Kā integrēt Dynamics 365 ar Outlook e-pastu

Microsoft nopietni uztver Outlook un citu tās lietojumprogrammu integrāciju , un Dynamics 365 noteikti nav izņēmums. Galu galā lielākā daļa biznesa lietotāju atbild uz e-pastiem visas dienas garumā. Saņemtie e-pasta ziņojumi bieži nosaka, uz kuriem uzdevumiem jūs koncentrējaties.

Veids, kā jūs sazināties gan ar kolēģiem, gan klientiem, lielākoties notiek pa e-pastu. Tātad, ja jūsu e-pasta sistēma ir nošķirta no jūsu front-office CRM (pārdošanas dienesta automatizācija un klientu apkalpošana) un back-office ERP (finansēm un operācijām), jūs pārslēgsities starp atvienotām lietojumprogrammām, izgriezīsit un ielīmēsit datus, kā arī smagi lejupielādēsit failu pielikumus, pārlūkojiet, lai atrastu šos failus, un pēc tam izveidojiet jaunus failu pielikumus. Kontaktpersonas jūsu CRM vai ERP sistēmā būs manuāli jāpievieno jūsu e-pasta kontaktpersonām vai arī e-pasta adreses būs jāizgriež un jāielīmē uz priekšu un atpakaļ. Skaidrs, ka ciešas integrācijas trūkums starp jūsu misijai kritiskajām front-office, back-office un e-pasta lietojumprogrammām ir neefektīva, kļūdu iespējamība un laikietilpīga.

Microsoft atbilde uz Outlook e-pasta integrāciju ar Dynamics 365 ir Dynamics 365 App for Outlook. Šī programma, kas ir Microsoft Office pievienojumprogramma, ir ieteicamā lietotne, īpaši, ja mobilajās ierīcēs izmantojat Dynamics 365.

Iepriekš lietojumprogramma ar nosaukumu Dynamics 365 for Outlook (vecajā nosaukumā neietver vārdu lietotne) bija Microsoft nodrošinātā integrācija. Vecāka lietojumprogramma (dažkārt saukta par Dynamics 365 for Outlook klientu) joprojām ir pieejama atpakaļsaderības dēļ.

Tālāk norādītie jaunākie līdzekļi ir iekļauti programmā Dynamics 365 App for Outlook, taču to trūka programmā Dynamics 365 for Outlook:

• Ļauj ar vienu klikšķi iestatīt attiecīgu ierakstu (citiem vārdiem sakot, saistīt ierakstu programmā Dynamics 365, piemēram, klienta kontu, ar Outlook e-pastu).
• Parāda informācijas kopsavilkumu no Dynamics 365 e-pasta adresātiem programmā Outlook.
• Parāda kopsavilkumu par ierakstu e-pastā vai tikšanās laikā.
• Savietojams ar Outlook Web App.
• Savietojams ar Outlook darbam ar Mac.
• Savietojams ar viedtālruņiem un planšetdatoriem.
• Iespēja izsekot nosūtītajiem e-pastiem.
• Iespēja izveidot Word pasta sapludināšanas dokumentus.

Par laimi, neatkarīgi no tā, kuru Outlook versiju izmantojat, Dynamics 365 App for Outlook ir pieejama jaunākajiem laidieniem visām šīm Outlook versijām:

• Outlook darbvirsmai
• Outlook Web App (iekļauts Office 365)
• Outlook Mobile App (viedtālruņiem un planšetdatoriem)

Kad ir instalēta programma Dynamics 365 App for Outlook, e-pasta ziņojuma labajā pusē tiek parādīta Dynamics 365 rūts; šī pati rūts tiek parādīta ikreiz, kad iestatāt sapulci. Ar vienu klikšķi varat saistīt e-pasta ziņojumu ar Dynamics 365 ierakstu, piemēram, lietu programmā Dynamics 365 Customer Service. Saistītais e-pasts automātiski kļūst par darbību šajā lietā. Citiem vārdiem sakot, e-pasts tagad ir daļa no klientu apkalpošanas gadījuma un tāpēc ir redzams abās lietojumprogrammās. (Ņemiet vērā, ka integrācijas veidu, kas ļauj pārsūtīt datus abos virzienos, sauc par divvirzienu integrāciju vai sinhronizāciju .)

Lai programmā Outlook palaistu Dynamics 365 rūti, noklikšķiniet uz Dynamics 365 ikonas — šī dīvainā logotipa, kas sastāv no diviem trijstūriem un vienas trapeces. Iepazīstiet šo logotipu, jo tas apzīmē Dynamics 365 Finance and Operations (Enterprise ERP sistēma) un tāpēc, ka tas bieži tiek rādīts citās lietojumprogrammās, kurās ir pieejama integrācija ar Dynamics 365.

Dynamics 365 logotips.

Izmantojot Dynamics 365 App for Outlook pieejamos līdzekļus, varat

• Skatiet informāciju par savām Dynamics 365 kontaktpersonām un potenciālajiem pirkumiem, kamēr programmā Outlook skatāt e-pastus, sapulces vai tikšanās.
• Saistiet e-pasta ziņojumus, sapulces un tikšanās ar kontu (klientu), pārdošanas iespēju, lietu vai jebkuru pielāgotu entītiju, ko esat izveidojis programmā Dynamics 365.
• Atveriet Dynamics 365 kontus (klientus), iespējas vai gadījumus tieši no programmas Outlook.
• Pievienojiet darbības (citiem vārdiem sakot, tālruņa zvanus, uzdevumus vai tikšanās) programmai Dynamics 365 tieši no Outlook.
• Veidojot e-pastu vai tikšanos, iekļaujiet savā Outlook e-pastā vai tikšanās reizē zināšanu rakstus un pārdošanas literatūru no Dynamics 365.
• Izsekojiet Outlook kontaktpersonas tieši programmā Dynamics 365.

Lai izmantotu Dynamics 365 App for Outlook, ir nepieciešama servera puses ienākošo e-pasta ziņojumu sinhronizācija ar e-pasta iesūtni. Jūsu sistēmas administratoram, iespējams, būs jāveic izmaiņas jūsu organizācijas e-pasta konfigurācijā. Šīs konfigurācijas izmaiņas attiecas uz jūsu Exchange Online abonementu un jūsu e-pasta servera profilu Microsoft Exchange Online, kā arī noklusējuma sinhronizācijas metodes iestatīšanu. Kad tas viss ir iestatīts, sinhronizācija notiek ik pēc 5 minūtēm. Šis biežums automātiski palielinās līdz ik pēc 2 minūtēm, ja lietotājam ir daudz ienākošo e-pasta ziņojumu.

Lai saistītu e-pasta ziņojumu ar Dynamics 365 kontu, veiciet šīs darbības:

E-pasta rūtī noklikšķiniet uz pogas Dynamics 365.
Tiek parādīts priekšskatījuma logs.

Noklikšķiniet uz ikonas Iestatīt saistībā/saiti (divi pārklājoši ovāli, kas izskatās kā ķēdes saites).
Parādās meklēšanas lodziņš.

Ievadiet meklēšanas tekstu un noklikšķiniet uz palielināmā stikla ikonas.
Zem tā tiek parādīts to kontu un citu ierakstu saraksts, kas atbilst jūsu meklēšanas kritērijiem. Varat ierobežot ierakstu sarakstu ar tikai kontiem, noklikšķinot uz pogas Konti, kas atrodas virs ierakstu saraksta.

Lai saistītu e-pasta ziņojumu, noklikšķiniet uz konta, ar kuru vēlaties to saistīt.

Varat arī izsekot, neuzskatot to, kas nozīmē, ka e-pasts tiek izsekots programmā Dynamics 365, bet nav saistīts (saistīts ar) noteiktu kontu, kontaktpersonu vai citu entītiju programmā Dynamics 365. E-pasts tiek parādīts programmā Dynamics 365 jūsu sarakstā. izsekotajiem e-pastiem, bet netiek parādīts saistībā ar konkrēta ieraksta skatīšanu.

Termini, ko Microsoft izmanto, lai aprakstītu šo funkcionalitāti, tiek izsekoti, saistīti un noteikti. Šie trīs termini tiek lietoti diezgan savstarpēji aizstājami, lai aprakstītu e-pasta ziņojumus, kas ir integrēti programmā Outlook un Dynamics 365.

Noderīga Dynamics 365 App for Outlook funkcija ir iespēja automātiski pievienot kontaktpersonu vai interesentu Dynamics 365 Customer Engagement sistēmai (citiem vārdiem sakot, CRM), pamatojoties uz saņemto e-pasta ziņojumu. Šādi rīkojoties, tiek ietaupīti taustiņsitieni, izvairoties no nepieciešamības pārslēgties starp lietojumprogrammām, izgriezt un ielīmēt datus vai, vēl ļaunāk, atkārtoti ievadīt vienus un tos pašus datus vairākas reizes.

Lai pievienotu Dynamics 365 kontaktpersonu no e-pasta adresāta programmā Outlook, izmantojot Dynamics 365 App for Outlook, veiciet šīs darbības:

Programmā Outlook parādītajā Dynamics 365 rūtī noklikšķiniet uz pluszīmes (+).
Parādītajā izvēlnē jums tiek dota iespēja izvēlēties kontaktpersonu vai potenciālo klientu.

Izvēlieties Kontaktpersona.
Kontaktpersona tiek pievienota lietojumprogrammai Dynamics 365 Customer Engagement.

Varat izveidot uzdevumu, tikšanos vai tālruņa zvanu no Dynamics 365 rūts. Citiem vārdiem sakot, jums nav jāpārvietojas, jāpārslēdz vai jāpārslēdz lietojumprogrammas. Dynamics 365 rūts ir iegulta tieši programmā Outlook; tā ir daļa no Outlook, tomēr jūs pievienojat jaunus ierakstus programmā Dynamics 365 CRM. (Šī ir dziļa integrācija.)

Lai pievienotu atgādinājumu par tālruņa zvanu no programmas Outlook programmai Dynamics 365 Customer Engagement (CRM), izmantojot Dynamics 365 rūti Dynamics 365 App for Outlook, veiciet šīs darbības:

Atveriet e-pasta ziņojumu programmā Outlook, kā parasti.

Noklikšķiniet uz Dynamics 365 ikonas.
Programmā Outlook loga labajā pusē tiek parādīta Dynamics 365 rūts.

Izsekojiet e-pastu (ja tas vēl nav izsekots).

Iestatiet saistībā ar e-pasta saistīšanu ar noteiktu kontaktpersonu programmā Dynamics 365.

Noklikšķiniet uz zilās pluszīmes aplī, kas atrodas loga Par kontaktpersonu apakšējā labajā stūrī.

Tiek parādīta nolaižamā izvēlne, kurā ir norādītas opcijas Uzdevums, Tikšanās un Tālruņa zvans.

Izvēlieties Tālruņa zvans.
Tiek parādīts logs Izveidot tālruņa zvanu.

Iestatiet prioritāti un izpildes datumu.
Šie lauki nav obligāti. Obligāto lauku priekšā ir sarkana zvaigznīte.

Apmaksas datumā ir norādīts laiks, tāpēc noteikti iestatiet diennakts laiku, kurā plānojat zvanīt šai kontaktpersonai, ja ir iepriekš sarunāts konkrēts laiks.

Lauks Tēma, kas ir obligātais lauks, pēc noklusējuma tiek automātiski aizpildīts ar e-pasta ziņojuma tēmu.

Jūs varat pārrakstīt tēmu.

Zvanīt no un zvanīt Lai automātiski aizpildītu jūsu lietotājvārdu (Zvanīt no) un kontaktpersonas vārdu (Zvanīt uz).

Noklikšķiniet uz pogas Saglabāt.
Parādās ziņojums (zaļā krāsā), ka tālruņa zvans ir veiksmīgi izveidots. Tālruņa zvans ir jāsaista ar kontaktpersonu programmā Dynamics 365, un programmā Dynamics 365 jums tiks atgādināts sekot līdzi un veikt tālruņa zvanu paredzētajā datumā noteiktajā laikā.