Kā kārtot datu sarakstus vienā laukā programmā Excel 2013

Katram datu sarakstam, ko izveidojat programmā Excel 2013, būs noteikta vēlamā ierakstu uzturēšanas kārtība. Varat kārtot vienā vai vairākos laukos. Atkarībā no saraksta, iespējams, vēlēsities skatīt ierakstus alfabētiskā secībā pēc uzvārda.

Klienta datu tabulas gadījumā, iespējams, vēlēsities skatīt ierakstus, kas sakārtoti alfabētiskā secībā pēc uzņēmuma nosaukuma. Darbinieku datu saraksta gadījumā vēlamā secība ir skaitliskā secībā pēc ID numura, kas tiek piešķirts katram darbiniekam, viņu pieņemot darbā.

Sākotnēji ievadot ierakstus jaunam datu sarakstam, jūs, bez šaubām, ievadāt tos vēlamajā secībā vai secībā, kādā izgūstat to ierakstus. Drīz jūs atklāsiet, ka jums nav iespējas pievienot nākamos ierakstus vēlamajā secībā. Ikreiz, kad pievienojat jaunu ierakstu, programma Excel pievieno šo ierakstu datu bāzes apakšā, pievienojot jaunu rindu.

Pieņemsim, ka sākotnēji ievadāt visus ierakstus klientu datu sarakstā alfabētiskā secībā pēc uzņēmuma un pēc tam pievienojat ierakstu jaunam klientam: Pammy's Pasta Palace . Programma Excel ievieto jauno ierakstu mucas apakšā — pēdējā rindā tieši pēc Zastrow and Sons — tā vietā, lai ievietotu to pareizajā vietā, kas atrodas kaut kur aiz Acme Pet Supplies.

Šī nav vienīgā problēma, kas var rasties ar sākotnējo ierakstu pasūtījumu. Pat ja ieraksti datu sarakstā paliek stabili, vēlamā secība tikai atspoguļo secību, kuru izmantojat lielāko daļu laika. Kā ir ar tām reizēm, kad ierakstus vajag redzēt citā, īpašā kārtībā?

Piemēram, ja parasti strādājat ar klientu datu sarakstu skaitliskā secībā pēc lietas numura, tā vietā, iespējams, būs jāredz ieraksti alfabētiskā secībā pēc klienta uzvārda, lai ātri atrastu klientu un meklētu viņa/viņas parādu. izprintēt.

Izmantojot ierakstus, lai ģenerētu pasta sūtījumu uzlīmes masveida pasta sūtījumiem, ieraksti ir nepieciešami pasta indeksa secībā. Veidojot pārskatu saviem konta pārstāvjiem, kas parāda, kuri klienti atrodas kuru teritorijā, jums ir nepieciešami ieraksti alfabētiskā secībā pēc valsts un varbūt pat pēc pilsētas.

Lai programma Excel pareizi sakārtotu ierakstus datu sarakstā, ir jānorāda, kura lauka vērtības nosaka jauno ierakstu secību. (Tādus laukus datu bāzes entuziastu valodā tehniski sauc par šķirošanas atslēgām .) Turklāt, izmantojot šajos laukos esošo informāciju, jānorāda, kāda veida pasūtījumu vēlaties izveidot. Izvēlieties no diviem iespējamiem pasūtījumiem:

• Augošā secībā: teksta ieraksti tiek ievietoti alfabētiskā secībā no A līdz Z, vērtības tiek ievietotas ciparu secībā no mazākās līdz lielākajai, un datumi tiek sakārtoti no vecākā uz jaunāko.

• Dilstošā secībā: šī ir apgrieztā alfabētiskā secība no Z līdz A, skaitļu secība no lielākā līdz mazākajam un datums no jaunākā līdz vecākajam.

Ja nepieciešams kārtot datu sarakstu tikai vienā noteiktā laukā (piemēram, laukā Ieraksta numurs, Uzvārds vai Uzņēmums), vienkārši noklikšķiniet uz šī lauka pogas Automātiskais filtrs un pēc tam noklikšķiniet uz atbilstošās kārtošanas opcijas tā nolaižamajā sarakstā:

• Kārtot no A līdz Z vai Kārtot no Z līdz A teksta laukā

• Kārtot no mazākā līdz lielākajam vai Kārtot no lielākā līdz mazākajam skaitļa laukā

• Datuma laukā kārtot no vecākā uz jaunāko vai kārtot no jaunākā līdz vecākajam

Pēc tam Excel pārkārto visus ierakstus datu sarakstā atbilstoši jaunajai augošā vai dilstošā secībā atlasītajā laukā. Ja atklājat, ka esat kārtojis sarakstu kļūdas dēļ, vienkārši noklikšķiniet uz pogas Atsaukt ātrās piekļuves rīkjoslā vai uzreiz nospiediet Ctrl+Z, lai atgrieztu sarakstu tā secībā, pirms atlasījāt kādu no šīm kārtošanas opcijām.

Programmā Excel tiek parādīts, kad lauks ir izmantots datu saraksta kārtošanai, pogai Automātiskais filtrs pievienojot augšup vai lejup vērstu bultiņu. Bultiņa, kas vērsta uz augšu, norāda, ka tika izmantota augošā kārtošanas secība, un bultiņa, kas vērsta uz leju, norāda, ka tika izmantota dilstošā kārtošanas secība.