Kā lietot Microsoft Teams

Microsoft Teams ir pieejams lietotājiem, kuriem ir licences ar šādiem Office 365 korporatīvajiem abonementiem : E1, E3, E5, Business Premium un Business Essentials. Izglītības plānos tas ir pieejams A1, A1 Plus, A5 un A3 abonementos. Ir izstrādāti plāni Teams izvēršanai valdības mākonī.

Komandām var piekļūt no tīmekļa pārlūkprogrammas, darbvirsmas lietojumprogrammas vai mobilās lietotnes. Maksimālais lietotāju skaits, kuri var piekļūt pilnai Teams funkcionalitātei, ir atkarīgs no licencēto lietotāju skaita organizācijā. Viesu piekļuve ir atļauta, kas nozīmē, ka lietotājus no citiem Office 365 nomniekiem var uzaicināt uz organizācijas Teams centru bez papildu licenču nepieciešamības.

Izmantojot Teams, varat veikt individuālus vai grupu audio un video zvanus. Varat koplietot ekrānus tīmekļa konferenču laikā, ieplānot sapulces un ierakstīt sanāksmes. Turklāt katram lietotājam ir līdz 1 TB krātuves vietas.

No administratora viedokļa Teams piedāvā rīkus lietotāju un trešo pušu lietojumprogrammu pārvaldībai. Ir pārskati, lai noskaidrotu lietojumu un iestatījumus, kurus var konfigurēt ar organizācijai specifiskām politikām. Sirdsmieram Microsoft piedāvā 99,9 procentu finansiāli nodrošināta pakalpojuma līmeņa līguma (SLA) darbības laiku darbam ar Teams.

Microsoft Teams lietotāja interfeisa apskate

Tabs, robotprogrammatūra, @minions un sarkani sprādzieni ir tikai daļa no jaunās valodas, kas jums būs jāpievieno savam vārdu krājumam, lai izmantotu Teams. Tas nozīmē, ka jūs jau esat lietpratīgs sociālo mediju lietotājs, kurš zina, kas ir emocijzīmes, uzlīmes un Giphys.

Apskatīsim Teams lietotāja interfeisu. Palaižot darbvirsmas lietojumprogrammu, pirmais ekrāns, kas tiek parādīts pēc pieteikšanās, tiek parādīts zemāk.

Teams darbvirsmas lietotāja interfeiss.

• Lietotņu josla: šeit varat pāriet uz dažādām Teams sadaļām. Augšpusē redzēsit šādas ikonas:
  • Darbības ir vieta, kur atradīsit pieminējumus, atbildes un citus paziņojumus.
  • Tērzēšana ir vieta, kur redzēsit savas pēdējās individuālās vai grupas tērzēšanas sarunas un savu kontaktpersonu sarakstu.
  • Teams parāda visas komandas, kurās esat dalībnieks.
  • Sapulces tiek sinhronizētas ar jūsu Outlook kalendāru un parāda visas jūsu gaidāmās sapulces.
  • Faili apkopo visus failus no visām komandām, kurās esat dalībnieks. Tā ir arī vieta, kur varat piekļūt savai personīgajai OneDrive darbam krātuvei.
  • […] ietver saites uz lietotnēm, kas ir saistītas ar Teams un Teams kanāliem.
  • Veikals novirza jūs uz lietotnēm un pakalpojumiem, kurus var integrēt Teams.
  • Atsauksmes novirza uz Microsoft Teams lietotāja balss lapu, kurā varat atstāt atsauksmes par pakalpojumu.
• Komandas sadaļa: augšpusē lietotņu joslā ir atlasīta ikona Teams, tāpēc šeit tiek parādīts to komandu saraksts, kurās mēs esam dalībnieki.
• Kanāls: īpaša sadaļa komandā, lai organizētu sarunas un uzdevumus noteiktās tēmās vai projektos.
• Poga Pievienoties komandai vai tās izveide: noklikšķinot uz šīs pogas, tiek atvērts komandas izveides vai pievienošanās process. Šī poga ir redzama tikai tad, ja lietotņu joslā ir atlasīta ikona Teams.
• Jauna tērzēšanas poga: noklikšķinot uz šīs pogas, lietotņu joslā tiek atlasīta tērzēšanas ikona un varat sākt jaunu tērzēšanu ar personu vai grupu.
• Komandjosla: šī josla augšpusē tiek izmantota, lai meklētu lietotnes vai veiktu meklēšanu pakalpojumā Teams.
• Cilnes: pārslēdzieties starp dažādām Teams lapām, izmantojot šīs cilnes. Sarunas un faili tiek automātiski iekļauti; + zīmes cilne ļauj pievienot saīsnes saturam pakalpojumā Teams.
• Kanāla sarunas: šajā sadaļā tiek parādītas visas sarunas atlasītajā kanālā. Tērzēšana kanāla sarunās ir pastāvīga, tāpēc, ja esat bijis prom, ir viegli ritināt, lai uzzinātu, kad atgriezīsities. Tērzētavās var būt ietverti vizuāli indikatori, piemēram, @minion, kas norāda, ka tērzēšanā ir īpaši pieminēts lietotājs, vai sarkans sprādziens, kas norāda uz augstu nozīmi. Ņemiet vērā, ka tērzēšanas sarunas ir atvērtas, tāpēc ikviens komandas dalībnieks var redzēt sarunu, lai vajadzības gadījumā palīdzētu paātrināt lēmumu pieņemšanas procesu.
• Rakstīšanas lodziņš: šeit varat ierakstīt ziņojumu, lai sāktu sarunu. Varat nosūtīt ātru tērzēšanu vai izvērst rakstīšanas lodziņu, lai piekļūtu bagātinātā formatēšanas rīkiem.
• Sūtīšanas ikona: kad esat gatavs kopīgot tērzēšanu, noklikšķiniet uz ikonas Sūtīt, lai publicētu savu tērzēšanu komandai.

Palīdzības saņemšana no Microsoft Teams komandjoslas

Teams lietošana ir intuitīva, taču, ja jums nepieciešama ātra palīdzība, komandu josla ir jūsu vienas pieturas galamērķis, lai saņemtu palīdzību. Varat veikt meklēšanu sarunās, lietotājos, failos un lietotnēs. Piemēram, ja komandjoslā ievadāt vārdu “palaist”, kreisajā rūtī tiks parādīti meklēšanas rezultāti, kas sagrupēti pēc ziņojumiem, cilvēkiem un failiem.

Komandjoslas meklēšanas rezultāti.

Varat arī palaist komandu tieši no komandu joslas, ievadot slīpsvītru ( / ). Šī darbība parādīs pieejamās komandas vai saīsnes. Lai sāktu komandu, sarakstā atlasiet atbilstošo komandu.

Slīpsvītra komandu īsinājumtaustiņi.

Sadarbība Microsoft Teams Hub

Daudzi domā, ka “e-pasta koka” fenomens ir izolēts no lielu uzņēmumu vidēm, taču tas bieži vien paceļ savu neglīto galvu arī mazās organizācijās.

Iedomājieties šādu scenāriju: kāds nosūta e-pastu trim cilvēkiem, lūdzot viņus sniegt informāciju par kaut ko. Divi no adresātiem nekavējoties reaģē. Adresāts #3 atbild adresātam #2, bet aizmirst atbildēt visiem. Tagad 2. adresātam ir informācija, kuras citiem nav. Adresāts Nr. 1 pēc tam pārsūta e-pastu vēl vienai personai (adresātam Nr. 4), kas visiem atbild ar savu atsauksmi, kas neņem vērā to, kas jau tika apspriests pirms viņa iesaistīšanas. Diezgan drīz ikviena pastkastīte uzsprāgst no atbildēm uz atbildēm un atbildēm uz visiem, ka sūtītāja neapmierināti paceļ rokas, jo tagad saruna ir izgājusi no rokas un viņa pavada pārāk daudz laika, lai visus saņemtu. Turklāt viņai tagad ir manuāli jāapvieno visas atsauksmes.

Teams liek e-pasta koki pazust. Pakalpojumā Teams sūtītājs var izvairīties no iepriekšējā scenārija, augšupielādējot failu Teams kanālā, @pieminot personas, no kurām viņai nepieciešamas atsauksmes, un sākt sarunu tieši no dokumenta pakalpojumā Teams. Tādā veidā visi redz ikviena lietotāja komentārus un labojumus. Jauna persona, kas pievienojas sarunai, var vienkārši ritināt uz augšu, lai sāktu darbu, un visi ir apmierināti.

Sarunas sākšana par dokumentu pakalpojumā Teams.

Microsoft Teams centrmezgla izveide un pārvaldība

Lai sadarbotos pakalpojumā Teams, vispirms ir jābūt Teams centrmezgla dalībniekam vai tā izveidotājam. Lai izveidotu komandu:

Lietotņu joslā noklikšķiniet uz Teams.

Noklikšķiniet uz saites Pievienoties komandai vai izveidot tai, kas tiek parādīta lietotņu joslas apakšā.

Noklikšķiniet uz kartītes Izveidot komandu.

Ievadiet komandas nosaukumu un aprakstu.

Izvēlieties savas komandas konfidencialitātes iestatījumus (privāts vai publisks).

Private Team nozīmē tikai komandas īpašnieki var pievienot dalībniekus, bet Sabiedrības komanda nozīmē ikviens organizācijas var pievienoties komandai.

Noklikšķiniet uz Tālāk.

Pievienojiet savai komandai dalībniekus, lodziņā Pievienot pievienojot vārdu, e-pasta adresi, adresātu sarakstu vai pasta iespējotu drošības grupu.

Komandā var būt ne vairāk kā 2500 dalībnieku no jūsu organizācijas vai ārējiem lietotājiem, izmantojot drošu viesa piekļuvi.

Pēc izvēles varat izvēlēties komandas dalībnieka lomu (īpašnieks vai dalībnieks), noklikšķinot uz nolaižamās bultiņas blakus dalībniekam.
Ja esat aizmirsis to izdarīt, vēlāk varat atjaunināt dalības veidu.

Noklikšķiniet uz Aizvērt.

Komandas pārvaldības līdzekļiem var piekļūt, lietotņu joslā noklikšķinot uz elipsēm blakus komandas nosaukumam. Ir pieejamas šādas pārvaldības iespējas:

• Pārvaldīt komandu tiek atvērta cilne Dalībnieki, kurā varat pievienot vai noņemt dalībniekus, mainīt dalībnieka lomu vai meklēt dalībnieku.
• Kanāla pievienošana atver dialoglodziņu, kurā varat ievadīt kanāla nosaukumu un kanāla aprakstu.
• Pievienot dalībniekus tiek atvērts dialoglodziņš, kurā varat ievadīt to personu vārdus, adresātu sarakstus vai drošības grupas, kurām ir iespējots pasts, ko pievienot savai komandai.
• Atstāt komandu atver validācijas logu, kurā tiek lūgts apstiprināt savu nodomu pamest komandu.
• Rediģēt komandu tiek atvērts dialoglodziņš, kurā varat mainīt komandas nosaukumu, komandas aprakstu un konfidencialitātes iestatījumus.
• Saņemt saiti uz komandu tiek atvērts dialoglodziņš, kurā varat kopēt URL, lai komanda kopīgotu to ar citiem.
• Komandas dzēšana atver validācijas logu, kurā tiek lūgts apstiprināt savu nodomu dzēst komandu.

Komandas vadošie locekļi.

Tērzēšana programmā Microsoft Teams

Kad komandai tiek pievienots jauns dalībnieks, šis dalībnieks automātiski iegūst piekļuvi visām iepriekšējām sarunām, failiem un cita veida informācijai, kas tiek kopīgota komandas centrā. Tas ir īpaši noderīgi, lai projektā iesaistītu jaunu komandas locekli. Nav jādomā par to, kādus failus pārsūtīt, lai jaunais dalībnieks darbotos ātrāk, jo viņš vai viņa var pašapkalpoties no centrmezglā pieejamā satura vai vienkārši lūgt palīdzību citiem, izmantojot tērzēšanu.

Lai sāktu tērzēšanu, noklikšķiniet uz rakstīšanas lodziņa un sāciet rakstīt ziņojumu, atrodoties sadaļā Darbības, Tērzēšana vai Komandas. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz ikonas Sūtīt, lai publicētu ziņojumu. Atkarībā no jūsu komandas kultūras varat papildināt tērzēšanu ar emocijzīmēm, Giphys vai uzlīmēm. Jūs atradīsit dažādas opcijas, noklikšķinot uz šīm ikonām zem rakstīšanas lodziņa.

Dažreiz sarunas komandā var kļūt trokšņainas, ja ir daudz dalībnieku, kas runā par dažādām tēmām. Lai to paveiktu, izmantojiet vītņoto ziņojumu funkciju pakalpojumā Teams, atbildot tieši uz konkrētu ziņojumu, lai atbilde būtu kontekstā ar sākotnējo ziņojumu.

Failu koplietošana programmā Microsoft Teams

Kad veidojat Teams centrmezglu, aizmugursistēmā tiek automātiski izveidota SharePoint vietne, kas savukārt izveido dokumentu bibliotēku katram kanālam. Teams kanālā augšupielādētie faili tiek parādīti cilnē Faili un tiek saglabāti SharePoint dokumentu bibliotēkā. Faktiski varat noklikšķināt uz elipsēm blakus faila nosaukumam un pēc tam izvēlēties atvērt failu no tā atrašanās vietas pakalpojumā SharePoint .

Faila atvēršana programmā SharePoint no Teams.

Lai kopīgotu failu pakalpojumā Teams:

Lietotņu joslā atlasiet Teams.

Izveidojiet ziņojumu lodziņā Rakstīt no kanāla.

Noklikšķiniet uz ikonas Pievienot (tā izskatās kā saspraude) zem lodziņa Rakstīt un atlasiet tā pielikuma avotu, kuru vēlaties kopīgot.

Atlasiet failu no avota un augšupielādējiet to.

Augšupielādētais fails tagad tiks iegults ziņojumā.

Noklikšķiniet uz ikonas Sūtīt (tā izskatās pēc lidmašīnas), lai publicētu ziņojumu.
Fails, kuru kopīgojāt, tiks parādīts arī cilnē Faili.

Varat arī doties tieši uz cilni Faili un noklikšķināt uz pogas Augšupielādēt, lai augšupielādētu failu. Kad fails ir augšupielādēts, noklikšķiniet uz faila nosaukuma, lai to atvērtu. Pēc atvēršanas varat sākt sarunu ar citiem par dokumentu.

Tikšanās un konferences Microsoft Teams veidā

Tērzēšana un sarunas pakalpojumā Teams ir jautri veidi, kā sazināties ar citiem. Tomēr dažreiz ir efektīvāk ātri sazināties ar komandas locekļiem, lai atrisinātu problēmu, nevis griezties turp un atpakaļ tērzēšanā. Par laimi Teams nodrošina pilnīgu sapulču risinājumu ar audio un video konferenču atbalstu. Tā kā zvanīšanas iespējas ir iebūvētas programmā Teams, jums nav jāatsakās no Teams un jāuzsāk atsevišķa lietojumprogramma, lai sāktu ad hoc sapulci.

Formālākām sapulcēm varat ieplānot sapulci līdzīgi kā sapulces iestatāt programmā Outlook. Programmā Teams izveidotās sapulces tiks parādītas jūsu Outlook kalendārā .

Improvizētas Microsoft Teams sapulces iestatīšana

Pieņemsim, piemēram, jūs tērzējat ar trim savas komandas locekļiem par problēmu. Pēc ilgstošas ​​​​turp un atpakaļ un gaidīšanas starplaikos jūs nolēmāt, ka ir daudz ātrāk vienkārši piezvanīt un runāt par šo problēmu. Lai sāktu improvizētu sapulci:

Atbildiet uz sarunas pavedienu un noklikšķiniet uz ikonas Video, kas parādās rakstīšanas lodziņa apakšā.

Uznirstošajā video logā ievadiet zvana tēmu.

Ieslēdziet vai izslēdziet videokameru, lai izvēlētos kopīgot video vai tikai audio.

Noklikšķiniet uz Satikties tūlīt, lai sāktu konferenci.

Tiks atvērts konferences logs ar rūti labajā pusē, kurā varat uzaicināt citus pievienoties sapulcei.

Improvizētas tikšanās sākšana.

Kad esat pabeidzis sapulci, noklikšķiniet uz sarkanās tālruņa ikonas, lai beigtu zvanu un izietu no sapulces.

Pēc sapulces kanālā tiek izliktas piezīmes un sarunas, lai citi, kuri nevarēja ierasties uz sapulci, varētu ātri uzzināt, ko ir palaiduši garām.

Microsoft Teams sapulces plānošana

Varat iepriekš noorganizēt oficiālu tikšanos un pietiekami informēt uzaicinātos dalībniekus par sapulci. Tāpat kā Outlook, oficiālajos sapulču pieprasījumos programmā Teams ir iekļauts sapulces nosaukums (tēmas ekvivalents programmā Outlook), atrašanās vieta, sākuma un beigu datums vai laiks, informācija un dalībnieku saraksts. Programmā Teams varat atlasīt kanālu, kurā tikties. Kad kanāls ir atlasīts, sapulces artefakti tiek publicēti kanālā.

Lai ieplānotu Teams sapulci:

Programmu joslā noklikšķiniet uz Sapulces.

Noklikšķiniet uz pogas Ieplānot sapulci, kas tiek parādīta kreisās rūts apakšā.

Teams sanāksmes ieplānošana.

Jaunas sapulces logā ievadiet nosaukumu, atrašanās vietu, sākuma un beigu datumu/laiku, informāciju, kanālu un to personu vārdus, kuras vēlaties uzaicināt uz sapulci.

Pēc izvēles varat pievienot sapulces kanālu.

Ja vēlaties pārbaudīt cilvēku pieejamību, virs sadaļas Informācija noklikšķiniet uz Plānošanas palīgs, lai parādītu dalībnieku pieejamību, pamatojoties uz viņu Outlook kalendāriem.

Noklikšķiniet uz pogas Ieplānot sapulci.
Sapulce tagad ir ieplānota un būs redzama Teams sadaļā Sapulces, kā arī jūsu Outlook kalendārā.