Kā izdomāt, kā SharePoint 2003 pievieno biznesa vērtību

Ja domājat par SharePoint ieviešanu, izlasiet dažus konkrētus veidus, kā šis komandas vietņu veidošanas rīks var pievienot vērtību jūsu uzņēmumam.

Meklēšana var jums maksāt

Summējas viss laiks, ko darbinieki pavada, meklējot veidlapas, failus un tālruņu numurus. Nemaz nerunājot par laiku, ko jūsu darbinieki pavada trollējot pa biroju, meklējot jaunāko zīmola tēla versiju vai uzņēmuma politiku attiecībā uz (piemēram) personisku tālruņa zvanu veikšanu, izmantojot uzņēmuma nodrošinātos mobilos tālruņus. Novietojiet savus darbiniekus pie viņu galdiem un strādājiet, izmantojot SharePoint, lai sniegtu viņiem nepieciešamo atsauces informāciju.

Pašapkalpošanās ietaupa naudu

Jūsu organizācija var ietaupīt naudu, nepavairot un neizplatot papīra dokumentus, piemēram, brošūras un prezentācijas iekšējai izplatīšanai. Papīra kopiju sūtīšana ir dārga un izšķērdīga. Jūs varētu nosūtīt elektroniskās kopijas pa e-pastu, taču tad jūs apliktu savu e-pasta serveri un apgrūtinātu adresātus ar lēmumu par to, vai (un kur) saglabāt pievienoto failu.

Izlaidiet visas šīs muļķības un izmantojiet SharePoint, lai uzglabātu un izplatītu savu dokumentu elektroniskās versijas:

• Izmantojiet dokumentu, attēlu un veidlapu bibliotēkas, lai saglabātu failu elektroniskās versijas.

• Nosūtiet e-pastā hipersaiti uz failu.

• Portāla sākumlapā izveido sarakstu, izziņojot visus sen gaidītos dokumentus, piemēram, nākamā gada mārketinga plānu.

Nosūtot hipersaiti uz failu, kas glabājas SharePoint bibliotēkā, jūsu darbiniekiem nav jāuztraucas par to, kur saglabāt elektronisko vai papīra failu. Viņi var pievienot hipersaiti saviem personīgajiem hipersaišu sarakstiem sadaļā Mana vietne. Nākamajā reizē, kad viņi vēlas atsaukt atmiņā prezentāciju no pagājušā ceturkšņa pārdošanas semināra, tai nav jāatrodas tālāk par lapu Mana vietne.

Savu salu savienošana

Uzņēmuma struktūra bieži vien ļauj veidot informācijas salas. Diemžēl bieži vien tieši šī struktūra kavē jūsu darbinieku produktivitāti vai traucē viņiem rast apmierinātību ar klientu. Tā vietā, lai skatītu uzņēmumu pēc tā funkcionālajām nodaļām (piemēram, mārketinga un grāmatvedības), izmantojiet SharePoint, lai savienotu salas un pārtrauktu savas formālās atskaites struktūras ķēdes. Lūk, kā SharePoint līdzekļi palīdz paveikt darbu:

• Komandas elastība: varat izmantot komandas vietnes, lai komandai izveidotu noteiktu darbvietu neatkarīgi no komandas dalībnieku fiziskās atrašanās vietas vai tā, kurš kuram ziņo.

• Uz dokumentiem vērsta sadarbība: varat ļaut darbiniekiem sadarboties saistībā ar dokumentu, piemēram, atjauninātu cilvēkresursu politikas rokasgrāmatu, izmantojot dokumentu darbvietu.

• Mājas Sweet Meeting darbvieta: varat izmantot sapulču darbvietas, lai atbalstītu sapulces (atsevišķi vai sērijveidā) ar centrālo vietu visiem saistītajiem dalībniekiem, darba kārtībām un darbības jautājumiem.

• Biznesa procesu skati: varat dokumentēt savus biznesa procesus, ievietojot tos komandas vietnē, lai viss uzņēmums vai komanda tos varētu redzēt un izmantot.

• Formalizējiet neformālo: varat iedziļināties savās nodaļās un pakalpojumā SharePoint ievietot departamentu izklājlapas, politikas un veidlapas.

Vienotas ziņas nosūtīšana

Izmantojiet portālu, lai paziņotu saviem darbiniekiem kopīgu redzējumu par savu uzņēmumu, izmantojot šādus elementus:

• Mājas lapa: paziņojiet par vēstījuma vērtību, piemēram, uzņēmuma redzējumu, ievietojot to tieši portāla sākumlapā, lai ikviens to varētu redzēt.

• Navigācija: izmantojiet sava portāla navigācijas līdzekļus, lai novirzītu darbiniekus uz informāciju par produktiem un akcijām.

• Saraksti: izmantojiet sarakstus — saites un paziņojumus — savā portālā, lai pievērstu darbinieku uzmanību iekšējām komandas vietnēm un uzņēmuma jaunumiem, kurus vēlaties viņiem pamanīt.

• Mērķauditorija: Mērķauditorijas atlases darbinieku grupas, piemēram, vadītāji vai visi klientu apkalpošanas darbinieki, izmantojot ierakstus, kas pastiprina vēstījumu, piemēram, papildu pārdošanas vērtību.

• Izskatu: Izmantojiet krāsu shēmu un branding jūsu portāla, lai pārveidotu jūsu SharePoint portālu no bezpersoniskās gabals programmatūru ar avotu uzņēmuma iekšējās ziņas un informāciju.

Kopības sajūtas veidošana

Izmantojiet SharePoint, lai informētu savus darbiniekus par jaunumiem un jaunajiem darbiniekiem. Jūs vai jūsu darbinieki, iespējams, pat vēlēsities izmantot SharePoint, lai izveidotu koplietošanas kopienu vai atrastu pusdienu draugu.

Informācijas sistēmu izmaksu samazināšana

Iedomājieties, ka tiek samazināts pašmāju departamentu risinājumu skaits, kas izmanto izklājlapas un Access datu bāzes. Aizstājot tos ar SharePoint sarakstiem un bibliotēkām, jūs panākat dažus tūlītējus uzlabojumus:

• Vienkārša administrēšana: jūsu uzņēmumam specifiskie risinājumi būs konsekventāki — tas atvieglo to administrēšanu, atbalstu, dublēšanu un atjaunošanu nekā desmitiem vienreizēju risinājumu, ko izstrādājuši izklājlapu žokeji.

• Pieejamība, pārnesamība un atkārtota izmantošana: SharePoint sarakstos un bibliotēkās glabātie dati tiek saglabāti SQL Server datu bāzē. Svarīga informācija netiek bloķēta izklājlapā, ko izmanto tikai viena nodaļa.

• Paaugstināta drošība: SharePoint nodrošina iebūvētu drošības un atļauju modeli, kas balstās uz jūsu esošajiem ieguldījumiem Active Directory. Vēl labāk, ja jūsu nodaļas var izmantot šo modeli, lai pārvaldītu, kam ir piekļuve, nezvanot palīdzības dienestam.

• Iespēja likvidēt Office klientus: izmantojot SharePoint sarakstus un bibliotēkas, iespējams, ka Office lietojumprogrammas, piemēram, Excel, nav jāinstalē visās klientu iekārtās. Cilvēki var izmantot pārlūkprogrammu, lai pakalpojumā SharePoint meklētu datus (vai pievienotu datus sarakstam). Šo sarakstu var pat saistīt ar izklājlapu, kas tiek atjaunināta, kamēr cits lietotājs pievieno datus, izmantojot pārlūkprogrammu.

• Vienkāršota plānošana: apvienojot visu šo saturu zem viena jumta un radara, jūsu jaudas plānošana ir ievērojami vienkāršota.

• Apmācības palīglīdzeklis: tā kā SharePoint nodrošina konsekventu izskatu un darbību, apmācība ir vienkāršāka.