Kā koplietot savus dokumentus pakalpojumā SharePoint

SharePoint programmas, kuru pamatā ir bibliotēkas, ļauj droši uzglabāt un koplietot failus, kā arī pievieno līdzekļus, kas palīdz pārvaldīt tādas lietas kā dokumentu darbplūsma (procesi, kas ļauj cilvēkiem rediģēt, komentēt un apstiprināt dokumentus) un versiju vēsturi (kas notika ar failu un kurš ko izdarīja).

Lai gan failu koplietošana nodrošina vienu ceļu caur mapēm uz jūsu dokumentu, SharePoint bibliotēkas programmas nodrošina citus ceļus, kā atklāt saturu. Jūs varat piekļūt dokumentiem tieši, izmantojot pārlūkprogrammu, varat tos parādīt tīmekļa daļās, kā arī kārtot un filtrēt tos pēc to metadatiem un satura veidiem. Izmantojot bibliotēkas lietotnes, varat atklāt failus pēc to nosaukuma, nevis tikai pēc faila nosaukuma.

Bibliotēkas lietotnes sniedz arī vairākas izvēles iespējas attiecībā uz to, kā dokumenti tiek ievietoti tajās. Varat saglabāt dokumentu bibliotēkas programmā, izmantojot Microsoft Office klientu, piemēram, Word vai Excel, vai arī varat nosūtīt dokumentus pa e-pastu uz bibliotēkas programmām vai vilkt un nomest no Windows Explorer. Un jūs varat izveidot dokumentus tieši lietotnē.

Neatkarīgi no tā, kā jūs ievietojat savus dokumentus SharePoint bibliotēkas lietotnēs, vienkārši iegūstiet tos — ir daudz vienkāršāk koplietot dokumentus ar saviem kolēģiem lietotnē, nekā izmantot failu koplietošanu vai e-pasta pielikumus.

SharePoint programmas var būt mulsinošas. Programma, kuras pamatā ir saraksts, ir paredzēta datu glabāšanai kolonnās. Programma, kuras pamatā ir bibliotēka, ir paredzēta dokumentu un datu glabāšanai par šiem dokumentiem kolonnās. SharePoint 2013 mēģina vienkāršot visu diskusiju par sarakstu un bibliotēku un visu vienkārši sauc par lietotni.

Kad veidojat lietotni, jūs piešķirat tai nosaukumu un izvēlaties lietotnes veidni. No šī brīža jūs vienkārši saucat savu lietotni pēc tās nosaukuma. Piemēram, varat izveidot lietotni Sales Pitch. Lietotne ir paredzēta pārdošanas prezentācijas dokumentu glabāšanai. Tā kā lietotnē ir dokumenti, tā izmanto lietotnes Dokumentu bibliotēkas veidni.

Ja esat pieredzējis SharePoint lietotājs, šis jaunais lietotnes saturs var aizņemt kādu laiku, līdz jūs sapratīsit savu galvu. Bet, kad saprotat, ka lielākā daļa lietotāju nedomā par sarakstiem un bibliotēkām, bet gan par to, ko dara saraksts vai bibliotēka, patiešām ir daudz vieglāk visu nosaukt par lietotni.

Tīmekļa izstrādātājs var arī izveidot lietotni no jauna kā atsevišķu lietotni, tāpēc šādas lietotnes pamatā nav saraksts vai bibliotēka.