Laimīgas un veselīgas kontaktpersonu mapes uzturēšana programmā Outlook

Patoloģijā, kas pēta slimības un to pārnešanas veidu, kontaktpersona ir persona, kas pārnēsā infekcijas slimību, bet programmā Outlook kontaktpersona ir persona, par kuru jūs glabājat informāciju. Informācija par kontaktpersonām tiek glabāta mapē Kontakti. Šī mape ir ļoti jaudīga adrešu grāmata. Tajā ir vietas, kur glabāt cilvēku vārdus, adreses, tālruņu numurus, e-pasta adreses, Web lapas, peidžeru numurus, dzimšanas dienas, jubilejas, segvārdus un citus datus. Kad adresējat e-pasta ziņojumu, varat iegūt adresi tieši no mapes Kontakti, lai pārliecinātos, ka adrese ir ievadīta pareizi.

Kontaktpersonu mape ir tik laba un rūpīga, cik tajā ir ievietota informācija par kontaktpersonām. Šajās lapās ir paskaidrots, kā ievadīt informāciju par kontaktpersonu un atjaunināt informāciju, ja tā mainās.

Jaunas kontaktpersonas ievadīšana mapē Kontakti

Lai kādu personu ievietotu kontaktpersonu sarakstā, atveriet mapi Kontaktpersonas un sāciet, veicot kādu no šīm darbībām:

• Noklikšķiniet uz pogas Jauns kontakts.

• Nospiediet Ctrl+N (kontaktu mapes logā) vai Ctrl+Shift+C.

• Izvēlieties Fails -> Jauns -> Kontaktpersona.

Jūs redzat kontaktu formu. Šajā veidlapā ir norādītas vietas, kur ievadīt gandrīz visu, kas ir jāzina par personu, izņemot viņa mīlas dzīvi un slepenos netikumus. Ievadiet visu informāciju, kuru vēlaties ierakstīt, ņemot vērā šos ceļu satiksmes noteikumus:

• Pilni vārdi, adreses un tā tālāk: lai gan jums var rasties kārdinājums vienkārši ievadīt adreses, tālruņu numurus, vārdus utt. tekstlodziņos, nedariet to! Noklikšķiniet uz pogas Pilns vārds cilnē Vispārīgi, piemēram, lai ievadītu nosaukumu. Noklikšķiniet uz pogas Uzņēmums vai Home, lai ievadītu adresi dialoglodziņā Adreses pārbaude. Noklikšķinot uz pogām un ievadot datus dialoglodziņos, jūs atļaujat programmai Outlook atdalīt vārdu, adrešu un tālruņu numuru sastāvdaļas. Tādējādi programma Outlook var vienkāršāk kārtot vārdus un adreses, kā arī izmantot vārdus un adreses kā avotu masu sūtījumiem un masveida e-pasta sūtījumiem, izmantojot Microsoft Word.

• Ievadot informāciju par uzņēmumu, nevis personu, atstājiet lauku Pilns nosaukums tukšu un laukā Uzņēmums ievadiet uzņēmuma nosaukumu.

• Jums svarīga informācija: ja šķiet, ka veidlapā nav vietas, kur ievadīt noteikta veida informāciju, mēģiniet noklikšķināt uz trīsstūra pogas un uznirstošajā izvēlnē izvēlēties jaunu informācijas kategoriju. Noklikšķiniet uz trīsstūra pogas blakus pogai Uzņēmums un izvēlieties Mājas, piemēram, ja vēlaties ievadīt mājas adresi, nevis uzņēmuma adresi.

• Fails kā: atveriet nolaižamo izvēlni Fails kā un izvēlieties opciju kontaktpersonas ierakstīšanai mapē Kontaktpersonas. Kontaktpersonas tiek reģistrētas alfabētiskā secībā pēc uzvārda, vārda, uzņēmuma nosaukuma vai trīs kombinācijas. Izvēlieties opciju, kas vislabāk raksturo to, kā jūs plānojat atrast kontaktpersonu mapē Kontaktpersonas.

• Pasta adreses: ja kontaktpersonai saglabājat vairākas adreses, parādiet adresi, uz kuru vēlaties sūtīt pastu, un atzīmējiet izvēles rūtiņu Šī ir pasta adrese.

• E-pasta adreses: katrai kontaktpersonai varat ievadīt ne vairāk kā trīs e-pasta adreses (noklikšķiniet uz trīsstūra pogas un izvēlieties E-pasts 2 vai E-pasts 3, lai ievadītu otru vai trešo adresi). Tekstlodziņā Parādīt kā programma Outlook parāda, kā izskatīsies e-pasta ziņojumu rinda Kam, kad sūtāt e-pastu kontaktpersonai. Pēc noklusējuma rindā Kam tiek rādīts kontaktpersonas vārds, kam seko viņa e-pasta adrese iekavās. Tomēr tekstlodziņā Parādīt kā varat ievadīt visu, ko vēlaties, un, ja ievadot kaut ko citu, varat atšķirt e-pasta adreses, ievadiet kaut ko citu. Piemēram, ievadiet Lidija — personīga, lai jūs zinātu, kad sūtāt e-pastu uz Lidijas personīgo adresi, nevis uz viņas uzņēmuma adresi.

• Fotoattēli: lai kontaktpersonas veidlapā ievietotu digitālo fotoattēlu, noklikšķiniet uz pogas Pievienot kontaktpersonas fotoattēlu un dialoglodziņā Pievienot kontaktpersonas attēlu atlasiet attēlu un noklikšķiniet uz pogas Labi.

Noteikti ierakstiet dažus vārdus cilnē Vispārīgi, lai aprakstītu, kā un kur satikāt kontaktpersonu. Kad pienāks laiks izskaust kontaktpersonas mapju sarakstā Kontakti, aprakstu lasīšana var palīdzēt izlemt, kurš tiek ravēts un kurš nē.

Kad esat pabeidzis informācijas ievadīšanu, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un aizvērt. Ja nesteidzaties ievadīt kontaktinformāciju, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un jauns. To darot, tiek atvērta tukša veidlapa, kurā varat ierakstīt informāciju par citu kontaktpersonu.

Šis ir ātrs veids, kā ievadīt kontaktinformāciju par personu, kas ir nosūtījusi jums e-pasta ziņojumu: atveriet ziņojumu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz sūtītāja vārda rindā Kam un īsinājumizvēlnē izvēlieties Pievienot Outlook kontaktpersonām. Jūs redzat kontaktu formu. Ievadiet vairāk informācijas par sūtītāju, ja varat, un noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un aizvērt.

E-pasta un adrešu importēšana no citas programmas

Pieņemsim, ka esat izmantojis programmu Outlook Express, Eudora vai Lotus Organizer, lai apstrādātu savas e-pasta un kontaktpersonu adreses, bet tagad esat kļuvis par programmu Outlook. Ko jūs darāt ar e-pasta ziņojumiem un vārdiem un adresēm citā programmā? Jūs nevarat ļaut viņiem vienkārši sēdēt. Varat tos importēt programmā Outlook un turpināt no vietas, kur pārtraucāt.

Lai importētu e-pasta un kontaktu adreses no citas programmas, sāciet, izvēloties Fails –> Importēt un eksportēt. Tiek parādīts importēšanas un eksportēšanas vednis. Tas, ko darāt tālāk, ir atkarīgs no tā, kur tagad veicat e-pasta un adreses izsekošanu:

• Outlook Express: atlasiet Importēt interneta pastu un adreses un noklikšķiniet uz pogas Tālāk. Dialoglodziņā Outlook importēšanas rīks atlasiet Outlook Express, atzīmējiet izvēles rūtiņas, lai izlemtu, ko eksportēt (pasts, adreses un/vai noteikumi), un vēlreiz noklikšķiniet uz pogas Tālāk. Nākamajā dialoglodziņā izvēlieties opcijas, lai izlemtu, ko darīt ar dublētiem ierakstiem; pēc tam noklikšķiniet uz pogas Pabeigt.

• Eudora: atlasiet Importēt interneta pastu un adreses un noklikšķiniet uz pogas Tālāk. Outlook importēšanas rīka dialoglodziņā atlasiet Eudora, izvēlieties opcijas, lai izlemtu, kā rīkoties ar dublētiem ierakstiem, un vēlreiz noklikšķiniet uz pogas Tālāk. Dialoglodziņā Mapes pārlūks atlasiet failu, kurā tiek glabāti Eudora dati, un noklikšķiniet uz pogas Labi.

• Lotus Organizer: atlasiet Importēt no citas programmas vai faila, noklikšķiniet uz pogas Tālāk, atlasiet Lotus Organizer versiju (4.x vai 5.x) un vēlreiz noklikšķiniet uz pogas Tālāk. Noklikšķinot uz pogas Tālāk, jums tiek jautāts, kā rīkoties ar dublētiem vienumiem, atrast Lotus Organizer datu failu un atlasīt Outlook mapi, kurā ievietot datus.

Programmā Outlook daži importēšanas un eksportēšanas filtri netiek instalēti automātiski. Programma Outlook var lūgt ievietot Office kompaktdisku, lai tā varētu instalēt filtru.