Kā izveidot Excel 2016 darbgrāmatu

Ne visas Excel 2016 darblapas nāk no veidnēm. Daudzas reizes jums ir jāizveido diezgan unikālas izklājlapas, kas nav paredzētas kā standarta modeļi, no kuriem tiek ģenerētas noteikta veida darbgrāmatas. Faktiski lielākā daļa programmā Excel izveidoto izklājlapu var būt šāda veida, it īpaši, ja jūsu uzņēmums nepaļaujas uz ļoti standartizētu finanšu pārskatu un veidlapu izmantošanu.

Darba burtnīcas plānošana

Veidojot jaunu darbgrāmatu no nulles, jāsāk, apsverot datu izkārtojumu un noformējumu. Veicot šo garīgo plānošanu, iespējams, vēlēsities uzdot sev dažus no šiem jautājumiem:

• Vai izklājlapas izkārtojumam ir jāizmanto datu tabulas (gan ar kolonnu, gan rindu virsrakstiem) vai saraksti (tikai ar kolonnu virsrakstiem)?

• Vai šīs datu tabulas un saraksti ir jāizkārto vienā darblapā, vai arī tās var novietot vienā relatīvā pozīcijā vairākās darbgrāmatas darblapās (piemēram, grāmatas lappusēs)?

• Vai datu tabulās izklājlapā tiek izmantotas viena veida formulas?

• Vai dažas izklājlapas datu sarakstu kolonnas saņem ievadi no formulas aprēķina vai arī no citiem darbgrāmatas sarakstiem (sauktiem par uzmeklēšanas tabulām )?

• Vai kāds no izklājlapas datiem tiks attēlots diagrammā un vai šīs diagrammas parādīsies vienā darblapā (sauktas par iegultajām diagrammām ), vai arī tās parādīsies atsevišķās darbgrāmatas darblapās (sauktas par diagrammu lapām )?

• Vai kāds no datiem izklājlapā nāk no darblapām atsevišķos darbgrāmatas failos?

• Cik bieži dati izklājlapā tiks atjaunināti vai pievienoti?

• Cik daudz datu galu galā ietilps izklājlapā?

• Vai dati izklājlapā tiks kopīgoti galvenokārt drukātā vai tiešsaistes veidā?

Visi šie jautājumi ir mēģinājums likt jums apsvērt jaunās izklājlapas pamatmērķi un funkcijas, pirms sākat to veidot, lai jūs varētu izstrādāt gan ekonomisku, gan pilnībā funkcionējošu dizainu.

Ekonomika

Ekonomika ir svarīgs apsvērums, jo, atverot darbgrāmatu, visi tās dati tiek ielādēti datora dinamiskajā atmiņā (pazīstama vienkārši kā atmiņa ). Tas var neradīt nekādas problēmas, ja ierīce, kurā izmantojat programmu Excel 2016, ir viens no jaunākās paaudzes datoriem ar vairāk atmiņas, nekā jūs varat iedomāties vienā reizē, taču tas var radīt nopietnas problēmas, ja izmantojat programmu Excel. nelielā Windows planšetdatorā ar minimālu atmiņu vai viedtālrunī ar ierobežotu atmiņu vai kopīgojiet darbgrāmatas failu ar kādu, kura dators nav tik labi aprīkots. Turklāt atkarībā no tā, cik daudz datu jūs ievietojat darbgrāmatā, jūs pat redzēsit, ka programma Excel rāpo un pārmeklē, jo vairāk strādājat ar to.

Lai izvairītos no šīs problēmas, pārliecinieties, vai darbgrāmatas datu tabulas un saraksti nav aizpildīti ar papildu tukšām šūnām. Glabājiet tabulas pēc iespējas tuvāk viena otrai vienā darblapā (ne vairāk kā vienu tukšu kolonnu vai rindu kā atdalītāju, kuru varat pielāgot, lai padarītu tās tik platas vai augstas, cik vēlaties) vai, ja dizains atļauj, saglabājiet tās. tajā pašā secīgo darblapu reģionā.

Funkcionalitāte

Vienlaikus ar ekonomiju jums jāpievērš uzmanība izklājlapas funkcionalitātei. Tas nozīmē, ka, izvēloties datu tabulu, sarakstu un diagrammu izvietojumu, jums ir jāļauj izaugsmei nākotnē. Tas ir īpaši svarīgi datu sarakstu gadījumā, jo tiem ir tendence kļūt garākiem un garākiem, turpinot pievienot datus, tāpēc darblapā ir nepieciešams arvien vairāk rindu ar tām pašām kolonnām. Tas nozīmē, ka parasti visas datu sarakstā izmantotās kolonnu rindas ir jāuzskata par “neierobežotām”. Faktiski diagrammas un citas atbalsta tabulas vienmēr novietojiet pa labi no saraksta, nevis kaut kur zem pēdējās izmantotās rindas. Tādā veidā varat turpināt pievienot datus savam sarakstam, neapstājoties un vispirms nepārvietojot no ceļa kādu nesaistītu elementu.

Šīs telpiskās problēmas nav vienādas, ievietojot datu tabulu, kurā tiks apkopotas vērtības gan pa rindām, gan visā kolonnu tabulā, piemēram, pārdošanas tabulu, kurā tiek summēti ikmēneša pārdošanas apjomi pa vienībām ar formulām, kas aprēķina mēneša kopsummas pēdējā rindā. tabulas un formulas, kas aprēķina vienību kopsummas pēdējā slejā. Šajā tabulā jūs neuztraucieties par citu elementu, piemēram, iegulto diagrammu vai citu atbalsta vai nesaistītu datu tabulu pārvietošanu, jo jūs izmantojat Excel iespēju paplašināt tabulas rindas un kolonnas no iekšpuses.

Tabulai paplašinoties vai saraujoties, apkārtējie elementi pārvietojas saistībā ar un līdz ar tabulu izplešas un saraujas. Jūs veicat šāda veida rediģēšanu tabulā, jo jaunu tabulas rindu un kolonnu ievietošana pirms formulām nodrošina, ka tās var iekļaut summāros aprēķinos. Tādā veidā datu tabulas formulu rinda un kolonna darbojas kā robeža, kas peld, paplašinot vai sašaurinot tās datus, bet saglabā visus pārējos elementus.

Darbgrāmatas dizaina pabeigšana

Kad esat vairāk vai mazāk izplānojis, kur viss tiks ievietots jaunajā izklājlapā, varat sākt veidot jaunas tabulas un sarakstus. Šeit ir daži vispārīgi norādījumi par to, kā izveidot jaunu datu tabulu, kas ietver vienkāršus summēšanas aprēķinus:

• Pirmajā šūnā, kas veido tabulas kreiso un augšējo malu, ievadiet datu tabulas nosaukumu.

• Ievadiet kolonnu virsrakstu rindu rindā zem šīs šūnas, sākot ar to pašu kolonnu, kurā ir šūna ar tabulas nosaukumu.

• Ievadiet rindu virsrakstus tabulas pirmajā kolonnā, sākot ar pirmo rindu, kurā būs dati. (To darot, tiek atstāta tukša šūna, kur rindu virsrakstu kolonna krustojas ar kolonnu virsrakstu rindu.)

• Izveidojiet pirmo formulu, kas summē (joprojām tukšu) šūnu ierakstu kolonnas tabulas pēdējā rindā, un pēc tam kopējiet šo formulu visās pārējās tabulas kolonnās.

• Izveidojiet pirmo formulu, kas summē (joprojām tukšo) šūnu ierakstu rindas tabulas pēdējā kolonnā, un pēc tam kopējiet šo formulu pārējās tabulas rindās.

• Formatējiet šūnas, lai saglabātu tabulas vērtības, un pēc tam ievadiet tās savās šūnās vai ievadiet aprēķināmās vērtības un pēc tam formatējiet to šūnas. (Šī tiešām ir jūsu izvēle.)

Iestatot jaunu datu sarakstu jaunā darblapā, tabulas pirmajā šūnā ievadiet saraksta nosaukumu un pēc tam zemāk esošajā rindā ievadiet kolonnu virsrakstu rindu. Pēc tam ievadiet pirmo datu rindu zem atbilstošajiem kolonnu virsrakstiem.

Jaunu tukšu darbgrāmatu atvēršana

Lai gan varat atvērt jaunu darbgrāmatu no Excel ekrāna Backstage skatā, kad pirmo reizi startējat programmu, ko varat izmantot jaunas izklājlapas izveidei no jauna, jūs saskarsities ar gadījumiem, kad jums būs jāatver sava tukša darbgrāmata no darblapas. pati teritorija. Piemēram, ja palaižat programmu Excel, atverot esošu darbgrāmatu, kas jārediģē, un pēc tam pārejat uz jaunas izklājlapas izveidi, jums būs jāatver tukša darbgrāmata (to varat darīt pirms vai pēc tās darbgrāmatas aizvēršanas, ar kuru startējāt programmu Excel. ).

Vienkāršākais veids, kā atvērt tukšu darbgrāmatu, ir nospiest Ctrl+N. Programma Excel reaģē, atverot jaunu darbgrāmatu, kurai tiek piešķirts vispārējs grāmatas nosaukums ar nākamo neizmantoto numuru (2. grāmata, ja atvērāt programmu Excel ar tukšu grāmatu1). To pašu var izdarīt arī Backstage skatā, izvēloties Fails → Jauns un pēc tam noklikšķinot uz Tukšas darbgrāmatas sīktēla.

Tiklīdz atverat tukšu darbgrāmatu, programma Excel aktivizē tās dokumenta logu. Lai pēc tam atgrieztos citā atvērtā darbgrāmatā (ko jūs darītu, ja vēlaties kopēt un ielīmēt dažus tās datus vienā no tukšajām darblapām), noklikšķiniet uz tās pogas Windows uzdevumjoslā vai nospiediet taustiņu kombināciju Alt+Tab līdz tās faila ikonai. ir atlasīts dialoglodziņā, kas parādās ekrāna vidū.

Ja kādreiz nejauši atverat tukšu darbgrāmatu, varat to uzreiz aizvērt, nospiežot Ctrl+W, izvēloties Fails → Aizvērt vai nospiežot Alt+FC. Pēc tam programma Excel aizver savu dokumenta logu un automātiski atgriežas darbgrāmatas logā, kas sākotnēji bija atvērts brīdī, kad kļūdaini atvērāt tukšo darbgrāmatu.