Kā pārvaldīt resursus programmā Microsoft Project 2019

Pirms kaut vai negribot veidojat resursus programmā Microsoft Project 2019, jums ir jāsaprot, kā tie ietekmē jūsu projektu. Pirmkārt un galvenokārt, resurss ir aktīvs, kas palīdz īstenot projektu neatkarīgi no tā, vai tas ir cilvēks, iekārta, materiāls vai piegāde. Viens no efektīva darba ar resursiem aspektiem ir pārvaldīt jebkura resursa darbplūsmu, kuram ir ierobežota laika pieejamība jūsu projektam. Veidojot resursus, jūs norādāt to pieejamību stundās dienā vai nedēļas dienās.

Piemēram, viena persona var būt pieejama 50 procentus laika vai 20 stundas standarta 40 stundu darba nedēļā, bet cita persona var būt pieejama pilna laika (40 stundas). Piešķirot šāda veida resursus savam projektam, varat izmantot dažādus skatus, atskaites un rīkus, lai noskaidrotu, vai kāds resurss kādā projekta brīdī nav pārpildīts. Varat arī redzēt, kad cilvēki sēž apkārt, groza īkšķus vai kad viņi var būt pieejami, lai palīdzētu veikt kādu citu uzdevumu. Varat pat ņemt vērā resursus, kas darbojas vairākos jūsu organizācijas projektos, un nodrošināt to efektīvu izmantošanu.

Vēl viens efektīvas darba ar resursiem aspekts ir izpratne par to, kā resursu skaits, ko piešķirat darbam ar uzdevumu, ietekmē šī uzdevuma ilgumu. Citiem vārdiem sakot, ja jums ir jāveic noteikts darba apjoms, bet maz cilvēku, kas to dara, tipiska uzdevuma pabeigšana prasa ilgāku laiku nekā tad, ja ir pieejami daudzi cilvēki.

Uzdevuma veids nosaka, vai uzdevuma ilgums mainās atkarībā no tam piešķirto resursu skaita. Atcerieties: uzdevuma veids var būt fiksētas vienības, fiksēts ilgums vai fiksēts darbs.

Visbeidzot, resursi palielina projekta izmaksas. Lai ņemtu vērā izmaksas jūsu projektā, piemēram, persona, kas strādā daudzas stundas pie kāda uzdevuma, datori, kas jums ir jāiegādājas, vai pakalpojumi, par kuriem ir jāmaksā, jums ir jāizveido resursi un jāpiešķir tie vienam vai vairākiem uzdevumiem.

Resursu veidi: darbs, materiāli un izmaksas

Resursu plānošanas nolūkos Project atpazīst tikai šādus trīs veidu resursus:

• Darbs: šo personu, piemēram, programmētāju vai santehniķi, var piešķirt no jauna, bet to nevar noplicināt. Darba resursi tiek piešķirti uzdevumiem, lai veiktu darbu.
• Materiāls: Materiālam ir vienības izmaksas, un tas nepatērē darba stundas, taču to var izlietot. Materiālu izmaksu piemēri ir tērauds, koks un grāmatas.
• Izmaksas: Izmaksu resursa izmantošana sniedz iespēju katru reizi, kad izmantojat resursu, norādīt piemērojamās izmaksas, piemēram, ceļojuma vai piegādes izmaksas.

Var būt sarežģīti izlemt, kuru resursa veidu izmantot, pievienojot projektam ārēju piegādātāju vai aprīkojuma resursu. Ja vēlaties izvairīties no darba stundu pievienošanas projektam, kad šis resurss tiek izmantots, neiestatiet resursu kā darba resursu. Tā vietā izmantojiet izmaksu resursu vai fiksēto izmaksu pieeju.

Kā resursi ietekmē uzdevumu laiku

Programmas Project 2019 noklusējuma iestatījumos ar pūlēm saistīta plānošana ir izslēgta gan manuāli, gan automātiski ieplānotiem uzdevumiem. Tātad neatkarīgi no tā, cik daudz darba resursu piešķirat, uzdevuma ilgums paliek nemainīgs, un projekts uzdevumam tiek veltīts vairāk stundu, lai atspoguļotu vairāk pūļu.

Tomēr dažos gadījumos, kad tiek veikts fiksētas vienības vai fiksēta darba uzdevums, uzdevumam piešķirto resursu pievienošanai vai noņemšanai vajadzētu ietekmēt laiku, kas nepieciešams uzdevuma pabeigšanai. Būtībā veco principu “Divas galvas ir labākas par vienu” var mainīt uz “Divas galvas ir ātrākas par vienu”.

Papildu cilvēku piešķiršana uzdevumiem ne vienmēr proporcionāli saīsina darba laiku, lai gan Project to aprēķina šādi. Ja jums ir vairāk cilvēku, jums ir arī vairāk sanāksmju, piezīmju, dublētu darbu un, piemēram, konfliktu. Ja uzdevumam pievienojat vairāk resursu, apsveriet arī šī uzdevuma veikšanai nepieciešamās piepūles palielināšanu, lai ņemtu vērā neizbēgamo darba grupas neefektivitāti.

Kā novērtēt resursu vajadzības

Jūs parasti zināt, cik materiālo resursu nepieciešams uzdevuma izpildei: vairumā gadījumu varat izmantot standarta formulu, lai aprēķinātu mārciņu, tonnu, jardu vai citu daudzumu. Bet kā zināt, cik daudz pūļu jāiegulda jūsu darba resursiem, lai izpildītu projekta uzdevumus?

Iekļaujiet noteiktu daudzumu papildu materiālo resursu, ja domājat, ka tie būs nepieciešami pārstrādei vai lūžņiem.

Tāpat kā ar daudziem informācijas aspektiem, ko ievietojat projekta grafikā, piepūles līmeņa noteikšana lielā mērā ir atkarīga no jūsu pieredzes ar līdzīgiem uzdevumiem un resursiem. Tomēr atcerieties šos brīdinājumus:

• Prasmei ir nozīme. Mazāk kvalificētam vai mazāk pieredzējušam resursam, visticamāk, būs nepieciešams vairāk laika, lai pabeigtu uzdevumu. Eksperimentējiet — piemēram, palieliniet ilgumu par 20 procentiem mazāk prasmīgam resursam vai samaziniet to par 20 procentiem, ja resurss ir prasmīgāks.
• Vēsture atkārtojas. Apskatiet iepriekš izpildītos projektus un uzdevumus. Ja esat izsekojis cilvēku laiku, iespējams, varat redzēt, cik daudz pūļu bija nepieciešams, lai izpildītu dažāda veida uzdevumus citos projektos, un vilkt paralēles ar savu projektu. Šī piepūles ilguma novērtēšanas metode ir līdzīga analogai novērtēšanai. Skatiet nepārtrauktu mācīšanos no Microsoft Project 2019 projektiem .
• Jautājiet, un jūs saņemsiet. Palūdziet pašiem resursiem novērtēt, cik ilgi, viņuprāt, prasīs uzdevums. Galu galā cilvēkiem, kas veic darbu, vislabāk būtu jāzina, cik ilgi tas aizņem.

Ļaujiet projektam rezervēt laiku, lai ņemtu vērā neparedzētus apstākļus, piemēram, resursus, kas ir mazāk prasmīgi, nekā jūs plānojāt. Lai nodrošinātu, ka tiek ievēroti starpposma datumi, daudzi cilvēki pievieno saviem grafikiem uzdevumu ar nosaukumu Ārkārtas rezerve vai buferis tieši pirms atskaites punkta piegādes vai fāzes beigām.

Kā izveidot Microsoft Project resursus

Tāpat kā dzimšanas apliecību kāds aizpilda ikreiz, kad piedzimst mazulis, veidlapa tiek aizpildīta ikreiz, kad piedzimst (tas ir, tiek izveidots ) Project resurss . Veidlapā Informācija par resursiem ievadāt tādu informāciju kā resursa nosaukums, pieejamība un stundas likme vai lietošanas maksa. Varat arī ievadīt neobligātu informāciju, piemēram, grupu (uzņēmuma darba grupu), kurai pieder resurss, vai resursa e-pasta adresi.

Varat izveidot resursu kā vienu personu vai entītiju, vispārīgu resursu (piemēram, prasmju kopu, kurai nav piešķirta neviena persona, piemēram, palīgs vai inženieris), vai pat vairāku resursu grupu, kas darbojas kopā. Daudzas reizes projekta plānošanas sākumposmā jūs zināt tikai nepieciešamās resursu prasmes, kuras vēlāk var aizstāt ar konkrētu personu, kurai ir gan laiks, gan kvalifikācija uzdevuma veikšanai.

Vienkāršākajā līmenī resurss tiek izveidots kā viena vienība — konkrēta persona vai sanāksmju telpa vai aprīkojums. Resurss tiek izveidots, ievadot informāciju dialoglodziņā Resursa informācija.

Kad veidojat resursu, jums ir jāievada vismaz resursa nosaukums, taču varat arī pievienot tik daudz informācijas, cik vēlaties. Daži cilvēki dod priekšroku vispirms izveidot visus resursus un vēlāk pievienot kontaktinformāciju un informāciju par izmaksām.

Lai izveidotu resursu, izmantojot dialoglodziņu Resursu informācija, rīkojieties šādi:

Lentes grupas Skats cilnē Uzdevumi noklikšķiniet uz pogas Ganta diagramma apakšā un noklikšķiniet uz Resursu lapa.
Tajā brīdī skats mainās uz Resursu lapas skatu.

Veiciet dubultklikšķi uz tukšas šūnas kolonnā Resursa nosaukums.
Parādās dialoglodziņš Resursu informācija, kā parādīts attēlā.

Tekstlodziņā Resursa nosaukums ierakstiet nosaukumu.

Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas lodziņā Veids (labajā pusē), lai izvēlētos Darbs, Materiāls vai Izmaksas.
Jums pieejamie iestatījumi nedaudz atšķiras atkarībā no izvēlētās opcijas. Piemēram, materiālam resursam nav ne e-pasta, ne pieteikšanās konta opcijas, un darba resursam vai izmaksu resursam nav opcijas Materiāla etiķete.

Materiālajam resursam laukā Materiāla etiķete ievadiet vienību aprakstu.
Piemēram, varat ievadīt mārciņas miltu resursam vai tonnas tērauda resursam.

Laukā Iniciāļi ierakstiet resursa saīsinājumu vai iniciāļus.
Ja neko neievadāt, saglabājot resursu, tiek ievietots resursa nosaukuma pirmais burts.

Turpiniet ievadīt visu informāciju, ko vēlaties iekļaut par resursu.
Šī informācija var ietvert e-pasta adresi, grupas veidu (piemēram, nodaļa, nodaļa vai darba grupa), rezervācijas veidu (ieteiktais vai veiktais) vai kodu (piemēram, izmaksu centra kodu).
Ja ievadāt informāciju laukā Grupa, varat izmantot līdzekļus Filtrēt, Kārtot un Grupēt pēc, lai apskatītu resursu kopas.

Noklikšķiniet uz pogas Labi, lai saglabātu jauno resursu.

Šajās četrās cilnēs var būt daudz informācijas par jebkuru resursu.

Lai ievadītu informāciju par vairākiem resursiem vienlaikus, parādiet resursu lapas skatu un ievadiet informāciju kolonnās. Šajā skatā varat pat ielīmēt resursus, kas kopēti no cita avota (piemēram, Excel izklājlapas).

Kā identificēt Microsoft Project resursus

Projekta plānošanas posmos jūs bieži atklājat, ka visi resursi nav apkopoti. Pat labi ieejot projektā, dažreiz jūs nezināt, kādu resursu izmantosit; jūs zināt tikai to, ka jums ir nepieciešams resurss ar noteiktu prasmju kopumu, lai pabeigtu gaidāmos uzdevumus. Šādā gadījumā apsveriet iespēju izveidot noteiktus resursus kā vispārīgus resursus.

Lai izveidotu vispārīgu resursu, piešķiriet tam nosaukumu, kas raksturo tā prasmes, piemēram, inženieris, drošības personāls vai pat sanāksmju telpa (nevis konkrēts resurss ar konferenču telpu B). Pēc tam dialoglodziņā Resursu informācija noteikti atzīmējiet izvēles rūtiņu Vispārīgi, kā parādīts šeit. Nav formulas, kā izmantot iestatījumu Vispārīgi, lai pārrēķinātu grafiku, pamatojoties uz resursu pieejamību. Tomēr daudzi cilvēki uzskata, ka šis iestatījums ir noderīgs, ja viņi izmanto mainīgo viļņu plānošanu vai ja viņi nav atbildīgi par konkrētu resursu piešķiršanu (piemēram, pagaidu darbinieka norīkošana uzdevumam, kad pagaidu darbā pieņemšanas aģentūra izvēlēsies konkrēto darbinieku).

Konsolidēts resurss.

Jūs varat aizstāt vispārīgu resursa nosaukumu ar tā resursa nosaukumu, kas ir pievienots jūsu projektam. Piemēram, ja ievadāt drošības personālu kā resursu, varat to aizstāt ar Džimu Teiloru — tā drošības speciālista vārdu, kurš veiks darbu. Lai veiktu pāreju, dodieties uz resursu lapas skatu un kolonnā Resursa nosaukums noklikšķiniet uz resursa šūnas, ierakstiet jauno nosaukumu un nospiediet taustiņu Enter. Neuztraucieties, ja vispārīgo resursu jau esat piešķīris uzdevumiem projektā. Projekts atjaunina visus uzdevumus ar jauno nosaukumu.

Kā pārvaldīt Microsoft Project resursu pieejamību

Daudzas Project 2019 funkcijas apstrādā resursus, jo īpaši palīdzot noteikt resursu kopējo sadalījumu. Pārdalīšana ir aprēķins, kas balstīts uz resursa kalendāru un pieejamību, norādot, ka ir piešķirts pārāk daudz darba, pamatojoties uz pieejamību.

Apsveriet Moniku Mendesu, inženieri, kura strādā standarta astoņu stundu darba dienā, pamatojoties uz savu kalendāru. Monika tiek piešķirta uzdevumam Write Final Report 50 procentos no viņas pieejamības un uzdevumam Izveidot dizaina specifikācijas, kas notiek vienlaikus ar pārskata uzdevumu, — 100 procentos no viņas pieejamības. Monika tagad strādā ar 150 procentiem no viņas pieejamības jeb 12 stundas dienā. Nabaga Monika ir pārslogota. Esiet piesardzīgs - viņa pat var pamest projektu.

Resurss pēc noklusējuma tiek piešķirts uzdevumam ar 100 procentu pieejamību (vai vienībām), taču varat mainīt šo iestatījumu, ja zināt, ka resurss tiks piešķirts vairākiem uzdevumiem un, strādājot katru no tiem, var pavadīt tikai ierobežotu laiku.

Pieejamības novērtēšana un iestatīšana

Dažu resursu pieejamību ir vieglāk novērtēt nekā citiem. Diez vai vadītājs veltīs veselu dienu nevienam atsevišķam uzdevumam, jo ​​viņam ir jātiek galā ar visiem darbiniekiem, kas viņam pakļauti, kā arī jāparaksta pilnvaras, jāapmeklē sapulces par dažādiem projektiem, jāizstrādā, piemēram, budžeti. Ražošanas darbinieka pieejamību var būt vienkāršāk noteikt vienam uzdevumam: ja viens ražošanas darbs līnijā pavada trīs dienas un viena persona visu laiku strādā pie līnijas, precīzāk ir teikt, ka viņa ar šo uzdevumu strādā pilnībā. laiks.

Viena kļūda, ko pieļauj projekta iesācēji, ir pārdomāt pieejamību. Protams, neviens projekta ietvaros netērē astoņas stundas katru dienu vienam uzdevumam. Darbinieki daļu savu darba dienu pavada, lasot e-pastu, tērzējot ar kolēģiem un atbildot uz tālruņa zvaniem par jautājumiem, kas nav saistīti ar viņu projektiem. Resurss vienu dienu var pavadīt septiņas stundas uzdevumam un tikai trīs stundas nākamajā. Aprēķinot pieejamību, neaizraujieties ar ikdienas resursu grafiku. Ja darbinieks uzdevuma izpildes laikā koncentrējas uz to, 100% pieejamība ir piemērots iestatījums. Tomēr, ja šī persona strādā tikai piecas dienas ar desmit dienu uzdevumu, tā ir 50 procenti neatkarīgi no tā, vai viņa strādā četras stundas dienā desmit dienas vai piecas pilnas dienas jebkurā brīdī.

Iestatījums Vienības (pieejamība) palīdz pamanīt resursa pārrezervāciju, kurš projekta grafikā var vienlaikus strādāt ar vairākiem uzdevumiem.

Lai iestatītu noklusējuma resursu vienības, lai norādītu pieejamību, veiciet šīs darbības:

Parādiet resursu lapas skatu.

Noklikšķiniet uz resursa kolonnas Max.

Ierakstiet skaitli, kas norāda laika procentuālo daļu, kurā resurss ir pieejams darbam pie projekta.
Piemēram, ierakstiet 33 resursam, kas ir pieejams vienu trešdaļu laika, vai 400 resursam, kas var nodrošināt četrus pilnas slodzes darbiniekus. (Ieraksti, kas ir lielāki par 100 procentiem, ir resursi, kas nodrošina grupu vai komandu uzdevumu veikšanai.) Visizplatītākais ieraksts (noklusējums) ir 100 vienam resursam, kas pilnu slodzi strādā pie uzdevumiem projektā.

Nospiediet taustiņu Enter vai Tab.
Ieraksts ir pabeigts.

Ņemiet vērā, ka tas darbojas tikai tiem resursiem, kuru veids ir iestatīts uz Darbs.

Kad Microsoft Project resurss nāk un iet

Papildus tam, ka resurss ir pieejams projektam tikai noteiktu procentuālo daļu laika (piemēram, 50 procentus no visa projekta ilguma), resurss var būt pieejams tikai noteiktu laika periodu (iespējams, no aprīļa līdz jūnijam) resursa darbības laikā. projekts — parasti, ja izmantojat resursu, kas aizņemts no citas nodaļas, vai strādājat ar ārštata darbinieku, kurš iesaistās jūsu projektā kopā ar citiem. Vēl viens iespējamais resurss ir tas, kurš ir pieejams uz pusi darba laika pirmajās projekta dienās un pēc tam uz visu atlikušo laiku. Šādā gadījumā dialoglodziņā Resursu informācija apgabala Resursu pieejamība kolonnās Pieejams no un Pieejams līdz ir jāievada datumu diapazons, kā parādīts attēlā, lai norādītu atšķirīgu pieejamību.

Laika periodi un pieejamības vienības.

Lai norādītu ierobežotu periodu, kurā ir pieejams resurss darbam pie jūsu projekta, veiciet šīs darbības:

Parādiet resursu lapas skatu.

Veiciet dubultklikšķi uz resursa.
Tiek parādīta dialoglodziņa Resursu informācija cilne Vispārīgi.

Izmantojiet kolonnas Pieejams no un Pieejams līdz (apgabalā Resursu pieejamība), lai norādītu pieejamības periodu.

Kolonnā Vienības tajā pašā rindā noklikšķiniet uz bultiņām, lai palielinātu vai samazinātu pieejamību ar 50 procentu soli, vai ierakstiet skaitli.
Nospiediet Enter, lai pabeigtu ievadi.

Atkārtojiet 3. un 4. darbību, lai norādītu papildu pieejamības periodus nākamajās rindās resursu pieejamības apgabalā.

Noklikšķiniet uz pogas Labi, lai saglabātu izmaiņas.