Kā izveidot kopsavilkuma uzdevumus un apakšuzdevumus projektā 2016

Aplūkojot projekta darba sadalījuma struktūru programmā Project 2016, kas pazīstama arī kā WBS, vai projekta uzdevumu sarakstu, piemēram, to, kas parādīts nākamajā attēlā, redzat, ka tas kārto uzdevumus līmeņos. Augšējie līmeņi ir no WBS. Apakšējais līmenis sastāv no uzdevumiem, kas ir sadalīti no WBS.

Uzdevums, kuram šajā kontūras struktūrā zem tā ir atkāpe citi uzdevumi, ir kopsavilkuma uzdevums jeb vecākuzdevums. Uzdevumi, kas norādīti zem kopsavilkuma uzdevuma, ir apakšuzdevumi vai pakārtotie uzdevumi. Kopsavilkuma uzdevumi ir norādīti treknrakstā Projekta izklāstā.

Varat noteikt, kad kopsavilkuma uzdevumam ir pievienota apakšuzdevumu saime: ja apakšuzdevums ir paslēpts, pa kreisi no kopsavilkuma uzdevuma tiek parādīts neliels trijstūris. Noklikšķinot uz trīsstūra ar rādītāja galu, uzdevums tiek izvērsts, lai parādītu visu tā apakšuzdevumu klanu, un kopsavilkuma uzdevums pievieno melnu trīsstūri tā kreisajā pusē.

Projekta izklāsts, kas parāda kopsavilkuma uzdevumus un apakšuzdevumus.

Attēlā var redzēt, ka datu bāzes un lietotāja interfeisa kopsavilkuma uzdevumiem ir slēpti apakšuzdevumi. Maksājumu un apstiprināšanas kopsavilkuma uzdevumi parāda visus to apakšuzdevumus.

Visa informācija par uzdevumu saimi tiek apkopota augstākā līmeņa kopsavilkuma uzdevumā. Tāpēc jebkuram uzdevumam ar apakšuzdevumiem nav informācijas par laiku vai izmaksām: tas apkopo tā kopējo ilgumu un izmaksas no tā daļu summas.

Šī apkopojuma funkcionalitāte ir kumulatīva: zemākā līmeņa uzdevums tiek apkopots tā vecākajā, kas var tikt apkopots citā kopsavilkuma uzdevumā, kas tiek apkopots (piemēram,) par projekta kopsavilkuma uzdevumu. Jebkurš uzdevums ar uzdevumiem zem tā saņem informāciju par tā ilgumu un izmaksām no apakšuzdevumu apkopojuma neatkarīgi no tā, cik dziļi tas ir ligzdots hierarhijā.

Ģimeņu struktūra kontūrā ir noderīga arī tad, ja nepieciešams reorganizēt kontūru: kad pārvietojat kopsavilkuma uzdevumu, visi tā apakšuzdevumi tiek parādīti uzreiz, neatkarīgi no tā, vai tas ir izvērsts.

Ja kopsavilkuma uzdevums ir ieplānots manuāli, apkopojuma funkcionalitāte nedarbojas, un Project parāda brīdinājumus par to. Ganta joslā kopsavilkuma uzdevumam ir sarkana brīdinājuma josla, kas parāda aprēķināto apakšuzdevumu ilgumu, ja tie nesakrīt ar kopsavilkuma uzdevuma ilgumu. Kopsavilkuma uzdevuma lauka Pabeigt ierakstam ir arī sarkans, slīdošs pasvītrojums, kas norāda uz iespējamu plānošanas problēmu.

Lai risinātu šo situāciju, varat mainīt kopsavilkuma uzdevumu, lai izmantotu automātisko plānošanu, un tādā gadījumā tas pareizi aprēķina apkopojuma datus. Ja vēlaties, lai kopsavilkuma uzdevums arī turpmāk tiktu ieplānots manuāli, varat rediģēt tā beigu datumu vai izmantot uzdevumu inspektoru, lai labotu kopsavilkuma uzdevumu grafiku.

Cik līmeņus jūs varat iziet WBS?

Jums nav praktiski ierobežojumu attiecībā uz to, cik uzdevumu līmeņus varat izveidot kontūrā. Projekts sniedz iespēju iekļaut atkāpi līdz detalizētākam līmenim, nekā tas ir nepieciešams visiem grafikiem, izņemot vissarežģītākos.

Tomēr atcerieties: kādā brīdī jums ir jāpiešķir laiks un resursi katram no šiem uzdevumiem un pēc tam jāseko to norisei. Pārāk daudz detaļu var apgrūtināt projekta plāna pārvaldību. Piemēram, ja jūsu projekts ilgst dažus mēnešus, jūs nevēlaties izsekot līdz līmenim, kurā aktivitātes ilgst tikai dažas stundas. Paraugprakse liecina, ka vienmēr iestatiet savu grafiku tādā līmenī, kādā vēlaties pārvaldīt savu komandu — parasti tas ir darba (darba) dienas vai nedēļas.

Ilgākus projektus varat plānot, izmantojot slīdošo viļņu plānošanu — metodi, kas ļauj pakāpeniski precizēt tuvākā termiņa detaļu apjomu, un saglabāt augstākā līmenī jebkuru darbu, kas atrodas tālāk. Piemēram, ja jums ir divu gadu projekts, iespējams, ka pirmie trīs mēneši ir detalizēti izplānoti, nākamie trīs mēneši — augstākā līmenī, bet pārējā projekta grafika daļā ir redzami tikai atskaites punkti un galvenie nodevumi. Projekta gaitā jūs sākat pievienot sīkāku informāciju par sešiem mēnešiem un ilgāk. Labs noteikums ir saglabāt pietiekami daudz detaļu 90 dienas.

Ritošā viļņa plānošana nav attaisnojums darbības jomas palielināšanai; tā ir tikai esošās darbības jomas pilnveidošana.

Projekta kopsavilkuma uzdevums

Tāpat kā kuģim ir tikai viens kapteinis, tikai viens uzdevums apkopo visus pārējos projekta uzdevumus. Parādiet projekta kopsavilkuma uzdevumu, kas atspoguļo augstāko (vismazāk detalizēto) informācijas līmeni un bieži vien ir vienkārši projekta nosaukums, piemēram, jauna produkta izlaišana. Kad jūs sakāt Project, lai parādītu projekta kopsavilkuma uzdevumu, katrs projekta uzdevums atrodas zem tā kontūrā, kā parādīts šeit.

Projekta kopsavilkuma uzdevums.

Veidojot projektu, varat viegli pats izveidot projekta kopsavilkuma uzdevumu (zem tā ievilkt citus uzdevumus) vai izmantot projekta līdzekli, lai to automātiski ģenerētu jebkurā laikā — pat pēc visu projekta posmu izveides. Lai Project automātiski parādītu projekta kopsavilkuma uzdevumu, rīkojieties šādi:

Ganta diagrammas skatā atlasiet konteksta cilni Ganta diagrammas rīki Formatēt.

Grupā Rādīt/slēpt atzīmējiet izvēles rūtiņu Projekta kopsavilkuma uzdevums.

Kā redzat, 0. uzdevums, Jauniešu centra 10K skrien/staigā, ir projekta kopsavilkuma uzdevums. Ņemiet vērā, ka diagrammas projekta kopsavilkuma uzdevuma josla ir pelēka un citu kopsavilkuma uzdevumu joslas ir melnas.

Padomājot par to, augšējā līmeņa virsraksts kontūrā ir tā daļu summa. Virsraksts atspoguļo visu zem tā esošo vienumu kopējo tēmu. Projekta kopsavilkuma uzdevums paplašina šo koncepciju vēl vienu soli: šis uzdevums visus faktiskos datus no citiem uzdevumiem apkopo vienā rindas vienībā. Tādējādi projekta kopsavilkuma uzdevuma ilgums atspoguļo visa projekta ilgumu. No naudas viedokļa projekta kopsavilkuma uzdevuma kopējās izmaksas atspoguļo visa projekta kopējās izmaksas. Tādas figūras kā šie var būt ērti pa rokai — un tā ir viena no kopsavilkuma uzdevuma vērtībām.

Ja esat neizpratnē par sava kopsavilkuma uzdevuma ilgumu, atcerieties, ka kopsavilkuma uzdevuma ilgums ir starpība starp agrāko uzdevuma sākuma datumu un jaunāko uzdevuma beigu datumu. Tomēr brīvdienas netiek ieskaitītas kopsavilkuma uzdevuma ilgumā. Tādējādi kopsavilkuma uzdevuma ilgums ir vienāds ar darba dienu skaitu apakšuzdevumu gaitā, nevis kalendāro dienu skaitu starp pirmā uzdevuma sākumu un pēdējā beigām.

Ne visi izmanto projekta kopsavilkuma uzdevumus. Jūs varat vienkārši izveidot savas struktūras augstākajā līmenī uzdevumus, kas atspoguļo galvenos projekta rezultātus vai fāzes — ar apakšfāzēm un apakšuzdevumiem zem tiem — un neizveidot vienu uzdevumu, kas ir augstāks par visiem citiem. Tomēr projekta kopsavilkuma uzdevumam ir dažas priekšrocības:

• Ganta diagrammas skata datu kolonnās un citos skatos varat ātri skatīt projekta kopsummas.
• Varat ievietot saiti uz sava projekta kopsavilkuma uzdevumu citā projektā, lai visi viena projekta dati tiktu atspoguļoti citā projektā. Piemēram, ja savā uzņēmumā izveidojat piecus grafikus jaunu produktu laišanai tirgū, varat viegli izveidot galveno grafiku visiem uzņēmuma produktu laišanas tirgū, saistot ar projekta kopsavilkuma uzdevumiem katrā no projektiem.