Kā izstrādāt Microsoft projektu komunikācijas pārvaldības plānu

Plānojot projektu programmā Microsoft Project 2019, apsveriet, kāda informācija jums (vai jebkurai citai ieinteresētajai personai) ir jāizseko, kam ir šī informācija, kā tā tiks piegādāta un cik bieži tā ir jāatjaunina. Bieži vien šī informācija tiek glabāta atsevišķā dokumentā, kas pazīstams kā sakaru pārvaldības plāns. Nākamajā tabulā parādīts vienkāršs piemērs.

Sakaru vadības plāns

Sakaru pārvaldības plāns var būt sarežģīts vai tikpat vienkāršs kā Word tabula vai Excel izklājlapa. Kreisajā kolonnā ievadiet katras ieinteresētās personas vārdu vai amatu un pēc tam augšpusē ievadiet nepieciešamo informāciju, tās metodi un piegādes biežumu.

Tā nav raķešu zinātne, taču jums joprojām ir iepriekš jānosaka, kuru informāciju jūs varētu vēlēties izsekot, kad jūs to varētu vēlēties un kādā formā. Iespējams, vēlēsities apskatīt sadaļu Kā izvairīties no bieži sastopamām projektu pārvaldības kļūmēm .

Projekta komunikācijas pārvaldības plāna 1. darbība: apkopojiet datus

Pirmais solis, lai izsekotu projekta progresam, ir apkopot informāciju par notiekošo. Jo vienkāršāk ir ziņot par projekta progresu, jo labāk, jo cilvēki to darīs . Jo regulārāk varat izveidot pārskatus, piemēram, katru piektdienu, izmantojot īpašu veidlapu, kas iesniegta vienai un tai pašai personai, jo vieglāk ir apkopot datus.

Pēc tam šo informāciju varat ievadīt programmā Project vairākos veidos: izmantojiet dažādus skatus un tabulas, lai ievadītu informāciju datu lapās, ievadiet informāciju dialoglodziņā Uzdevuma informācija vai izmantojiet izsekošanas rīkus lentes cilnes Uzdevumi grupā Grafiks. .

Jūsu apkopoto datu apjomu nosaka izsekojamā informācija un detalizācijas līmenis. Piemēram, daži cilvēki izmanto Project tikai, lai izveidotu laika grafiku savām darbībām. Citi izmanto resursus un izseko savu kopējo darbu pie uzdevumiem, tikai ne tik detalizēti, cik rūpīgi tiek pārbaudīts stundas darbs. Dažiem cilvēkiem ir pareizi atzīmēt vienu uzdevumu par 50 procentiem pabeigtu un otru par 100 procentiem — un ļaut Project pieņemt, ka visi resursi ir pabeiguši aptuveno darba apjomu.

Projekta komunikācijas pārvaldības plāna 2. darbība: izmantojiet izsekošanas metodi

Jums ir jānosaka jums piemērotākā izsekošanas metode, ko nosaka pārraudzītās informācijas apjoms un veids. Microsoft piedāvā četras izsekošanas metodes programmā Project 2019:

• Uzdevums – kopā
• Uzdevums – laika posms
• Uzdevums – kopā
• Uzdevums – laika posms

Varat sākt izprast šīs metodes, salīdzinot uzdevumu izsekošanu un uzdevumu izsekošanu. Varat izsekot informāciju pēc uzdevuma, norādot līdz pašreizējam laikam (vai izvēlētam statusa datumam) kopējo paveikto darbu vai uzdevuma izmaksas. Vai arī varat izsekot informāciju pēc uzdevuma, kas ir detalizētāka izsekošana, kas parāda kopējo paveikto darbu vai katra resursa izmaksas.

Pieņemsim, ka elektrisko komponentu pārbaudes uzdevums ir paredzēts 12 stundu darba saskaņā ar projekta sākotnējo stāvokli. Inženieris, elektriķis un asistents — trīs cilvēkresursi — tiek piešķirti 100 procentos no sava laika. Izsekošana pēc uzdevuma — kopā varat vienkārši atzīmēt, ka uzdevums ir izpildīts par 75 procentiem, kas nozīmē deviņas pabeigtas darba stundas.

Projektā tiek pieņemts, ka trīs resursi sadala darbu vienādi — trīs stundas katram resursam. Tomēr patiesībā inženieris pavadīja vienu stundu, elektriķis sešas, bet palīgs divas. Tāpēc attēlā parādās laika fāzētais mainīgais. Laika fāzes izsekošana izmanto noteiktu laika pieaugumu neatkarīgi no tā, vai izvēlaties izsekot darbu pēc uzdevuma vai darbu, ko pabeidz atsevišķi uzdevuma resursi.

Tātad uzdevumā Pārbaudīt elektriskos komponentus varat izmantot uzdevumu — laika posmu pieeju, lai katru dienu izsekotu deviņām stundām. Vai arī varat izmantot uzdevumu – laika posmu pieeju, lai izsekotu katra resursa darbu, katru stundu vai katru dienu.

Ja projektam vai organizācijai nav nepieciešama detalizēta piešķiršana vai laika posma izsekošana, labāk ir izmantot uzdevumu — kopējo metodi. Tad jūs varat pavadīt mazāk laika informācijas ievadīšanai projektā un vairāk laika komandas un ieinteresēto personu pārvaldībai.

Projekta komunikācijas pārvaldības plāna 3. darbība: izmantojiet izsekošanas rīkus

Dažreiz šķiet, ka Project nodrošina ērtu pogu visam, kas jums jādara projektā, kāpēc gan lai izsekošana būtu savādāka? Izsekošanas rīki grupas Grafiks augšpusē cilnē Uzdevumi veic atlasīto uzdevumu atjauninājumus jebkurā lapas skatā. Attēlā parādīti izsekošanas rīki. Kreisajā pusē esošās piecas ir procentos pabeigtās pogas, un labajā pusē esošā poga ļauj atzīmēt vai atjaunināt uzdevumus.

Izsekošanas pogas.

Šie rīki veic konkrētus atlasīto uzdevumu atjauninājumus:

• Pabeigts procents: noklikšķiniet uz šī rīka, lai ātri atzīmētu uzdevuma progresu, izmantojot aptuvenu paveiktā darba procentuālās daļas aprēķinu ar 25 procentu soli.
• Atzīmēt uz ceļa: atlasot uzdevumu un noklikšķinot uz šī rīka, darbība tiek automātiski reģistrēta līdz statusa datumam, kā to ieplānojāt bāzes līnijā.
• Atjaunināšanas uzdevumi: lai parādītu dialoglodziņu, kurā ir ietverta izsekošanas informācija par norisi, ilgumu, sākuma un beigu datumiem, atrodiet šo rīku izvēlnē, kas tiek atvērta, noklikšķinot uz lejupvērstās bultiņas uz pogas Mark on Track. Piemēram, varat norādīt, vai uzdevuma faktiskais sākuma datums atšķiras no tā pašreizējā sākuma datuma. Nākamajā attēlā parādīts dialoglodziņš Atjaunināšanas uzdevumi.

Dialoglodziņš Atjaunināt uzdevumus.

Varat izmantot vēl dažus rīkus, kas atrodami citur Project, lai izsekotu un ilustrētu progresu:

• Atjaunināt projektu: atzīmējiet visus projekta uzdevumus kā pabeigtus līdz noteiktam statusa datumam. Varat arī izmantot šo rīku, lai pārplānotu nepabeigtu darbu.
• Pārvietot uzdevumu: pārplānojiet visu atlasīto uzdevumu vai tā daļu. Varat izmantot šo rīku, kas atrodas lentes cilnes Uzdevumi grupā Uzdevumi, lai pārvietotu uzdevumu uz priekšu vai atpakaļ vai pārplānotu tā daļas pēc statusa datuma.
• Pievienot progresa līniju: ieslēdziet zīmēšanas rīka veidu. Cilnes Formāts grupā Formāts noklikšķiniet uz Režģlīnijas. Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas un atlasiet Progresa līnijas. Tiek parādīts dialoglodziņš, lai noteiktos datumos varētu iestatīt progresa līnijas: tās norāda, kuri uzdevumi ir priekšā vai atpaliek no grafika, izmantojot vertikālu līniju, kas savieno nepabeigtos uzdevumus.

Visam ir pieejams Microsoft Project skats

Iespējams, jūs jau zināt, ka projektam ir skatījums uz visu, ko vēlaties darīt. Piemēram, varat izmantot uzdevumu lapas skatu un skatu Uzdevuma lietojums, lai viegli atjauninātu informāciju par uzdevumu vai resursiem. Ir pieejami tik daudz variantu, ka jūs varētu ticēt, ka Microsoft iekasē maksu pēc skata.

Uzdevumu lapa — izsekošanas tabulas skats.

Uzdevuma lietojums — izsekošanas tabulas skats.

Uzdevuma lietojums — lietojuma tabulas skats.

Veicot izsekošanu, izmantojot uzdevumu lapas skatu, es ievietoju kolonnu, kas parāda pabeigtības procentus. Lai ievietotu kolonnu, vienkārši ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kolonnas galvas un noklikšķiniet uz Ievietot kolonnu, pēc tam noklikšķiniet uz % Pabeigts.

Atkarībā no izsekošanas metodes jums ir nepieciešami dažādi skati, kas kalpo dažādiem mērķiem. Šajā tabulā ir norādīts vislabākais skats, ko izmantot katrai izsekošanas metodei.

Skatījumu izsekošana

Kad atrodat atbilstošo skatu, kurā ir parādītas pareizās kolonnas, izsekošanas informācijas ievadīšana ir tikpat vienkārša kā atjaunināmā uzdevuma atbilstošajā kolonnā ierakstot stundu skaitu, fiksēto izmaksu summu dolāros vai sākuma vai beigu datumu.