Kā vaicāt ārēju datu bāzi programmā Excel

Excel nodrošina jaudīgu metodi informācijas izgūšanai no ārējām datu bāzēm. Jūs neaprobežojaties ar visu informācijas satveršanu no noteiktas tabulas. Varat arī veikt vaicājumus datu bāzē.

Veicot vaicājumu datu bāzē, no tabulas tiek izgūta tikai informācija, kas atbilst jūsu kritērijiem. Varat arī izmantot vaicājumu, lai apvienotu informāciju no divām vai vairākām tabulām. Tāpēc izmantojiet vaicājumu, lai masētu un filtrētu datus, pirms tie tiek faktiski ievietoti Excel darbgrāmatā.

Vaicāšana bieži ir labākā pieeja, ja vēlaties apvienot datus pirms to importēšanas un ja pirms importēšanas ir jāfiltrē dati.

Lai palaistu datu bāzes vaicājumu un importētu vaicājuma rezultātus, veiciet šīs darbības:

1Cilnē Dati izvēlieties No citiem avotiem → No Microsoft Query.

Programmā Excel tiek parādīts dialoglodziņš Datu avota izvēle.

2Izmantojot cilni Datubāzes, nosakiet datu bāzes veidu, kurā vēlaties veikt vaicājumu.

Piemēram, lai vaicātu Microsoft Access datu bāzē, noklikšķiniet uz MS Access datu bāzes ieraksta un pēc tam uz Labi.

Varat jautāt vaicājuma rezultātus, noklikšķinot uz cilnes Vaicājumi un pēc tam atlasot vienu no tur uzskaitītajiem vienumiem.

Varat arī pieprasīt OLAP kubu un iegūt informāciju no tā. Ja vēlaties veikt vaicājumu vai OLAP kubu, konsultējieties ar datu bāzes administratoru. Datu bāzes administrators var pateikt, no kura vaicājuma vai OLAP kuba vēlaties iegūt datus.

3 Atlasiet datu bāzi.

Programmā Excel tiek parādīts dialoglodziņš Atlasīt datu bāzi. Izmantojiet šo dialoglodziņu, lai identificētu gan tās datu bāzes atrašanās vietu, gan nosaukumu, kuru vēlaties vaicāt.

4 Katalogu sarakstā atlasiet datu bāzi, kurai vēlaties veikt vaicājumu, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

Programmā Excel tiek parādīts vaicājumu vednis — dialoglodziņš Izvēlieties kolonnas.

Jūs izmantojat vaicājumu vedni — dialoglodziņš Izvēlieties kolonnas, lai izvēlētos, kuras tabulas un tabulu laukus vēlaties rādīt vaicājuma rezultātos. Lodziņā Pieejamās tabulas un kolonnas programmā Excel ir norādītas tabulas un lauki. Sākotnēji šajā sarakstā tiek rādītas tikai tabulas, bet jūs varat redzēt laukus tabulā, noklikšķinot uz simbola + blakus tabulai.

5Kad savā Excel sarakstā redzat lauku, kuru vēlaties izmantot kā kolonnu, noklikšķiniet uz tā lauka un pēc tam noklikšķiniet uz pa labi vērstās bultiņas pogas, kas norāda uz sarakstlodziņu Kolonnas jūsu vaicājumā.

Lai sarakstam pievienotu visus tabulas laukus, noklikšķiniet uz tabulas nosaukuma un pēc tam noklikšķiniet uz pa labi vērstās bultiņas pogas, kas norāda uz sarakstlodziņu Kolonnas jūsu vaicājumā.

Lai noņemtu lauku, atlasiet šo lauku sarakstlodziņā Kolonnas jūsu vaicājumā un pēc tam noklikšķiniet uz pa kreisi vērstās bultiņas pogas, kas norāda uz sarakstlodziņu Pieejamās tabulas un kolonnas.

Tas viss izklausās ļoti sarežģīti, bet patiesībā tā nav. Būtībā viss, kas jums jādara, ir norādīt tās informācijas slejas, kuras vēlaties savā Excel sarakstā.

6Kad esat identificējis, kuras kolonnas vēlaties iekļaut vaicājumā, noklikšķiniet uz pogas Tālāk, lai pēc vajadzības filtrētu vaicājuma datus.

Programmā Excel tiek parādīts dialoglodziņš Vaicājumu vednis — datu filtrēšana.

Varat filtrēt datus, kas tiek atgriezti kā daļa no sava vaicājuma, izmantojot tekstlodziņus Tikai iekļaut rindas. Piemēram, lai iekļautu tikai rindas, kurās stāvokļa saīsinājuma laukā ir norādīts CA, noklikšķiniet uz lauka status_abbrev sarakstlodziņā Column to Filter. Pēc tam izvēlieties Vienāds filtrēšanas darbību no pirmās nolaižamā saraksta un ievadiet vai izvēlieties vērtību CA vērā otrajā nolaižamajā sarakstā.

Dialoglodziņš Vaicājumu vednis — datu filtrs veic tādus pašus filtrēšanas veidus, kādus varat veikt ar komandu AutoFilter un komandu Advanced Filter.

7Filtrējiet savus datus, pamatojoties uz vairākiem filtriem, atlasot radio pogas Un vai Or.

Un: Izmantojot Un filtri nozīmē, ka rinda, kas jāiekļauj, tai ir jāatbilst katra filtra prasībām.

Vai: izmantojot filtrus Vai , ja rinda atbilst kādam filtrētajam nosacījumam, rinda tiek iekļauta.

8 Noklikšķiniet uz Tālāk.

Programmā Excel tiek parādīts dialoglodziņš Vaicājumu vednis — kārtošanas secība.

9 Dialoglodziņā Vaicājuma vednis — kārtošanas secība izvēlieties vaicājuma rezultātu datu kārtošanas secību.

Nolaižamajā sarakstā Kārtot pēc atlasiet lauku vai kolonnu, kuru vēlaties izmantot kārtošanai. Atlasot radio pogu Augošā vai dilstošā secībā, izvēlieties, vai lauks ir sakārtots attiecīgi augošā vai dilstošā secībā.

Varat arī izmantot papildu kārtošanas atslēgas, atlasot laukus pirmajā un otrajā nolaižamajā sarakstā Pēc tam pēc.

Vaicājuma rezultātus kārtojat tāpat kā rindas Excel tabulā. Kārtošana darbojas vienādi neatkarīgi no tā, vai runājat par vaicājuma rezultātiem vai saraksta rindām.

10 Noklikšķiniet uz Tālāk.

Programmā Excel tiek parādīts dialoglodziņš Vaicājumu vednis — pabeigt.

11 Dialoglodziņā Vaicājumu vednis — pabeigt norādiet, kur programmai Excel jānovieto vaicājuma rezultāti.

Šajā dialoglodziņā ir radio pogas, no kurām varat izvēlēties, kur ievietot vaicājuma rezultātu datus: programmā Excel, Microsoft Query logā, kuru varat pēc tam pārskatīt, vai OLAP kubā. Parasti jūs vienkārši vēlaties atgriezt datus programmā Microsoft Excel un ievietot datus darbgrāmatā. Lai veiktu šo izvēli, atlasiet pogu Atgriezt datus programmā Microsoft Office Excel.

12 Noklikšķiniet uz pogas Pabeigt.

Kad esat noklikšķinājis uz pogas Pabeigt, lai pabeigtu vaicājumu vedni, programmā Excel tiek parādīts dialoglodziņš Datu importēšana.

13 Dialoglodziņā Datu importēšana izvēlieties vaicājuma rezultātu datu darblapas atrašanās vietu.

Izmantojiet šo dialoglodziņu, lai norādītu, kur jānovieto vaicājuma rezultātu dati.

Lai vaicājuma rezultātu datus ievietotu esošā darblapā, atlasiet radio pogu Esošā darblapa. Pēc tam identificējiet šūnu darblapas diapazona augšējā kreisajā stūrī un ievadiet to tekstlodziņā Esošā darblapa.

Vai arī, lai ievietotu datus jaunā darblapā, atlasiet radio pogu Jauna darblapa.

14 Noklikšķiniet uz Labi.

Programma Excel ievieto datus jūsu izvēlētajā vietā.