Kā izstrādāt komunikāciju pārvaldības plānu projektā 2013

Plānojot projektu programmā Project 2013, apsveriet, kāda informācija jums (vai jebkurai citai ieinteresētajai personai) ir jāizseko. Bieži vien šī informācija tiek glabāta atsevišķā dokumentā, kas pazīstams kā sakaru pārvaldības plāns.

Sakaru pārvaldības plāns var būt sarežģīts vai tikpat vienkāršs kā Word tabula vai Excel izklājlapa. Kreisajā kolonnā ievadiet katras ieinteresētās personas vārdu vai amatu un pēc tam augšpusē ievadiet nepieciešamo informāciju, tās metodi un piegādes biežumu.

Tā nav raķešu zinātne, taču jums joprojām ir iepriekš jānosaka, kuru informāciju jūs varētu vēlēties izsekot, kad jūs to varētu vēlēties un kādā formā.

Pirmais solis, lai izsekotu projekta progresam, ir apkopot informāciju par notiekošo. Jo vienkāršāk ir ziņot par projekta progresu, jo labāk, jo cilvēki to darīs . Jo vairāk rutīnas varat izveidot pārskatus, piemēram, katru piektdienu, izmantojot noteiktu veidlapu, kas pārvērsta par vienu un to pašu personu, jo vieglāk ir apkopot datus.

Pēc tam varat ievadīt šo informāciju programmā Project 2013 vairākos veidos: izmantojiet dažādus skatus un tabulas, lai ievadītu informāciju datu lapās, ievadiet informāciju dialoglodziņā Uzdevuma informācija vai izmantojiet izsekošanas rīkus cilnes Uzdevumi grupā Grafiks. Lente.

Jūsu apkopoto datu apjomu nosaka izsekojamā informācija un detalizācijas līmenis. Piemēram, daži cilvēki projektu 2013 izmanto tikai, lai izveidotu savu darbību laika grafiku. Citi izmanto resursus un izseko savu kopējo darbu pie uzdevumiem, tikai ne tik detalizēti, cik rūpīgi tiek pārbaudīts stundas darbs.

Jums ir jānosaka jums piemērotākā izsekošanas metode, ko nosaka pārraudzītās informācijas apjoms un veids. Microsoft piedāvā četras izsekošanas metodes programmā Project 2013:

• Uzdevums – kopā

• Uzdevums – laika posms

• Uzdevums – kopā

• Uzdevums – laika posms

Varat sākt izprast šīs metodes, salīdzinot uzdevumu izsekošanu un uzdevumu izsekošanu. Informāciju var izsekot, ● jautājot , norādot līdz pašreizējam laikam (vai izvēlētam statusa datumam) kopējo paveikto darbu vai uzdevuma izmaksas. Vai arī varat izsekot informāciju, izmantojot uzdevumu, kas ir detalizētāka izsekošana, kas parāda kopējo paveikto darbu vai katra resursa izmaksas.

Projekts 2013 paredz, ka resursi sadalīs darbu vienādi. Tāpēc attēlā parādās laika fāzētais mainīgais. Laika fāzes izsekošana izmanto noteiktu laika pieaugumu neatkarīgi no tā, vai izvēlaties izsekot darbu pēc uzdevuma vai darbu, ko pabeidz atsevišķi uzdevuma resursi.

Ja projektam vai organizācijai nav nepieciešama detalizēta piešķiršana vai laika posma izsekošana, labāk ir izmantot uzdevumu – kopējo metodi. Tad jūs varat pavadīt mazāk laika informācijas ievadīšanai projektā 2013 un vairāk laika, lai pārvaldītu komandu un ieinteresētās personas.