Kā koplietot Microsoft Project resursus

Daudzas organizācijas, kas izmanto Microsoft Project 2019, vienlaikus pārvalda daudzus projektus. Dažreiz projekts ir vienīgais šāda veida projekts uzņēmumā, piemēram, biroja pārvākšanās organizēšana. Citi projekti, piemēram, ēkas projektēšanas projekts arhitektu birojā, notiek vienlaikus ar vairākiem citiem līdzīgiem projektiem un izmanto daudzus tos pašus resursus, piemēram, arhitektus un projektus.

Ja organizācija vienlaikus iesaistās līdzīga rakstura projektos, centralizēta resursu kopa var ietaupīt laiku, jo tai nav jāveido jau esošie resursi. Var būt noderīga arī resursu izsekošana projektos.

Varat izmantot citu laiku taupošu projekta līdzekli, lai iegūtu esošos resursus no uzņēmuma adrešu grāmatas vai no savas adrešu grāmatas programmā Outlook.

Kā izveidot koplietotāja failus

Gan atsevišķus resursus, gan vispārīgus resursus var izveidot tukšā projektā kā resursu kopu un saglabāt pieejamā vietā jūsu uzņēmuma tīklā. Tad jebkurš projektu vadītājs var piešķirt šos resursus saviem projektiem. Pēc tam šie projekti tiek saukti par koplietotāja failiemjo viņi koplieto resursus no resursu kopas. Piemēram, ja jums ir apkopes darbinieku kopums, ko visi jūsu ražošanas uzņēmuma darbinieki piešķir projektiem, izveidojiet projekta failu ar nosaukumu Resursu kopas un resursu lapas skatā ievadiet visus kopīgojamos resursus. Vai arī izveidojiet resursu kopas failu ar nosaukumu CEO un ļaujiet ikvienam, kas pārvalda projektus, kuros nepieciešama izpilddirektora iesaistīšanās, piešķirt viņam no šīs centrālās atrašanās vietas. Pēc tam izmantojiet Project resursu koplietošanas rīkus, lai piešķirtu šos resursus uzdevumiem savā plānā.

Ja kāds izmanto resursu piešķiršanu no koplietotāja faila, šī informācija tiek saglabāta arī resursu kopas failā. Pēc tam ikviens var izmantot šo failu, lai skatītu resursu sadalījumu visos organizācijas projektos.

Kā izsmelt no projektu pārvaldības resursu kopumiem

Ja izmantojat Project visā uzņēmumā, jums var būt resursu kopums — centralizēta kopējo resursu krātuve, kas ļauj projektu vadītājiem piešķirt šos resursus saviem dažādajiem projektiem. Izmantojot resursu kopu, varat izveidot reālistiskāku priekšstatu par to, cik noslogoti resursi ir visos projektos jebkurā laikā.

Nejauciet resursu kopumus ar uzņēmuma resursiem, kuriem ir jāiestata Project Professional, Project Server un Microsoft Office Project Web App. Resursu pūls ir vienkārši projekta fails, kurā ir tikai resursu saraksts resursu lapas skatā un kas tiek saglabāts koplietotā tīkla diskā jūsu darba grupai vai uzņēmuma serverī. Ikviens, kam ir piekļuve resursu kopas failam, var piešķirt projektiem tajā esošos resursus. Resursu kopums ietaupa ikvienu no problēmām, kas rodas, atkārtoti veidojot šos resursus savos individuālajos projektos.

Lai piekļūtu resursam, kas ir pieejams visai organizācijai, rīkojieties šādi:

Atveriet resursu kopas failu un pēc tam atveriet failu, kas būs koplietotāja fails.

Strādājot ar koplietotāja failu, izvēlieties Resurss → Resursu kopa → Kopīgot resursus.
Tiek parādīts dialoglodziņš Kopīgot resursus.

Norādiet projekta resursus.
Ja vēlaties norādīt, ka projekts izmantos tikai savus resursus (noklusējuma iestatījums), atlasiet opciju Use Own Resources. Ja vēlaties koplietot resursus, atlasiet opciju Izmantot resursus un pēc tam izvēlieties projektu sarakstā No.

Norādiet, ko projektam vajadzētu darīt, ja pastāv konfliktējošs resursa iestatījums, piemēram, resursu bāzes kalendārs.
Ja jūsu projekta iestatījumam būs prioritāte, atlasiet opciju Koplietotājam ir prioritāte. Ja vēlaties, lai pūla iestatījums tiktu noteikts, atlasiet Pūls ir prioritāte.

Noklikšķiniet uz pogas Labi, lai pabeigtu procesu.
Visi norādītā resursu pūla resursi tiek pievienoti jūsu projekta resursu sarakstam, kas ir gatavi piešķiršanai uzdevumiem.

Pēc koplietojamā resursa pievienošanas savam projektam varat atjaunināt koplietotā resursa informāciju, ja persona, kas uztur šos kopīgotos resursus, ir veikusi izmaiņas, piemēram, palielinājusi resursa likmi stundā. Lai to izdarītu, izvēlieties Resurss → Resursu koplietošana → Atsvaidzināt resursu kopu.

Ja jūs jebkurā brīdī apvienojat atsevišķus projektus vienā pamatprojektā, Project ļauj jums dublēt resursus. Ja savienojat apvienotos projektus un pēc tam izdzēšat dublikātu galvenajā projektā, tas tiek izdzēsts arī apakšprojektā. Labāka prakse ir visiem atsevišķiem projektiem koplietot resursus no resursu kopas, lai, veidojot galvenā projekta failu, nepastāvētu dublēti resursi.

Zīmējot resursus no resursu kopumiem, tiek ietaupīts laiks, jo jums nav atkārtoti jāizveido šie resursi. Tomēr jums var rasties jautājums, vai jums vajadzētu izsekot resursa laikam resursu kopas failā, lai redzētu, vai resurss nav pārpildīts. Lielākā daļa projektu reālajā pasaulē izmanto resursus, kas nav paredzēti tikai vienam projektam. Jaunie Project lietotāji bieži vien ir neizpratnē, jo gandrīz katrs cilvēks, kas strādā pie saviem projektiem, velta laiku citiem darbiem, sākot no vispārējas komunikācijas ar kolēģiem un klientiem līdz pūlēm, kas ieguldītas citos projektos. Vai šiem iesācējiem vajadzētu veidot resursu kopas, lai ņemtu vērā laiku, kas tiek dalīts vairākiem projektiem vienlaikus?

Vispārīgi runājot, mēģinājums izsekot katra resursa dienas katru minūti, lai noskaidrotu, vai resursi 100% vai 50% pilda jūsu uzdevumus vai arī tie tiek dalīti starp vairākiem projektiem, ir haoss. Uzdodiet sev šo jautājumu: kad šis resurss strādā pie kāda jūsu projekta uzdevuma, vai viņš tajā laikā visu uzmanību pievērsīs šim uzdevumam? Ja tā, iespējams, jums nebūs jāmānās, izsekojot koplietotos resursus daudzos projektos. Īpaši īsākos uzdevumos parasti labi darbojas pretošanās vēlmei mikropārvaldīt savus resursus ārpus sava projekta. No otras puses, ja jums ir resursi, kas strādā tikai pusi laika vai regulāri sadalāt laiku starp diviem projektiem, apsveriet iespēju izmantot koplietojamo resursu rīkus, lai sekotu līdzi šiem resursiem visos projektos.

Kā importēt resursus no Outlook

Project ļauj ietaupīt laiku, kas pavadīts, ievadot resursu informāciju, ļaujot izvilkt resursus no programmas Outlook.

Lai iegūtu resursus no Outlook, jums tā ir jānorāda kā noklusējuma e-pasta programma: atveriet programmu Outlook un, kad tiek jautāts, vai vēlaties to izmantot kā noklusējuma programmu, sakiet jā.

Kad savā projektā ievietojat vienu vai vairākus Outlook resursus, tie tiek pievienoti jūsu projektu sarakstam, izmantojot Outlook adrešu grāmatā esošo resursa nosaukumu un e-pasta adresi. Ir arī iepriekš piešķirts noklusējuma pirmā burta iniciālis un darba veids. Pēc tam varat pievienot resursam jebkuru informāciju, kas jums patīk.

Lai ievietotu resursus no Outlook adrešu grāmatas, parādiet resursu lapas skatu un veiciet šīs darbības:

Lentē dodieties uz cilni Resursi. Grupā Ievietot noklikšķiniet uz Pievienot resursus un pēc tam noklikšķiniet uz Adrešu grāmata.
Tiek parādīts dialoglodziņš Atlasīt resursus.

Noklikšķiniet uz resursa nosaukuma sarakstā Nosaukums.

Noklikšķiniet uz Pievienot, lai atlasīto nosaukumu ievietotu resursu sarakstā.

Atkārtojiet 2. un 3. darbību, lai savam projektam pievienotu visus resursu nosaukumus, kurus vēlaties importēt.

Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz pogas Labi.

Nosaukumi tagad parādās projekta resursu sarakstā, lai jūs varētu tos piešķirt uzdevumiem.

Papildinformāciju par Microsoft Project resursu pārvaldību skatiet rakstā Kā pārvaldīt resursus programmā Microsoft Project 2019 .