Informācijas kārtošana, izmantojot Outlook 2007 kategorijas

Labam informācijas apkopojumam ir liela vērtība. Tomēr jūs nevarat izspiest pilnu vērtību no kontaktpersonu vai uzdevumu saraksta, ja nevarat ātri noteikt, kuri vienumi ir svarīgi un kuri nē. Programmas Outlook līdzeklis Kategorijas ir paredzēts, lai palīdzētu jums atšķirt steidzamo no tā, kas var gaidīt.

Kategorijas piešķiršana

Pirmoreiz iestatot programmu Outlook 2007, varat uzzināt, kuras kategorijas ir pieejamas, noklikšķinot uz pogas Kategorizēt iesūtnes ekrāna augšdaļā, tieši pa labi no pogas Pārsūtīt, vai izvēloties Darbības —> Kategorizēt. Kategorizācijas poga izskatās kā mazs, daudzkrāsains kvadrāts. Vairāki citi Outlook moduļi arī parāda pogu Kategorizēt; tas veic vienu un to pašu darbu, lai kur jūs to atrastu. Noklikšķinot uz pogas Kategorizēt, tiek parādīts (pārsteiguma!) kategoriju saraksts, katra nosaukta pēc krāsas. Ja vēlaties vienkārši krāsot vienumus, izmantojot noklusējuma iestatījumus, process ir diezgan vienkāršs.

Lai vienumam piešķirtu kategoriju, veiciet šīs darbības:

1. Noklikšķiniet uz vienuma, kuru vēlaties klasificēt.

Vienums ir iezīmēts.

2. Noklikšķiniet uz pogas Kategorizēt un sarakstā izvēlieties vajadzīgo kategoriju.

Vienumā tiek parādīts krāsains bloks, kas norāda, kuru kategoriju izvēlaties.

Katram vienumam varat piešķirt vairākas kategorijas, lai gan pārāk daudzu kategoriju pievienošana vienumam var būt mulsinošāka nekā kategoriju nepiešķiršana vispār.

Kategorijas pārdēvēšana

Katrai krāsai varat saistīt nosaukumu, lai zinātu, kāpēc konkrētam vienumam piešķirat noteiktu kategoriju.

Lai pārdēvētu kategoriju, veiciet šīs darbības:

1. Noklikšķiniet uz pogas Kategorijas un izvēlieties Visas kategorijas.

Parādās dialoglodziņš Krāsu kategorijas.

2. Noklikšķiniet uz kategorijas, kuru vēlaties pārdēvēt.

Atlasītā kategorija tiek iezīmēta.

3. Noklikšķiniet uz pogas Pārdēvēt.

Kategoriju, ko izvēlējāties 2. darbībā, ieskauj lodziņš, kas parāda, ka varat to rediģēt.

4. Ierakstiet jauno nosaukumu, ko vēlaties piešķirt šai kategorijai.

Jūsu ievadītais vārds tiek parādīts vecā nosaukuma vietā.

5. Noklikšķiniet uz Labi.

Tiek aizvērts dialoglodziņš Krāsu kategorijas.

Ja maināt kategorijas nosaukumu, ko jau bijāt piešķīris dažiem Outlook vienumiem, kategorijas nosaukums šajos vienumos tiek mainīts automātiski.

Kategorijas krāsas maiņa

Varat mainīt kategorijas krāsu, kā arī tās nosaukumu. Neaizmirstamu krāsu piešķiršana var sniegt svarīgas norādes par to, kā notiek jūsu darbs vai cik labi sekojat līdzi pašreizējiem projektiem.

Lai mainītu kategorijas krāsu, veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Noklikšķiniet uz pogas Kategorijas un izvēlieties Visas kategorijas.

Parādās dialoglodziņš Krāsu kategorijas.

2. Noklikšķiniet uz kategorijas, kurai vēlaties piešķirt jaunu krāsu.

Atlasītā kategorija tiek iezīmēta.

3. Noklikšķiniet uz pogas Color.

Tiek parādīts nolaižamais saraksts, kurā redzamas krāsas, kuras varat izvēlēties.

4. Noklikšķiniet uz krāsas, kuru vēlaties piešķirt.

Jūsu izvēlētā krāsa tiek parādīta vecās krāsas vietā.

5. Noklikšķiniet uz Labi.

Tiek aizvērts dialoglodziņš Krāsu kategorijas.

Varat arī izvēlēties Nav un izveidot bezkrāsainu kategoriju. Tas ir diezgan vienmuļš, bet, ja tas atbilst jūsu noskaņojumam, dodieties uz to. Iespējams, vēlēsities izveidot bezkrāsainas kategorijas, jo programma Outlook piedāvā tikai 25 krāsas un jums var būt vairāk nekā 25 kategorijas. Taču pēc 25 kategoriju pārsniegšanas varat apsvērt iespēju samazināt kategoriju skaitu, lai mazinātu neskaidrības.

Kategorijas īsinājumtaustiņu piešķiršana

Katrai kategorijai varat piešķirt īsinājumtaustiņu, kas ļauj piešķirt kategoriju, nepieskaroties pelei. Tas ir ļoti ērti, ja vēlaties tuvināt ekrānu, kas ir pilns ar e-pasta ziņojumiem vai uzdevumiem, un iestatīt visu noteiktā secībā.

Lai kategorijai piešķirtu īsinājumtaustiņu, veiciet šīs darbības:

1. Noklikšķiniet uz pogas Kategorijas un izvēlieties Visas kategorijas.

Parādās dialoglodziņš Krāsu kategorijas.

2. Noklikšķiniet uz kategorijas, kurai vēlaties piešķirt īsinājumtaustiņu.

Atlasītā kategorija tiek iezīmēta, lai parādītu, ka esat to atlasījis.

3. Noklikšķiniet uz izvēlnes Īsinājumtaustiņš.

Tiek parādīts īsinājumtaustiņu saraksts.

4. Noklikšķiniet uz īsinājumtaustiņa, kuru vēlaties piešķirt.

Izvēlētā īsinājumtaustiņa nosaukums tiek parādīts kategorijas labajā pusē.

5. Noklikšķiniet uz Labi.

Kategorijai var piešķirt tikai vienu īsinājumtaustiņu; tas būtu mulsinoši. Tomēr vienumam varat piešķirt vairāk nekā vienu kategoriju.