, un nav jāveido sarežģīta datu bāze ar vairākām tabulām.

Lauku izvēle Access datu bāzes tabulām

Lauki ir informācijas kategorijas. Katrai datu bāzes tabulai ir nepieciešams vismaz viens lauks. Ja tabula pati par sevi ir priekšmets, varētu teikt, ka tās lauki ir fakti par tēmu. Adrešu datu bāzes tabulā ir nepieciešami lauki, lai ierakstītu adreses, pilsētas, štatus un pasta indeksus. Produktu datu bāzes tabulā ir nepieciešami lauki produktu ID numuriem, produktu nosaukumiem un vienības cenām. Tikai fakti, kundze. Priekšmeta ietvaros datu bāzes tabulā ir nepieciešams viens lauks katrai informācijai, kas ir noderīga jūsu organizācijai.

Plānojot, kurus laukus iekļaut Access datu bāzes tabulā, ievērojiet šīs vadlīnijas:

• Sadaliet informāciju mazos elementos. Piemēram, lauka Vārda vietā izveidojiet lauku Vārds un Uzvārds. Tādā veidā jūs varat vieglāk kārtot datu bāzes tabulas pēc uzvārda.
• Piešķiriet laukiem aprakstošus nosaukumus, lai vēlāk zinātu, kādi tie ir. Aprakstošāks nosaukums, piemēram, sērijas numurs, ir skaidrāks nekā
• Padomājiet uz priekšu un iekļaujiet lauku katrai jūsu organizācijai nepieciešamajai informācijai. Lauka pievienošana datu bāzes tabulai spēles beigās ir grūts darbs. Jums ir jāatgriežas pie katra ieraksta, jāatrod informācija un jāievada tā.
• Neiekļaujiet informāciju, ko var iegūt no aprēķina. Aprēķinus var veikt kā daļu no vaicājuma vai padarīt par daļu no tabulas. Piemēram, varat summēt skaitļus divos laukos vienā ierakstā vai veikt matemātiskos aprēķinus par vērtībām laukos.

Lēmums par primārās atslēgas lauku katrai Access datu bāzes tabulai

Katrai datu bāzes tabulai ir jābūt primārās atslēgas laukam. Šis lauks , kas pazīstams arī kā primārā atslēga, ir datu bāzes tabulas lauks, kurā tiek glabāti unikāli, vienreizēji dati. Šajā laukā ievadītajiem datiem — darbinieka ID numurs, daļas numurs, piedāvājuma numurs — katrā ierakstā ir jāatšķiras.

Ja mēģināt ievadīt vienus un tos pašus datus divu dažādu ierakstu primārās atslēgas laukā, dialoglodziņš brīdina to nedarīt. Primārās atslēgas lauki neļauj ievadīt ierakstu dublikātus. Tie arī padara vaicājumus efektīvākus. Vaicājumā jūs norādāt programmai Access, kas jāmeklē datu bāzes tabulās, programma Access veic meklēšanu tabulās, un programma apkopo kritērijiem atbilstošu informāciju. Primārās atslēgas lauki palīdz Access atpazīt ierakstus un neievākt vienu un to pašu informāciju vairāk nekā vienu vaicājumu.

Sociālās apdrošināšanas numuri ir labi primārās atslēgas lauki, jo nav divu cilvēku ar vienādu sociālās apdrošināšanas numuru. Rēķinu numuri un sērijas numuri ir arī lieliski primārās atslēgas lauki. Atgriežoties pie beisbola līgas datu bāzes parauga, kuri lauki Mazās līgas datu bāzes tabulās ir primārās atslēgas lauki? Tabulā Komandas komandas nosaukums var būt primārās atslēgas lauks, jo divām komandām nav vienāda nosaukuma. Divīzijas numurs var būt arī primārās atslēgas lauks, jo līgas divīzijas ir numurētas un divām divīzijām nav vienāda numura.

Tomēr spēlētāju un treneru datu bāzes tabulas rada problēmas, izvēloties primārās atslēgas lauku. Diviem spēlētājiem var būt vienāds uzvārds, kas izslēdz, ka Uzvārds kā primārās atslēgas lauks. Brālim un māsai var būt viens un tas pats tālruņa numurs, kas izslēdz tālruņa numura lauku. Tā kā nevienā laukā nav vērtības, kas katrā ierakstā noteikti atšķirtos, ir ieviesti lauki ar nosaukumu Spēlētāja numurs un trenera numurs. Šīs datubāzes vajadzībām spēlētājiem un treneriem ir piešķirti numuri.

Attiecību kartēšana starp tabulām programmā Access

Ja jūsu Access datu bāzē ir vairāk nekā viena tabula, jums ir jākartē tabulu savstarpējā saistība. Parasti attiecības tiek veidotas starp primārās atslēgas lauku vienā tabulā un atbilstošo lauku citā, ko sauc par ārējo atslēgu. Zemāk redzamajā attēlā redzamas attiecības starp tabulām Mazās līgas datubāzē. Tā kā šīs tabulas ir saistītas ar kopīgiem laukiem, vaicājumā vai pārskatā varat apkopot informāciju no vairākām tabulām. Pagaidām, veidojot datubāzi, apsveriet, kā savienot dažādas tabulas ar kopīgiem laukiem.

Tabulu attiecības.