Kā izveidot e-pasta brīdinājumus SharePoint grupai

Ja RSS jums nepatīk, varat izvēlēties saņemt e-pasta paziņojumus par SharePoint programmu izmaiņām, izveidojot brīdinājumu. Brīdinājumi ir lielisks veids, kā sekot līdzi izmaiņām, ko jūsu komandas biedri veic dokumentos un priekšmetos.

Lai izveidotu brīdinājumus, ir nepieciešama brīdinājumu izveides atļauja. Šī atļauja parasti tiek piešķirta ar vietnes dalībnieku SharePoint grupas gatavu konfigurāciju .

Lai izveidotu brīdinājumu lietotnei, veiciet tālāk norādītās darbības.

Pārlūkojiet lietotni, kurā vēlaties abonēt brīdinājumu, un pēc tam noklikšķiniet uz nolaižamās pogas Brīdināt mani lentes cilnes Bibliotēka sadaļā Kopīgot un izsekot (lietotnei, kuras pamatā ir bibliotēka) vai lentes cilnē Saraksts. (uz sarakstu balstītai lietotnei).
Ja neredzat pogu Brīdināt mani, iespējams, jūsu administrators nav konfigurējis izejošā e-pasta iestatījumus. Ja centrālajā administrācijā nav konfigurēti izejošā e-pasta iestatījumi, poga Alert Me lietotājiem vienkārši neparādīsies. Tomēr, ja izmantojat SharePoint Online, Microsoft jau ir konfigurējis izejošo e-pastu, un tas ir labi.

Nolaižamajā sarakstā izvēlieties Iestatīt brīdinājumu šajā bibliotēkā.
Parādās logs New Alert.
Varat abonēt brīdinājumu par vienumu vai dokumentu, atlasot vienumu vai dokumentu un lentes cilnē Vienumi izvēloties Brīdināt mani.

Tekstlodziņā Brīdinājuma nosaukums ievadiet brīdinājuma nosaukumu.
Iesūtnē izveidojiet nosaukumu kaut ko jēgpilnu, piemēram, šodien modificētie dokumenti — budžeta komandas vietne . Pretējā gadījumā jums nav jēgpilna veida, kā atšķirt vienu brīdinājumu no cita.

Tekstlodziņā Sūtīt brīdinājumus ievadiet to personu vārdus, kurām būtu jāsaņem brīdinājums.
Tieši tā, jūs varat abonēt brīdinājumu citiem cilvēkiem! Jums ir jābūt brīdinājumu pārvaldības atļaujai, kas pēc noklusējuma tiek piešķirta vietņu īpašniekiem.
Organizācijas un vietņu īpašnieki var vēlēties abonēt brīdinājumu vairākiem lietotājiem, lai pārliecinātos, ka viņi saņem svarīgus atjauninājumus, kā arī mudināt viņus piedalīties diskusiju dēļā, emuārā vai wiki. Lietotāji joprojām var atteikties, mainot iestatījumus savos brīdinājumu iestatījumos.

Sadaļā Piegādes veids atlasiet, vai saņemt brīdinājumus pa e-pastu vai īsziņu uz mobilo tālruni.
Lai izmantotu īsziņas, jūsu SharePoint administratoram ir jākonfigurē šis pakalpojums, izmantojot trešo pusi, tāpēc, iespējams, nevarēsit nosūtīt brīdinājumus uz tālruni.

Sadaļā Izmaiņu veids atlasiet opciju, kas atbilst paziņojumu veidam, ko vēlaties saņemt — Visas izmaiņas, Jauni vienumi ir pievienoti, Esošie vienumi tiek mainīti vai Vienumi tiek dzēsti.
Ja esat atbildīgs par lietotnes pārvaldību, jums jāsaņem brīdinājums ikreiz, kad tiek dzēsti vienumi.

Sadaļā Sūtīt brīdinājumus par šīm izmaiņām izvēlieties, kad saņemt brīdinājumus.
Šeit redzamās opcijas atšķiras atkarībā no lietotnes veida, ar kuru strādājat. Piemēram, lietotne Uzdevumi ļauj saņemt brīdinājumu, kad uzdevums ir atzīmēts kā Pabeigts vai jebkurā laikā mainās augstas prioritātes uzdevums.

Sadaļā Kad nosūtīt brīdinājumus izvēlieties brīdinājuma piegādes biežumu.
Jūs varat tos saņemt uzreiz, reizi dienā vai reizi nedēļā. Ikdienas kopsavilkumi ir jauki; pretējā gadījumā jūs, iespējams, saņemsit pārāk daudz e-pasta ziņojumu.

Noklikšķiniet uz Labi, lai izveidotu brīdinājumu.

Apskatiet šo brīdinājuma konfigurēšanas piemēru.

Saņemiet e-pasta ziņojumu, kad mainās saraksts vai bibliotēka.

Ikreiz, kad lietotāji saka, ka viņiem ir nepieciešama darbplūsma, lai saņemtu paziņojumu, vispirms izmēģiniet brīdinājumu. Jūs būtu pārsteigts, cik bieži brīdinājumi nodrošina vajadzīgās iespējas.

Ja jūsu lietotnei ir personisks vai publisks skats ar filtru, varat abonēt izmaiņas tikai šajā skatā. Piemēram, pieņemsim, ka vēlaties saņemt paziņojumu, izmantojot īsziņu, ja vienuma problēmai izsekošanas lietotnē prioritāte ir iestatīta uz Augsta. Jūs izveidosit skatu, kas filtrē lietotni augstas prioritātes problēmām. Kad veidojat brīdinājumu, sadaļā Sūtīt brīdinājumus par šīm izmaiņām atlasiet filtrēto skatu, un jūs saņemsit brīdinājumus, kad vienumi atbildīs filtra kritērijiem.

Lai saņemtu brīdinājumus, jūsu SharePoint profilā ir jābūt konfigurētai e-pasta adresei. Ja jūsu SharePoint serveris atrodas jūsu tīklā, tā parasti nav problēma. Tomēr Office 365 var nebūt integrēts ar jūsu tīkla un e-pasta informāciju. Šādās situācijās jūsu administrators var manuāli konfigurēt jūsu e-pasta adresi vai piešķirt jums atļauju to darīt.

Varat pārvaldīt visus savus brīdinājumus no vienas lapas, nevis pāriet uz katru sarakstu. Lai pārvaldītu visus brīdinājumus, kas jums ir attiecīgajā vietnē, un mainītu vai dzēstu tos, rīkojieties šādi:

Pārlūkojiet lietotni, kurā pašlaik abonējat brīdinājumu.

Lentes cilnes Saraksts sadaļā Kopīgot un izsekot izvēlieties Brīdināt mani → Pārvaldīt manus brīdinājumus.

Atlasiet atbilstošā brīdinājuma nosaukuma saiti.
Lapā Pārvaldīt manus brīdinājumus šajā vietnē tiek parādītas visas opcijas, kuras skatījāt, kad pirmo reizi izveidojāt brīdinājumu. Mainiet iestatījumus pēc vēlēšanās.
Sākumā neiestatījāt brīdinājumu? Jūs joprojām varat izlasīt iestatījumus un mainīt izvēles iespējas (skatiet iepriekšējo darbību sarakstu). Jūsu izmaiņas neietekmē brīdinājuma iestatījumus citiem, ja brīdinājums tika izveidots vairākiem lietotājiem vienlaikus.

Noklikšķiniet uz Labi, lai modificētu brīdinājumu ar jaunajiem iestatījumiem, vai noklikšķiniet uz Dzēst, lai dzēstu brīdinājumu.
Dzēšot brīdinājumu, kas tika izveidots jums, netiek dzēsts brīdinājums no citiem lietotājiem, kuri ir grupā, kurai brīdinājums tika izveidots.

Ja esat vietnes administrators, varat pārvaldīt visu vietnes dalībnieku brīdinājumus, lapas Vietnes iestatījumi sadaļā Vietnes administrēšana noklikšķinot uz saites Lietotāju brīdinājumi.