Kas jāņem vērā, pārbaudot vai auditējot finanšu modeli

Ja kādu laiku esat izmantojis programmu Excel, iespējams, vēlaties izveidot savas izklājlapas vai finanšu modeļus no nulles. Tomēr korporatīvajā vidē cilvēki reti saņem šo iespēju. Tā vietā ir paredzēts, ka viņi pārņems esošu modeli, ko ir izveidojis kāds cits.

Iespējams, jūs uzņematies lomu, ko pārņemat no kāda cita, un pastāv kāds finanšu pārskatu modelis, kas jums būs jāatjaunina katru mēnesi. Vai arī jums ir teicis katru ceturksni aprēķināt pārdošanas komisijas, pamatojoties uz milzīgu 50 cilņu izklājlapu, kuras izskats jums īsti nepatīk. Jūs ne tikai mantojat citu modeļus kopā ar ievades datiem, pieņēmumiem un aprēķiniem, ko ievadījis sākotnējais modelētājs, bet arī mantojat modelētāja kļūdas.

Ja plānojat uzņemties atbildību par kāda cita modeli, jums jābūt gatavam to pārņemt un padarīt par savu. Jums ir jābūt atbildīgam par šī modeļa darbību un jābūt pārliecinātam, ka tas darbojas pareizi. Šeit ir kontrolsaraksts ar lietām, kas jums jāpārbauda, ​​pirmo reizi mantojot kāda cita finanšu modeli.

• Iepazīstieties ar tā izskatu un sajūtu. Pārskatiet katru lapu, lai redzētu, kādas krāsu shēmas ir izmantotas. Izlasiet jebkuru dokumentāciju. Vai ir atslēga, kas palīdz redzēt, kuras šūnas ir kuras? Vai modelētājs ir nošķīris formulas un stingri kodētus pieņēmumus?
• Labi apskatiet formulas. Vai tie ir konsekventi? Vai tajos ir ietvertas kādas cieti kodētas vērtības, kas netiks automātiski atjauninātas un tādējādi radīs kļūdas?
• Palaidiet kļūdu pārbaudi. Lentes cilnes Formulas sadaļā Formulu pārbaude nospiediet pogu Kļūdu pārbaude, lai īsumā redzētu, vai lapā nav Excel kļūdu, kas varētu radīt problēmas.
• Pārbaudiet, vai nav saišu uz ārējiem failiem. Ārējās saites var būt derīga darba darbības procesa daļa, taču jums ir jāzina, vai šis fails saņem ievadi no ārējām darbgrāmatām, lai pārliecinātos, ka neviens nejauši nemaina lapu vai failu nosaukumus, radot kļūdas jūsu modelī. Atrodiet ārējās saites, lentes cilnes Dati sadaļā Savienojumi nospiežot pogu Rediģēt saites.
• Pārskatiet nosauktos diapazonus. Nosauktie diapazoni var būt noderīgi finanšu modelī, taču dažkārt tajos ir kļūdas lieku nosaukumu, kā arī ārējo saišu dēļ. Pārskatiet nosauktos diapazonus nosaukumu pārvaldniekā, kas atrodas lentes cilnes Formulas sadaļā Definētie nosaukumi. Izdzēsiet visus nosauktos diapazonus, kuros ir kļūdas vai kuri netiek izmantoti, un, ja tie satur saites uz ārējiem failiem, ņemiet vērā un pārliecinieties, vai tie ir nepieciešami.
• Pārbaudiet automātiskos aprēķinus. Formulām jāaprēķina automātiski, taču dažreiz, ja fails ir ļoti liels vai modelētājam patīk manuāli kontrolēt izmaiņas, aprēķins ir iestatīts uz manuālu, nevis automātisku. Ja apakšējā kreisajā statusa joslā redzat vārdu Aprēķināt, tas nozīmē, ka aprēķins ir iestatīts uz manuālu, tāpēc, iespējams, jums ir jāveic sarežģīta izmeklēšana! Lentes cilnes Formulas sadaļā Aprēķins nospiediet pogu Aprēķinu opcijas, lai pārslēgtos starp manuālo un automātisko darbgrāmatas aprēķinu.

Papildus šīm darbībām šeit ir daži ērti audita rīki programmā Excel, ko varat izmantot, lai pārbaudītu, pārbaudītu, apstiprinātu un, ja nepieciešams, labotu mantoto modeli, lai jūs varētu būt pārliecināti par sava finanšu modeļa rezultātiem.

• Pārbaudiet darbgrāmatu. Iepazīstiet sava modeļa slēptās funkcijas un identificējiet potenciāli problemātiskas funkcijas, kuras citādi varētu būt ļoti grūti atrast, izmantojot šo mazpazīstamo rīku. Lai to izmantotu, atveriet darbgrāmatu, lentē noklikšķiniet uz pogas Fails; cilnē Informācija noklikšķiniet uz pogas Pārbaudīt problēmas.
• F2: ja formulas avota šūnas atrodas tajā pašā lapā, F2 saīsne ievieto šūnu rediģēšanas režīmā, tāpēc šī saīsne ir labs veids, kā vizuāli redzēt, no kurienes nāk avota dati.
• Precedentu/atkarīgo personu izsekošana : Excel audita rīki vizuāli izseko attiecības, izmantojot marķiera līnijas bultiņas. Šiem rīkiem varat piekļūt lentes cilnes Formulas sadaļā Formulu auditēšana.
• Novērtējiet formulu: izņemiet garas un sarežģītas formulas, izmantojot Formulas novērtēšanas rīku lentes cilnes Formulas sadaļā Formulas auditēšana.
• Kļūdu pārbaudes rīki: ja pieļaujat kļūdu vai to, ko Excel uzskata par kļūdu, šūnas augšējā kreisajā stūrī parādīsies zaļš trīsstūris. Tas notiks, ja izlaidīsit blakus esošās šūnas vai ievadīsit ievadi kā tekstu, kas izskatās tā, it kā tam vajadzētu būt skaitlim.
• Skatīšanās logs: ja jums ir izvades šūnas, kurām vēlaties sekot līdzi, šis rīks atsevišķā logā parādīs norādīto šūnu rezultātus. Šo rīku varat atrast lentes cilnes Formulas sadaļā Formulu auditēšana. Tas ir noderīgi, lai pārbaudītu formulas, lai redzētu pieņēmumu izmaiņu ietekmi uz atsevišķu šūnu vai šūnām.
• Rādīt formulas: lai skatītu visas formulas īsumā, nevis iegūtās vērtības, lentes cilnes Formulas sadaļā Formulu auditēšana nospiediet pogu Rādīt formulas (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu Ctrl+`). Rādīt formulas ir arī ļoti ātrs un vienkāršs veids, kā noskaidrot, vai pastāv cietkodētas vērtības.