Viena noderīga komanda, kas saistīta ar šo Excel datu tīrības saglabāšanu, ir komanda Data Validation. Izmantojiet šo komandu, lai aprakstītu, kādu informāciju var ievadīt šūnā. Komanda arī ļauj piegādāt ziņojumus, kas sniedz datu ievades informāciju, un kļūdu ziņojumus, kas mēģina palīdzēt kādam labot datu ievades kļūdas.
Lai izmantotu datu validāciju, veiciet šīs darbības:
1Atlasiet darblapas diapazonu, uz kuru tiks nosūtīti pārbaudāmie dati.
To var izdarīt, velkot peli vai izmantojot navigācijas taustiņus.
2. Izvēlieties cilnes Dati komandu Datu validācija, lai norādītu programmai Excel, ka vēlaties iestatīt datu validāciju atlasītajam diapazonam.
Programmā Excel tiek parādīts dialoglodziņš Datu validācija.
3 Dialoglodziņa Datu validācija cilnē Iestatījumi izmantojiet tekstlodziņus Validācijas kritēriji, lai aprakstītu derīgos datus.
Izmantojiet izvēles iespējas nolaižamajā sarakstlodziņā Atļaut, piemēram, lai norādītu, kāda veida informāciju var iekļaut diapazonā: veseli skaitļi, decimālskaitļi, vērtības no saraksta, derīgi datumi, derīgi laiki, noteikta garuma teksts un tā tālāk.
Izmantojiet izvēles iespējas no nolaižamā saraksta lodziņa Dati, lai sīkāk definētu validācijas kritērijus. Nolaižamajā sarakstā Dati ir sniegti vairāki salīdzinājumi, ko var veikt kā daļu no validācijas: starp, nevis starp, vienāds ar, nav vienāds ar, lielāks par un tā tālāk.
Ja nepieciešams, precizējiet validācijas kritērijus, izmantojot kādu no citiem pieejamajiem nolaižamajiem saraksta lodziņiem. Piezīme . Pārējās validācijas kritēriju opcijas ir atkarīgas no tā, ko ievadāt nolaižamajos sarakstlodziņos Atļaut un Dati. Ja norādāt, ka vēlaties atļaut tikai veselus skaitļus starp noteiktu minimālo un maksimālo vērtību diapazonu, programma Excel nodrošina minimālo un maksimālo teksta lodziņus, lai jūs varētu ievadīt vai definēt diapazonu.
Tomēr, ja atlasāt citus ierakstus nolaižamajos sarakstlodziņos Atļaut vai Dati, cilnē Iestatījumi tiek parādīti citi tekstlodziņi. Citiem vārdiem sakot, programma Excel pielāgo cilni Iestatījumi atkarībā no jūsu definētajiem validācijas kritērijiem.
4 Precīzi noregulējiet validāciju.
Kad esat aprakstījis validācijas kritērijus, atzīmējiet izvēles rūtiņu Ignorēt tukšu vai noņemiet atzīmi no tās (notīriet), lai norādītu, vai ir atļautas tukšas šūnas.
5Apsveriet iespēju paplašināt datu validācijas jomu.
Atzīmējiet izvēles rūtiņu Lietot šīs izmaiņas visām pārējām šūnām ar tādiem pašiem iestatījumiem, lai norādītu, vai validācijas kritēriji ir jāpaplašina līdz citām līdzīgām šūnām.
Noklikšķiniet uz pogas Notīrīt visu, un programma Excel notīra (noņem) validācijas kritērijus.
6 Norādiet ievades ziņojumu dialoglodziņa Datu validācijas cilnē Ievades ziņojums.
Cilne Ievades ziņojums ļauj norādīt Excel parādīt nelielu ziņojumu, kad ir atlasīta šūna ar norādītu datu validāciju. Lai izveidotu ievades ziņojumu, ievadiet ziņojuma nosaukumu tekstlodziņā Virsraksts un ziņojuma tekstu ievades ziņojuma tekstlodziņā. Pārliecinieties, vai ir atzīmēta izvēles rūtiņa Rādīt ievades ziņojumu, kad ir atlasīta šūna.
7Norādiet kļūdas ziņojumu no datu validācijas dialoglodziņa cilnes Error Alert.
Varat arī norādīt kļūdas ziņojumu, ko programma Excel parāda, kad kāds mēģina ievadīt nederīgus datus.
Lai izveidotu kļūdas ziņojumu, vispirms pārbaudiet, vai ir atzīmēta izvēles rūtiņa Rādīt kļūdu brīdinājumu pēc nederīgu datu ievadīšanas. Pēc tam izmantojiet nolaižamo sarakstlodziņu Stils, lai atlasītu, ko programmai programmai vajadzētu darīt, ja tiek konstatēti nederīgi dati: apturiet lietotāja datu ievadi bez nepareizas datu ievades vai vienkārši parādiet informatīvu ziņojumu pēc datu ievadīšanas.
8Tāpat kā ievades ziņojuma izveides tekstlodziņā Virsraksts ievadiet kļūdas ziņojuma nosaukumu. Pēc tam tekstlodziņā Error Message ievadiet pilnu kļūdas ziņojuma tekstu.
Vai interesējaties par iespējām nolaižamajā sarakstlodziņā Stils? Kļūdas brīdinājuma stils nosaka, kādas komandu pogas tiek parādītas kļūdas ziņojumā, kad kāds mēģina ievadīt sliktus datus. Ja kļūdas stils ir Apturēt, kļūdas ziņojumu lodziņā tiek parādītas komandu pogas Atkārtot un Atcelt.
Ja kļūdas stils ir Brīdinājums, kļūdas ziņojumu lodziņā tiek parādītas komandu pogas Jā, Nē un Atcelt. Ja kļūdas stils ir informatīvs, kļūdas ziņojumu lodziņā tiek parādītas komandu pogas Labi un Atcelt.