Kā dalīties ar resursiem projektā 2013

Ja organizācija vienlaikus iesaistās līdzīga rakstura projektos, centralizēta resursu kopa var ietaupīt laiku, jo tai nav jāveido jau esošie resursi. Var būt noderīga arī resursu izsekošana projektos.

Daudzas organizācijas vienlaikus pārvalda daudzus projektus. Dažreiz projekts ir vienīgais šāda veida projekts uzņēmumā, piemēram, biroja pārvākšanās organizēšana. Citi, piemēram, ēkas projektēšanas projekts arhitektu birojā, notiek vienlaikus ar vairākiem citiem līdzīgiem projektiem, un tiek izmantoti daudzi no tiem pašiem resursiem, piemēram, arhitekti un projektētāji.

Varat izmantot citu laiku taupošu Project 2013 līdzekli, lai iegūtu esošos resursus no uzņēmuma adrešu grāmatas vai no savas adrešu grāmatas programmā Outlook.

Izņemiet no resursu kopumiem

Ja izmantojat Project 2013 visā uzņēmumā, iespējams, jums būs resursu kopums — centralizēta kopējo resursu krātuve, kas ļauj projektu vadītājiem piešķirt šos resursus saviem dažādajiem projektiem. Izmantojot resursu kopu, varat izveidot reālistiskāku priekšstatu par to, cik noslogoti resursi ir visos projektos jebkurā laikā.

Nejauciet resursu kopumus ar uzņēmuma resursiem, kuriem ir jāiestata Project Professional, Project Server un Microsoft Office Project tīmekļa lietotne. Resursu pūls ir vienkārši projekta fails, kurā ir tikai resursu saraksts resursu lapas skatā un kas tiek saglabāts koplietotā tīkla diskā jūsu darba grupai vai uzņēmuma serverī.

Ikviens, kam ir piekļuve resursu kopas failam, var piešķirt projektiem tajā esošos resursus. Resursu kopums ietaupa ikvienu no problēmām, kas rodas, atkārtoti veidojot šos resursus savos individuālajos projektos.

Ja jebkurā brīdī apvienojat atsevišķus projektus vienā pamatprojektā, Project 2013 ļauj jums dublēt resursus. Ja saistāt apvienotos projektus un pēc tam izdzēšat dublikātu galvenajā projektā, tas tiek izdzēsts arī apakšprojektā.

Labāka prakse ir visiem atsevišķiem projektiem koplietot resursus no resursu kopas, lai, veidojot galvenā projekta failu, nepastāvētu dublēti resursi.

Importējiet resursus no Outlook

Project ļauj ietaupīt laiku, kas pavadīts, ievadot resursu informāciju, ļaujot izvilkt resursus no programmas Outlook.

Lai iegūtu resursus no Outlook, jums tā ir jānorāda kā noklusējuma e-pasta programma: Atveriet programmu Outlook un, kad tiek jautāts, vai vēlaties to izmantot kā noklusējuma programmu, sakiet jā.

Kad savā projektā ievietojat vienu vai vairākus Outlook resursus, tie tiek pievienoti jūsu projektu sarakstam, izmantojot Outlook adrešu grāmatā esošo resursa nosaukumu un e-pasta adresi. Ir arī iepriekš piešķirts noklusējuma pirmā burta iniciālis un darba veids. Pēc tam varat pievienot resursam jebkuru informāciju, kas jums patīk.

Lai ievietotu resursus no Outlook adrešu grāmatas, parādiet resursu lapas skatu un veiciet šīs darbības:

Izvēlieties Resurss → Pievienot resursus → Adrešu grāmata.

Tiek parādīts dialoglodziņš Atlasīt resursus.

Noklikšķiniet uz resursa nosaukuma sarakstā Nosaukums.

Noklikšķiniet uz Pievienot, lai atlasīto nosaukumu ievietotu resursu sarakstā.

Atkārtojiet 2. un 3. darbību, lai savam projektam pievienotu visus resursu nosaukumus, kurus vēlaties importēt.

Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz pogas Labi.

Nosaukumi tagad parādās projekta resursu sarakstā, lai jūs varētu tos piešķirt uzdevumiem.