Programma Outlook 2002 sniedz iespēju iestatīt grupas, lai jūs varētu skatīt visu grupas dalībnieku grafikus, veicot tikai dažus peles klikšķus. Piemēram, varat izveidot grupu, kurā ir visi jūsu projekta komandas locekļi; ja regulāri plānojat sanāksmes ar visu komandu, varat ātri skatīt visus šos grafikus, lai atrastu tikšanās laiku, kad tie visi ir pieejami. Vairs nav jāraksta komandas dalībnieku vārdi atsevišķi, lai uzzinātu viņu grafikus. Un vairs nav jāatceras katra komandas locekļa vārds — un neizbēgami kāds tiek atstāts no saraksta!
Lai pilnībā izmantotu grupu grafikus, visu grupas dalībnieku kalendāriem ir jābūt pieejamiem publiskai apskatei. Sazinieties ar savas organizācijas informācijas sistēmu guru, lai noskaidrotu, vai jums ir publiska piekļuve grafikiem.
Lai skatītu visus grupas grafikus, veiciet šīs darbības:
1. Atveriet savu Outlook 2002 kalendāru.
2. Izvēlieties Actions, View Group Schedules. Tiek parādīts dialoglodziņš Grupu grafiki, kurā ir uzskaitītas visas jūsu izveidotās grupas.
Ja vēl neesat izveidojis nevienu grupu, varat noklikšķināt uz Jauns, lai to izdarītu. Vai arī varat izdzēst vecās grupas no sava saraksta.
3. Veiciet dubultklikšķi uz grupas, kuru vēlaties skatīt, vai iezīmējiet grupu un noklikšķiniet uz Atvērt.
Tiek parādīts grafika logs, kurā parādīti visi grupas dalībnieku grafiki. Varat pievienot un dzēst grupas dalībniekus.
4. Noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt, lai saglabātu visas grupā veiktās izmaiņas.
Jūs pat varat ieplānot sanāksmes grupas grafika logā. Vienkārši iezīmējiet laiku, kad visi ir pieejami, un pēc tam noklikšķiniet uz Izveidot sapulci un izvēlieties Izveidot tikšanos visiem. Tiek parādīts jauns tikšanās logs ar visu grupas dalībnieku vārdiem laukā Kam. Ja vēlaties, mainiet tēmu un iekļaujiet ziņojumu un pēc tam noklikšķiniet uz Sūtīt, lai uzaicinātu visus grupas dalībniekus uz savu sapulci.