Kā kļūt par resursiem pilnu 2013. gada projektā

Pēc uzdevumu izveides un organizēšanas projektā nākamais solis parasti ir tā resursu izveide. Tomēr, pirms 2013. gada projektā negribot veidojat resursus, jums ir jāsaprot, kā tie ietekmē jūsu projektu.

Izpratne par resursiem

Pirmkārt un galvenokārt, resurss ir aktīvs, kas palīdz īstenot projektu neatkarīgi no tā, vai tas ir cilvēks, iekārta, materiāls vai piegāde. Viens no efektīva darba ar resursiem aspektiem ir pārvaldīt jebkura resursa darbplūsmu, kuram ir ierobežota laika pieejamība jūsu projektam. Veidojot resursus, jūs norādāt to pieejamību stundās dienā vai nedēļas dienās.

Piemēram, viena persona var būt pieejama 50 procentus laika vai 20 stundas standarta 40 stundu darba nedēļā, bet cita persona var būt pieejama pilna laika (40 stundas). Piešķirot šāda veida resursus savam projektam, varat izmantot dažādus skatus, atskaites un rīkus, lai noskaidrotu, vai kāds resurss kādā projekta brīdī nav pārpildīts.

Varat arī redzēt, vai cilvēki sēž apkārt un groza īkšķus, kad viņi var būt pieejami, lai palīdzētu veikt kādu citu uzdevumu. Varat pat ņemt vērā resursus, kas darbojas vairākos jūsu organizācijas projektos, un nodrošināt to efektīvu izmantošanu.

Vēl viens efektīvas darba ar resursiem aspekts ir izpratne par to, kā resursu skaits, ko piešķirat darbam ar uzdevumu, ietekmē šī uzdevuma ilgumu. Citiem vārdiem sakot, ja jums ir jāveic noteikts darba apjoms, bet maz cilvēku, kas to dara, tipiska uzdevuma pabeigšana prasa ilgāku laiku nekā tad, ja ir pieejami daudzi cilvēki.

Uzdevuma veids nosaka, vai uzdevuma ilgums mainās atkarībā no tam piešķirto resursu skaita.

Visbeidzot, resursi palielina projekta izmaksas. Lai ņemtu vērā izmaksas jūsu projektā, piemēram, persona, kas strādā daudzas stundas pie kāda uzdevuma, datori, kas jums ir jāiegādājas, vai pakalpojumi, par kuriem ir jāmaksā, jums ir jāizveido resursi un jāpiešķir tie vienam vai vairākiem uzdevumiem.

Resursu veidi: darbs, materiāli un izmaksas

Resursu plānošanas nolūkos Project atpazīst tikai šādus trīs veidu resursus:

• Darbs: šo personu, piemēram, programmētāju vai santehniķi, var piešķirt no jauna, bet to nevar noplicināt. Darba resursi tiek piešķirti uzdevumiem, lai veiktu darbu.

• Materiāls: Materiālam ir vienības izmaksas, un tas nepatērē darba stundas, taču to var izlietot. Materiālu izmaksu piemēri ir tērauds, koks un grāmatas.

• Izmaksas: Izmaksu resursa izmantošana sniedz iespēju katru reizi, kad izmantojat resursu, norādīt piemērojamās izmaksas, piemēram, ceļojuma vai piegādes izmaksas.

Var būt sarežģīti izlemt, kuru resursa veidu izmantot, pievienojot projektam ārēju piegādātāju vai aprīkojuma resursu. Ja vēlaties izvairīties no darba stundu pievienošanas projektam, kad šis resurss tiek izmantots, neiestatiet resursu kā darba resursu. Tā vietā izmantojiet izmaksu resursu vai fiksēto izmaksu pieeju.

Kā resursi ietekmē uzdevumu laiku

Programmas Project 2013 noklusējuma iestatījumos ar pūlēm saistīta plānošana ir izslēgta gan manuāli, gan automātiski ieplānotiem uzdevumiem. Neatkarīgi no tā, cik daudz darba resursu piešķirat, uzdevuma ilgums paliek nemainīgs, un projektam tiek veltīts vairāk darba stundu, lai atspoguļotu vairāk pūļu.

Tomēr dažos gadījumos, kad tiek veikts fiksētas vienības vai fiksēta darba uzdevums, uzdevumam piešķirto resursu pievienošanai vai noņemšanai vajadzētu ietekmēt laiku, kas nepieciešams uzdevuma pabeigšanai. Būtībā veco principu “Divas galvas ir labākas par vienu” var mainīt uz “Divas galvas ir ātrākas par vienu”.

Pieņemsim, ka vienai personai ir piešķirts uzdevums Dig Ditch, kas prasa četru stundu piepūli. Divi cilvēki, kas norīkoti uz uzdevumu Dig Ditch, darbu pabeigs divās stundās, jo katrs resurss vienlaikus strādā divas stundas, kas nodrošina četru stundu piepūli uz pusi mazāk laika.

Lai uzdevuma plānošana darbotos šādi, vispirms uzdevums ir jāmaina uz automātiski ieplānotu uzdevumu, izmantojot pogu Automātiskā plānošana cilnes Uzdevumi grupā Grafiks. Pēc tam ir jāieslēdz uz pūlēm balstīta plānošana, veicot dubultklikšķi uz uzdevuma, dialoglodziņā Uzdevuma informācija noklikšķinot uz cilnes Advance, atzīmējot izvēles rūtiņu Piepūles vadīta un pēc tam noklikšķinot uz pogas Labi.

Papildu cilvēku piešķiršana uzdevumiem ne vienmēr proporcionāli saīsina darba laiku, lai gan Project to aprēķina šādi. Ja jums ir vairāk cilvēku, jums ir arī vairāk sanāksmju, piezīmju, dublētu darbu un, piemēram, konfliktu. Ja uzdevumam pievienojat vairāk resursu, apsveriet arī šī uzdevuma veikšanai nepieciešamās piepūles palielināšanu, lai ņemtu vērā neizbēgamo darba grupas neefektivitāti.

Kā novērtēt resursu vajadzības

Jūs parasti zināt, cik materiālo resursu nepieciešams uzdevuma izpildei: vairumā gadījumu varat izmantot standarta formulu, lai aprēķinātu mārciņu, tonnu, jardu vai citu daudzumu. Bet kā zināt, cik daudz pūļu jāiegulda jūsu darba resursiem, lai izpildītu projekta uzdevumus?

Iekļaujiet noteiktu daudzumu papildu materiālo resursu, ja domājat, ka tie būs nepieciešami pārstrādei vai lūžņiem.

Tāpat kā ar daudziem informācijas aspektiem, ko ievietojat projekta plānā, piepūles līmeņa noteikšana lielā mērā ir atkarīga no jūsu pieredzes ar līdzīgiem uzdevumiem un resursiem. Tomēr atcerieties šos brīdinājumus:

• Prasmei ir nozīme. Mazāk kvalificētam vai mazāk pieredzējušam resursam, visticamāk, būs nepieciešams vairāk laika, lai pabeigtu uzdevumu. Eksperimentējiet — piemēram, palieliniet ilgumu par 20 procentiem mazāk prasmīgam resursam vai samaziniet to par 20 procentiem, ja resurss ir prasmīgāks.

• Vēsture atkārtojas. Apskatiet iepriekš izpildītos projektus un uzdevumus. Ja esat izsekojis cilvēku laiku, iespējams, varat redzēt, cik daudz pūļu bija nepieciešams, lai izpildītu dažāda veida uzdevumus citos projektos, un vilkt paralēles ar savu projektu. Šī piepūles ilguma novērtēšanas metode ir līdzīga analogai novērtēšanai.

• Jautājiet, un jūs saņemsiet. Palūdziet pašiem resursiem novērtēt, cik ilgi, viņuprāt, prasīs uzdevums. Galu galā cilvēkiem, kas veic darbu, vislabāk būtu jāzina, cik ilgi tas aizņem.

Ļaujiet projektam rezervēt laiku, lai ņemtu vērā neparedzētus apstākļus, piemēram, resursus, kas ir mazāk prasmīgi, nekā jūs plānojāt. Lai nodrošinātu starpposma datumu ievērošanu, daudzi cilvēki pievieno saviem grafikiem uzdevumu, ko sauc par rezervi neparedzētiem gadījumiem, tieši pirms atskaites punkta piegādes vai fāzes beigām.