Kas ir Microsoft Access un kādam nolūkam jūs to izmantojat?

Access 2019, jaunākā Microsoft Office datu bāzes lietojumprogrammas versija, vienmēr ir bijusi spēcīga programma, un šī versija neatšķiras. Visas šīs jaudas padara Access par lietojumprogrammu, kuru nav tik viegli iemācīties pašam.

Jums nav jāizmanto visas funkcijas un rīki un jāpiespiež Access aploksnes malas. Faktiski jūs varat izmantot ļoti maz no visa, ko Access piedāvā, un joprojām varat izveidot diezgan nozīmīgu risinājumu jūsu vajadzībām attiecībā uz datu glabāšanu un piekļuvi tiem — tas viss tāpēc, ka Access patiešām var “izdarīt visu”, ļaujot ātri iestatīt datu bāzi, veidojiet ierakstus šajā datubāzē un pēc tam izmantojiet šos datus vairākos noderīgos veidos. Vēlāk, kas zina? Jūs varat kļūt par Access guru.

Kam ir piemērota Access? Tas ir labs jautājums. Saraksts ar to, ko ar to var darīt, ir daudz garāks par to, ko ar to nevar darīt — protams, it īpaši, ja atstājat tādas lietas kā “mazgāt automašīnu” un “nolikt traukus”. saraksts “nevar darīt”. Runājot par datu organizēšanu, glabāšanu un izguvi, Access ir klases priekšgalā.

Lielu datu bāzu izveide ar Alexa

Labi, ko es domāju ar lielu datubāzi? Jebkura datu bāze ar daudz ierakstu — un ar daudz es domāju simtiem. Vismaz. Un, protams, ja jums ir tūkstošiem ierakstu, jums ir nepieciešams rīks, piemēram, Access, lai tos pārvaldītu. Lai gan ierakstu sarakstu glabāšanai varat izmantot programmu Microsoft Excel, tas ierobežo to skaitu, ko varat saglabāt (ne vairāk kā rindu skaits vienā darblapā). Turklāt jūs nevarat izmantot programmu Excel, lai iestatītu neko citu, izņemot vienkāršu sarakstu, ko var kārtot un filtrēt. Tāpēc visu, kas satur daudz ierakstu un sarežģītus datus, vislabāk var izdarīt programmā Access.

Daži iemesli, kāpēc Access labi apstrādā lielas datubāzes, ir šādi:

• Parasti lielai datu bāzei ir lielas datu ievades vajadzības. Access piedāvā ne tikai veidlapas, bet arī līdzekļus, kas var izveidot ātru veidlapu, caur kuru kāds var ievadīt visus šos ierakstus. Tas var atvieglot un paātrināt datu ievadi un ievērojami samazināt kļūdas robežu.
• Ja jums ir daudz un daudz ierakstu, jums ir arī daudz iespēju kļūdīties. Tas ietver ierakstu dublikātus, ierakstus ar pareizrakstības kļūdām un ierakstus ar trūkstošu informāciju — un tas ir tikai atvērējiem. Tāpēc jums ir nepieciešama lietojumprogramma, piemēram, Access, lai novērstu šīs kļūdas un tās labotu.
• Lielas datubāzes nozīmē lielas vajadzības pēc precīzas, saprātīgas atskaites. Programmai Access ir jaudīgi atskaišu veidošanas rīki, ko varat izmantot, lai izveidotu drukātus un ekrānā redzamus pārskatus, un tie var ietvert tik maz vai tik daudz jūsu datu vienību, cik nepieciešams, vajadzības gadījumā iegūt no vairākām tabulām. Varat pielāgot savus pārskatus savai auditorijai, sākot no pārskatu lapās redzamā līdz izmantotajām krāsām un fontiem.
• Ja vēlaties kaut ko atrast, lielajām datubāzēm ir grūti piekļūt. Programma Access nodrošina vairākus rīkus šķirošanai, meklēšanai un savu specializēto rīku (pazīstamu kā vaicājumi ) izveidei, lai atrastu jums vajadzīgo ierakstu vai ierakstu grupu.
• Access ietaupa laiku, atvieglojot datu importēšanu un pārstrādi. Iespējams, esat izmantojis noteiktus rīkus, lai importētu datus no citiem avotiem, piemēram, Excel darblapas (ja sākāt programmā Excel un izmantojāt tās kā datu glabāšanas ierīces lietderību) un Word tabulas. Programma Access pasargā jūs no visu datu atkārtotas ievadīšanas un ļauj nodrošināt vairāku datu avotu konsekvenci.

Datu bāzu izveide ar vairākām tabulām

Neatkarīgi no tā, vai jūsu datu bāzē ir 100 ieraksti vai 100 000 ierakstu (vai vairāk), ja jums ir jāsaglabā atsevišķas tabulas un jāsaista tās, lai maksimāli izmantotu informāciju, jums ir nepieciešama relāciju datu bāze — un tā ir Access. Kā zināt, vai jūsu datiem ir jābūt atsevišķās tabulās? Padomājiet par saviem datiem — vai tie ir ļoti sadalīti? Vai tas iet uz pieskares? Apsveriet šo piemēru un lietojiet jēdzienus saviem datiem un pārbaudiet, vai datu bāzei ir nepieciešamas vairākas tabulas.

Lielās organizācijas datu bāze

Iedomājieties, ka strādājat ļoti lielā uzņēmumā, un uzņēmuma rīcībā ir dati par klientiem un viņu pasūtījumiem, uzņēmuma pārdotajiem produktiem, piegādātājiem un darbiniekiem. Sarežģītai datu bāzei, piemēram, šī, ir nepieciešamas vairākas tabulas, kā norādīts tālāk.

• Vienā tabulā atrodas klientu dati — vārdi, adreses, tālruņu numuri un e-pasta adreses.
• Otrajā tabulā ir ietverti klientu pasūtījumi, tostarp tā klienta vārds, kurš veica pasūtījumu, pārdevējs, kurš veica pārdošanu, piegādes informācija un pasūtījuma datums.
• Trešajā tabulā ir informācija par uzņēmuma pārdotajiem produktiem, tostarp produktu numuri, piegādātāju nosaukumi, cenas un noliktavā esošo preču skaits.
• Ceturtajā tabulā ir iekļauti piegādātāju dati — par uzņēmumiem, no kuriem galvenā organizācija iegūst savu produktu krājumu, ko pārdot tālāk klientiem. Tabulā ir norādīti uzņēmumu nosaukumi, to kontaktpersona un adrese, e-pasts un tālruņa numurs, lai ar tiem sazinātos.
• Piektajā tabulā ir ietverti darbinieku dati — no datuma, kad viņi tika pieņemti darbā, līdz viņu kontaktinformācijai līdz amata nosaukumam, un tajā ir arī piezīmes par viņiem, piemēram, viņu CV kopsavilkums uzziņai.

Ir arī citas tabulas — lai saglabātu kuģniecības uzņēmumu sarakstu un to kontaktinformāciju (klientu pasūtījumu nosūtīšanai), izdevumu tabulu (uzņēmējdarbības vadīšanas izdevumiem) un citas tabulas, kas tiek izmantotas ar galvenajām četrām tabulām.

Tā kā jums nav jāaizpilda katrs lauks katram ierakstam — jebkurā datu bāzes tabulā — ja jums nav tālruņa numura vai, piemēram, nezināt e-pasta adresi, ir pareizi atstāt šos laukus tukšus. līdz esat ieguvis šo informāciju.

Vai neizdodas plānot? Plānojiet neveiksmi

Ja rūpīgi pārdomājat savu datu bāzi, to, kā izmantojat savus datus, un to, kas jums jāzina par saviem darbiniekiem, klientiem, brīvprātīgajiem, ziedotājiem, produktiem vai projektiem — neatkarīgi no tā, par ko glabājat informāciju, varat plānot:

• Cik galdu jums būs nepieciešams
• Kuri dati tiks iekļauti kādā tabulā
• Kā izmantot tabulas kopā, lai iegūtu nepieciešamos pārskatus

Protams, visi kaut ko aizmirst, un plāni mainās pēc tam, kad sistēma jau ir ieviesta. Bet neuztraucieties — piekļuve nav tik stingra, lai rastos haoss, ja sākat būvēt galdus un kaut ko aizmirstat (lauku vai divus, veselu galdu). Jūs vienmēr varat pievienot lauku, kuru esat aizmirsis (vai par kuru tikko teica kāda spilgta dzirkstele, ka jums ir nepieciešams) vai pēc fakta pievienot jaunu tabulu. Bet joprojām ir svarīgi plānot pēc iespējas rūpīgāk.

Rūpīgas plānošanas ietvaros uzzīmējiet plānoto datubāzi uz papīra, katrai tabulai uzzīmējot sava veida blokshēmu ar lodziņiem un lauku sarakstiem, kas jums būs katrā tabulā. Uzzīmējiet bultiņas, lai parādītu, kā tās varētu būt saistītas — tas ir līdzīgi kā vienkārša ciltskoka zīmēšana, un jūs jau esat ceļā uz labi izplānotu, noderīgu datubāzi.

Tālāk ir norādīta ērta procedūra, kas jāievēro, ja esat iesācējs datu bāzes plānošanas procesā.

1. Uz papīra vai tekstapstrādes dokumentā, atkarībā no tā, kurš variants ir ērtāk, ierakstiet šo:

• Jūsu datu bāzes pagaidu nosaukums
• Tās informācijas saraksts, kuru plānojat iegūt no šīs datubāzes katru dienu vai regulāri

2. Tagad, pamatojoties uz šo informāciju, izveidojiet jaunu sarakstu ar faktisko informāciju, ko varētu saglabāt:

Uzskaitiet visu informāciju, ko varat iedomāties par saviem klientiem, produktiem, idejām, gadījumiem, grāmatām, mākslas darbiem, studentiem — neatkarīgi no tā, uz ko attiecas jūsu datu bāze. Nebaidieties pārspīlēt — jūs vienmēr varat izlaist dažus sarakstā esošos vienumus, ja tie nav lietas, kas jums patiešām ir jāzina (vai, iespējams, varat uzzināt) par katru jūsu datubāzes vienumu.

3. Paņemiet lauku sarakstu — tā ir visa šī informācija — un sāciet tos sadalīt loģiskās grupās.

Kā? Padomājiet par laukiem un to, kā tie darbojas kopā:

• Piemēram, ja datu bāze saglabā līdzi bibliotēkas grāmatas, iespējams, nosaukumu, izdošanas datums, izdevēja ISBN ( I STARPTAUTISKĀ S tandard B Ook N umbru, kas ir unikāls katrai grāmatai), cena un lapu skaits var uzglabāt vienā grupā, savukārt informāciju par autoru, recenzijas un citu tā paša autora nosaukumu sarakstus vai grāmatas par to pašu tēmu var glabāt citā grupā. Šīs grupas kļūst par atsevišķām tabulām, veidojot jūsu grāmatu relāciju datubāzi.
• Uzziniet, kas ir unikāls katrā ierakstā. Kā minēts iepriekšējā punktā, katram ierakstam ir nepieciešams unikāls lauks. Lai gan Access var jums izveidot unikālu vērtību, ja katram jūsu datubāzes ierakstam nav unikālu datu, bieži vien ir labāk, ja šāds lauks jau ir izveidots vai pats izveidojiet šādu lauku. Klientu numuri, studentu numuri, sociālās apdrošināšanas numuri, grāmatu ISBN, kataloga numuri, sērijas numuri — derēs viss, kas nav vienāds diviem ierakstiem.

Ja ir pieejams liels lauku saraksts un dažas provizoriskas šo lauku grupas, kā arī priekšstats par to, kurš lauks ir unikāls katram ierakstam, varat sākt izdomāt, kā izmantot datus.

4. Izveidojiet sarakstu ar veidiem, kā jūs varētu izmantot datus, tostarp:

• Pārskati, kurus vēlaties izveidot, tostarp saraksts ar laukiem, kas jāiekļauj katrā pārskatā
• Citi veidi, kā varat izmantot datus — pasta sūtījumu etiķetes, produktu etiķetes, kataloga dati, cenrāži, kontaktu saraksti utt.

5. Norādiet visas vietas, kurās pašlaik atrodas jūsu dati. Tas var būt uz papīra lapiņām kabatā, uz kartītēm kastītē, citā programmā (piemēram, Excel) vai ar uzņēmuma starpniecību, kas pārdod datus mārketinga nolūkos.

Kad šī plānošana ir pabeigta, esat gatavs sākt veidot savu datubāzi.

Piekļūstiet datu bāzēm ar lietotāju veidlapām

Plānojot datu bāzi, apsveriet, kā dati tiks ievadīti:

• Ja jūs pats veiksit datu ievadi, iespējams, jums ir ērti strādāt izklājlapai līdzīgā vidē (programmā Access zināma kā datu lapas skats ), kur tabula ir liels režģis. Jūs to aizpildāt pēc rindas, un katra rinda ir ieraksts.

Attēlā parādīta brīvprātīgo tabula datu lapas skatā. Jūs izlemjat: vai to ir viegli lietot, vai arī varat iedomāties, ka, ievadot katru ierakstu, aizmirstat pārvietoties uz leju un nepareizajās kolonnās ievadāt nepareizu informāciju? Kā redzat, ir vairāk lauku, nekā parādīts logā, tāpēc, lai izmantotu šo skatu, jums būs jāritina pa kreisi un pa labi.

Datu lapas skats var būt vienkārša vide datu ievadīšanai. Vai nē.

• Tā vietā varat izmantot veidlapu (parādīta nākamajā attēlā). Veidlapa ir specializēta saskarne datu ievadei, rediģēšanai un datu bāzes skatīšanai pa vienam ierakstam, ja:
• Kāds cits apstrādās datu ievadi
• Datu rindu pēc rindas ierakstīšana lielā režģī šķiet satriecoša

Šeit ir vienkārša veidlapa jaunu ierakstu ievadīšanai vai esošo ierakstu pārskatīšanai.

Prātu satriecošais efekts (un raksturīgā palielinātā kļūdas robeža) ir īpaši iespējams, ja datu bāzē ir daudz lauku un lietotājam, strādājot datu lapas skatā, ir jāpārvietojas pa laukiem horizontāli. Veidlapa, piemēram, parādītā, novieto laukus patīkamākā formātā, atvieglojot datu ievadīšanu laukos un vienlaikus skatīt visus laukus (vai tikai tos, kuros vēlaties ievadīt datus).

Ja jūsu datu bāze ir pietiekami liela, lai jums būtu nepieciešama palīdzība datu ievadē, vai ja tā laika gaitā pieaugs, padarot iespējamu notiekošu datu ievades procesu, Access ir jums piemērots rīks. Tas, ka tas piedāvā vienkāršas datu ievades/rediģēšanas formas, ir pietiekams iemesls, lai padarītu to par jūsu izvēlētu datubāzes lietojumprogrammu.

Datu bāzes, kurām nepieciešama īpaša atskaite

Vēl viens iemesls Access izmantošanai ir iespēja ātri un vienkārši izveidot pielāgotus pārskatus. Dažām datu bāzu programmām, īpaši tām, kas paredzētas vienas tabulas datu bāzēm (pazīstamas kā vienotu failu datu bāzes), ir iebūvēti daži glabāti pārskati, un tas ir viss, ko varat darīt — vienkārši atlasiet atskaiti no saraksta un palaidiet to pašu atskaiti palaiž šīs programmatūras lietotājs.

Ja esat Excel lietotājs, jūsu pārskatu sniegšanas iespējas nebūt nav vieglas un vienkāršas, un tās nav paredzētas lietošanai ar lielām datu bāzēm — tās ir paredzētas izklājlapām un maziem, vienas tabulas sarakstiem. Turklāt, lai iegūtu šos pārskatus, jums ir daudz dziļāk jāiedziļinās Excel rīkos. No otras puses, Access ir datu bāzes lietojumprogramma, tāpēc ziņošana ir galvenā, sākotnējā funkcija.

Piemērs? Lai programmā Excel iegūtu pārskatu, kurā dati tiek grupēti pēc viena vai vairākiem saraksta laukiem, vispirms ir jākārto darblapas rindas, izmantojot lauku(-us) datu kārtošanai, un pēc tam varat izveidot pazīstams kā starpsummas ziņojums . Lai to izveidotu, izmantojiet dialoglodziņu, kurā tiek jautāts par aprēķiniem, kurus vēlaties veikt, kur novietot rezultātus un vai kārtošanu un/vai starpsummu veidojat vairāk nekā vienā laukā. Iegūtais pārskats nav paredzēts drukāšanai, un jums ir jāpielāgojas izklājlapas lappusēm (izmantojot specializētu izklājlapas skatu), lai kontrolētu, kā atskaite tiek izdrukāta.

Vai programmā Access? Vienkārši aktivizējiet pārskatu vedni, un jūs varat kārtot savus datus, izvēlēties, kā tos grupēt, izlemt, kuras datu daļas iekļaut pārskatā, un izvēlēties vizuālo izkārtojumu un krāsu shēmu — tas viss notiek vienā vienkāršā, racionalizētā procesā. Neko nedarot, atskaite ir gatava drukāšanai. Pieeja ir veidota, lai ziņotu - galu galā, tas ir datu bāze, - un ziņojumi ir viens no lielākā daļa (ja ne ar lielāko daļu), svarīgākajiem veidiem, jūs izmantojat, un dalīties datus.

Tā kā pārskati ir ļoti svarīga Access daļa, varat ne tikai tos izveidot ar minimālu satraukumu, bet arī pielāgot tos, lai izveidotu efektīvu dokumentāciju par jūsu vissvarīgākajiem datiem.

• Izveidojiet ātru, vienkāršu pārskatu, kas vienkārši izspiež visu, kas ir jūsu tabulā, sakārtotā, viegli lasāmā formātā.

Ak, vienkāršība. Ātrs pārskats ir tikai viena klikšķa attālumā.

• Izveidojiet pielāgotu pārskatu, ko izstrādājat soli pa solim, izmantojot pārskatu vedni. Ziņojumā, kas parādīts attēlā, brīvprātīgie ir sakārtoti pēc viņu uzvārdiem. Šīs opcijas tika viegli ieviestas darbā, veicot tikai dažus klikšķus.

Pārskatu vednis izveido sarežģītākus (bet vienkāršus) pārskatus, piemēram, šo.

• Jūs patiešām varat atrotīt piedurknes un izveidot jaunu ziņojumu vai spēlēt ar jau esošu, pievienojot visu veidu zvaniņus un svilpes. Nākamajā attēlā parādīts, kā tas notiek noformējuma skatā. Ņemiet vērā, ka ir atlasīts ziņojuma nosaukums (Brīvprātīgo saraksts pēc statusa): tam ir lodziņš ap to un mazi rokturi lodziņa stūros un sānos, kas nozīmē, ka varat pārformatēt nosaukumu, mainīt fontu, izmēru vai krāsu. tekstu vai pat rediģēt vārdus, ja nepieciešams jauns nosaukums.

Dizaina skats var šķist nedaudz biedējošs, taču, lai patiešām pielāgotu lietas, jums tas būs nepieciešams — un jūs pat varētu to izbaudīt!

Tādējādi programmā Access varat izveidot jebkāda veida pielāgotu pārskatu, izmantojot jebkuru vai visas savas datu bāzes tabulas un jebkuru no šīm tabulām, kā arī varat grupēt laukus un ievietot tos jebkurā vēlamajā secībā:

• Izmantojot pārskatu vedni, varat izvēlēties kādu no vairākiem iepriekš iestatītiem pārskata izkārtojumiem un to visu pielāgot rindu pēc rindas, kolonnu pēc kolonnas.
• Ja pārdomājat pārskatā iekļauto saturu, pēc pārskata izveides varat viegli pievienot un noņemt laukus. Ja vēlaties uzlikt savu personīgo zīmogu katram pārskata aspektam, varat izmantot noformējuma skatu, lai veiktu tālāk norādītās darbības.
• Pievienojiet virsrakstus, norādījumus vai aprakstošus tekstlodziņus un grafiku.
• Iestatiet pielāgotas galvenes un kājenes, lai iekļautu visu informāciju, ko vēlaties rādīt visās pārskata lapās.

Ja tas viss izklausās aizraujoši vai vismaz interesanti, tad ar Access jūs patiešām esat uz pareizā ceļa. Nepieciešamība izveidot pielāgotus pārskatus ir galvenais Access izmantošanas iemesls.